kvitteringer og fakturaer spiller hver især en rolle i dokumentationen af salg til en virksomheds regnskaber. Forskellen mellem dem ligger i, hvornår de udstedes, og hvad de opnår. Kort sagt, en faktura er en regning, der udstedes af en virksomhed til kunden, før betalingen foretages. En kvittering er bevis for betaling fra virksomheden til kunden, efter at betalingen er afsluttet.

fakturaer

fakturaer udstedes af nogle få grunde. For det første sætter de klare forventninger til det kommende salg, notering af de leverede tjenester eller varer og skitsering af betalingsbetingelserne. Vil kunden have 30 dage til at betale eller 90? Fakturaen gør disse udtryk krystalklare.

inden for et regnskabssystem bruges fakturaer til at måle udestående betalinger eller tilgodehavender. At vide, hvornår disse betalinger forfalder, og din gennemsnitlige DOS hjælper dig med at styre pengestrømmen, fordi du kan forudsige, hvornår kontanter kommer ind i virksomheden.

fakturaer følger et standardformat. Online faktureringsløsninger udfylder de fleste af oplysningerne på dine vegne, men hvis du opretter en faktura fra bunden, skal du sørge for at medtage:

• dine virksomhedsoplysninger: Angiv din virksomheds navn, adresse, telefonnummer og hjemmeside.
• din kundes oplysninger: angiv din kundes navn (forretnings-og primære kontaktnavne, hvis relevant), adresse, telefonnummer og e-mail-adresse.
• datoer: Medtag både den dato, hvor fakturaen udstedes, og forfaldsdatoen for betalingen.
• fakturanummer: Giv alle dine fakturaer et nummer, så du nemt kan spore dem. Hvis du aldrig har sendt en faktura, skal du starte med 001.
• liste over varer eller tjenester: skitsere præcis, hvad du vil give i bytte for betaling. Dette afsnit skal også indeholde priser eller priser for hver linjepost. Hvis du opkræver en timepris, skal du opdele prisen for at inkludere prisen, antallet af timer og de samlede omkostninger.
• ekstra gebyrer: hvis du har brug for at opkræve skatter eller et ekspeditionsgebyr, skal du sørge for, at disse gebyrer er angivet som en separat linjepost.
• besked til kunden: Det er sædvanligt, men valgfrit at medtage en dejlig besked til din kunde og takke dem for deres forretning.

når du begynder at tilbyde betalingsbetingelser til dine kunder, skal du også oprette et system til opfølgning på udestående fakturaer. Online-løsninger kan sende automatiske påmindelser, men nogle kunder kan kræve en varmere touch og vil kræve et par check-ins via telefon eller e-mail.

kvitteringer

uanset om du tidligere har sendt fakturaer, er du næsten helt sikkert stødt på kvitteringer. Købmandskvitteringer er ofte lange med snesevis af linjeposter på dem, mens en servicekvittering fra en olieskift kan udskrives på et standard stykke papir med meget hvidt rum. Kvitteringer findes i mange former og størrelser, men de udfører alle den samme funktion. De giver kunden bevis for betaling for de varer eller tjenester, der er anført på kvitteringen.

på leverandørsiden er kvitteringer den dokumentation, der bruges til at spore salg og til tider lager. Det er bevis på, at et salg er afsluttet og kan udstedes straks efter et kontant salg eller efter en fakturabetaling er foretaget. Det eneste krav er, at det udstedes efter penge har udvekslet hænder.

I lighed med en faktura er der nogle standardkomponenter i en kvittering, der skal medtages.

• dine virksomhedsoplysninger: Angiv din virksomheds navn, adresse og telefonnummer øverst på kvitteringen.
• Dato: Angiv den dato, hvor kvitteringen blev oprettet. Dette skal være så tæt på den dag, betalingen blev foretaget som muligt.
• liste over varer eller tjenesteydelser: Skitsere hver vare eller service, der blev leveret til kunden, sammen med prisen for hver linjepost.
• yderligere gebyrer: Angiv skatter og ekspeditionsgebyrer som separate linjeposter, før du angiver det samlede betalingsbeløb.
• samlet betalingsbeløb: hvis en faktura blev sendt, skal det samlede betalingsbeløb svare til det samlede fakturerede beløb, forudsat at der ikke blev foretaget ændringer.

både kvitteringer og fakturaer hjælper med at mindske risikoen for mundtlige aftaler. Ved at skitsere detaljerne i dine transaktioner klart, eliminerer du chancerne for et Han-sagde-hun-sagde argument over betalinger. Derudover har du klar dokumentation til at guide dit regnskab, oprette nøjagtige økonomiske rapporter og gøre det gennem skattetid uskadt.

Forbered din virksomhed til skattetid

Reducer risikoen og få værktøjerne du har brug for.