proces vs procedure: Hvad er forskellen? Dette er et spørgsmål, der kan holde fagfolk i kvalitet og forbedring i timevis; og det er fordi, selvom mange af os tror, at vi ved, hvad en procedure eller en proces er, når vi begynder at diskutere vores definitioner, finder vi ofte, at nogen finder på noget, der ikke passer helt sammen med dem.

så hvad er egentlig forskellen mellem en proces og en procedure?

proces og Procedure som defineret af Den Internationale Organisation for standardisering (ISO)

i 2005-udgaven af ISO 9000 blev forskellen mellem proces og procedure defineret som:

• en proces er et sæt indbyrdes forbundne eller interagerende aktiviteter, der omdanner input til output
• En procedure er specificeret måde at udføre en aktivitet eller en proces

Dette sæt definitioner hjalp mig med at få en forståelse af, at:

• en proces handler om, hvad vi gør

og

• en procedure handler om, hvordan vi gør noget

Dette er alt sammen godt og godt (og for dem af jer, der lige kom til en let definition – der er det), men når vi begynder at dykke ned i ‘hvad’ og ‘hvordan’, kan tingene begynde at blive lidt forvirrede – med ‘hvad’ nogle gange ligner ‘hvordan’ og alt begynder at lyde som en Dr. Seuss-bog.

Dette er grunden til, at den enkle definition ovenfor ikke er god nok, og hvorfor vi er nødt til at gå dybere efter svaret.

min Definition af proces vs Procedure

min opfattelse af dette har udviklet sig fra ISO ‘ s definitioner ovenfor til at forstå en proces som noget, der har input, output og aktiviteter og kan repræsenteres som et diagram – meget i tråd med Triaster substantiv-verb-metoden. Hvis du sætter en sekvens af input og aktiviteter sammen for at beskrive, hvordan man opnår et mål (et output), har du oprettet et proceskort.

proceduren bliver derefter en beskrivelse af, hvordan aktiviteten udføres; generelt i tekstform.
den reelle forskel mellem proces og procedure kan derfor opsummeres ved, hvor du ville dokumentere med et rutediagram, og hvor en skriftlig beskrivelse ville fungere bedre. Hvis det kan beskrives i et rutediagram, er det sandsynligvis en proces, men hvor en skriftlig beskrivelse fungerer bedst for at forklare, hvordan aktiviteterne udføres, har disse tendens til at være procedurer.

Dette er sandsynligvis åbent for alle former for debat, men det virker for mig.

for at læse Triaster ‘s Paul Elson-Vining’ s tage om emnet (og også politikker) se på: processer, politikker og procedurer: Hvad er forskellen?

hvorfor debat?

så hvorfor er vi kvalitet og forbedring fagfolk så ivrige efter at debattere definitionen af en processer og procedurer? Godt, selvom det måske ikke umiddelbart indlysende, der er faktisk en meget praktisk grund til dette. Vi bruger meget af vores tid på at indfange og forbedre processer for at understøtte bedste praksis i vores organisationer. At best practice-arbejde kan overholde specifikke sikkerhedskrav eller være kvalitetscertificeret, eller begge eller ingen af dem, men det er bestemt den måde, det er aftalt, at alle i vores organisation skal arbejde. Så… vi gør vores yderste for at producere business management dokumentation, der er klar og konsekvent og den mest nyttige i at få alle til at følge processen.

at få alle til at følge processen

at få alle til at følge processen er svært! Derfor er al bekymring for at gøre forretningsstyringsdokumentationen så nyttig og intuitiv som muligt. Der er dog også en programmel løsning: ATC Platform. Med ATC-platformen indstilles processer som livscyklus, og alle skal arbejde for dem. I en stor organisation fungerer dette sammen med dine proceskort og procedurer, hvilket sikrer, at alle dine medarbejdere arbejder for dem. Mindre organisationer kan dog generelt fange deres processer direkte i livscyklusser i ATC-platformen.