SHRNUTÍ

• CPAs VE VEŘEJNÉ PRAXI A INDUSTRYheavy uživatelů informačních technologií (IT) sami o sobě jsou stále více zapojeni do navrhování, řízení a provoz svých klientů a firem, informační systémy (IS). Proto musí poradit klientům nebo společnostem, jak je spravovat a podporovat pomocí externích dodavatelů.
• dodavateli outsourcingu IS a IT mohou být jednotliví IT profesionálové, poradenské firmy, leasingové společnosti zaměstnanců, poskytovatelé kompletních služeb a firmy CPA.
• IT OUTSOURCING poskytuje podnikům možnost zaměřit se na klíčové kompetence, přístup k nejmodernějším technologiím a zvýšit flexibilitu a úspory nákladů.
• kritici outsourcingu IT tvrdí, že vytváří příliš velkou ztrátu kontroly, menší flexibilitu, sporné úspory a riziko, že budou drženi jako rukojmí jednoho dodavatele nebo subdodavatele.
• OUTSOURCING IT není všelékem na všechny it problémy; v některých případech může způsobit tolik problémů, kolik má vyřešit. CPA by měla pečlivě zvážit četná rizika a přínosy při poradenství klientům nebo při zvažování outsourcingu pro jejich společnosti.

YVONNE LEDERER ANTONUCCI, PhD, je odbornou asistentkou managementu na Widener University v Chesteru v Pensylvánii.
FRANK C. LORDI, CPA, je docentem účetnictví a předsedou oddělení účetnictví a daní Widener University.
JAMES J. TUCKER III, CPA, PhD, je docentem účetnictví na univerzitě.

Jako společnosti spoléhají více na informační technologie (IT) provést úvahu příklad, přístup k rozsáhlé databází, průzkum trhu s cílem najít nové zákazníky a využitím Internetu jako storefrontIT vývoj a náklady na údržbu explodoval. Je proto snadné pochopit, proč společnosti zvažují převod IT aktiv, leasingu a zaměstnanců na dodavatele třetích stran, kteří slibují úspory, aniž by ztratili půdu před konkurencí.

V jednom z největších amerických outsourcingových podniků, DuPont najal Computer Science Corp. (CSC)a Andersen Consulting za 4 miliardy dolarů během 10letého období na rozvoj a správu IT. Další mezník zabývá, patří Xeroxs 3 miliardy dolarů dohodu s EDS a McDonnell Douglas 3 miliardy dolarů vypořádat s ISSC. Ale to není jen velký firemní trend. Menší společnosti také využívají výhod outsourcingu, často uzavírají části svých IT konzultantům nebo společnostem pro správu zařízení. Například specialisté na krátkodobé smlouvy, jako jsou uživatelé Inc., obstarávat odvětví družstevní záložny. Menší společnosti také outsourcují funkce údržby IT, jako je help desk a školicí oddělení.

CPAs ve veřejné praxi a průmyslu, těžcí uživatelé IT, se stále více podílejí na navrhování, řízení a provozu informačních systémů pro své klienty a společnosti. Proto musí zůstat na vrcholu těchto trendů outsourcingu. Je však zásadní, aby se zastavili a přemýšleli o několika důležitých otázkách, než doporučí, aby jejich společnosti nebo klienti najali dodavatele třetích stran: jaké problémy vyřeší outsourcing? Opravdu jim prodejce ušetří peníze? Jaká jsou rizika?

Ať už jste IT outsourcing odborné nebo prostě zvažuje možnost pro svého klienta nebo společnosti, budete těžit z této podívat na klady a zápory outsourcingu IT.

co je OUTSOURCING vlastně?
Dnes, IT outsourcing obecně je definována jako smluvní s outsidevendors dělat různé funkce jako je například zadávání dat, datové centeroperations, údržbu a vývoj aplikací, katastrofa zotavenía řízení sítě a provozu. Prodejci mohou být individuální Itprofesionálové, poradenské firmy,leasingové společnosti zaměstnanců, poskytovatelé kompletních služeb a firmy CPA.

výhody zkontrolujte
jaké jsou výhody a nevýhody pohledu mimo společnost, aby ji spravovala a podporovala? Zastánci outsourcingu uvádějí několik důvodů pro výběr externích dodavatelů.

přístup k nejmodernějším technologiím. Volatilita informačních technologií může rychle učinit IT dovednosti zastaralými. Software je aktualizován a nahrazen velmi rychlev době, kdy účetní jednotka investuje a školí své zaměstnance na plný úvazek, technologie již nemusí být nejmodernější. Outsourcing specialisté musí být dobře vyškoleni a up-to-date přežít.

úspora nákladů a kvalita. Nelítostná konkurence vede mnohé podniky k restrukturalizaci a propouštět personál ve snaze ušetřit peníze. Stejně jako v případě General Electric i prosperující společnosti dělají vše pro to, aby snížily počet zaměstnanců a náklady. Prodejci mohou ušetřit peníze, protože mají mnohem přísnější kontrolu nad okrajovými výhodami a provozují mnohem štíhlejší režijní konstrukce.

flexibilita. Společnosti musí být dostatečně flexibilní, aby se přizpůsobily podnikatelskému prostředí v neustálém pohybu, takže jejich IT funkce musí rychle reagovat na měnící se požadavky. Prodejci často mohou využít širokou škálu zdrojů, dovedností a kapacit, zatímco interní IT pracovníci mohou mít omezené schopnosti.

bezpečnost práce pro běžné zaměstnance. Společnosti často najímají externí zaměstnance s pochopením, že budou zaměstnáni po omezenou dobu. Tím pádem, mohou snadněji propustit nebo přidat lidi na pracovní sílu, aniž by to ohrozilo pověst společnosti jako stabilního zaměstnavatele. Důležitější, využívání externích pracovníků nárazníky pravidelné zaměstnance před výkyvy v poptávce a umožňuje společnosti vytvořit silnější vztah s své pravidelné pracovní síly, než by jinak bylo možné.

vyvažování odměny s rizikem
Jak si uživatelé více uvědomují možnosti a omezení informačních technologií, mají tendenci být kritičtější vůči interní funkci IT. Nedávná studie odhalila, že většina vrcholových manažerů považovala své společnosti za nákladovou zátěž spíše než za strategické zdroje. Vnímali také interní IT oddělení jako zastaralá, nepružná, drahá, nezvládnutelná a postrádající orientaci na zákazníka.

není tedy divu, že outsourcing IT zažil takový růst. Nicméně, není tam žádný přesvědčivý důkaz, že outsourcing vždy povede k více zaměřují organizace, vyšší flexibilitu, nižší náklady a počet zaměstnanců a úspor z rozsahu nebo k řešení všech problémů s interním IT oddělení. Ve skutečnosti outsourcing není pro každou společnost nebo klienta.

se všemi mediální pozornost zaměřená na předpokládané výhody hlavních IT outsourcingu obchodů, několik otázek se objeví: je to outsourcing opravdu tak efektivní, jak zastánci říkají, že je? Jaká jsou rizika, nevýhody a skryté náklady? Zde jsou některé odpovědi.

mediální humbuk a výhody outsourcingu. V nad Rámec Informačních Systémů Outsourcing rozjetého Vlaku , autoři dospěli k závěru, že manažeři často hlášeny zářící úspěchů během líbánky období, kdy outsourcing smlouvy bylo poprvé podepsáno. V tomto bodě, klient a prodejce mají vysoká očekávání outsourcingu. Předpokládané úspory často dělají titulky, zatímco přemrštěné poplatky za dodatky ke smlouvám nejsou zveřejněny, protože jen málo společností si přeje inzerovat chyby.

to není snadné outsourcing. Protože prostupuje celou organizací, není to jako jiné zdroje, které společnost v minulosti úspěšně outsourcovala. Outsourcing IT nelze srovnávat s outsourcingem bezpečnosti, logistiky, právních služeb, reklamy nebo nákupu surovin a komponent.

Co říkají společnosti

rozměry a související vnímané výhody outsourcingu dramaticky vzrostly. Průzkum z více než 1200 společností, Outsourcing Institutea profesní sdružení, které poskytuje informace a produkty na outsourcing—odhaluje, proč manažeři jako dlouhodobé a krátkodobé smlouvy o outsourcingu. Mezi pět nejlepších krátkodobých výhod patří

1. nižší provozní náklady. Přístup k externím poskytovatelům nižší struktura nákladů je jednou z nejpřesvědčivějších krátkodobých výhod outsourcingu. V nedávném průzkumu Outsourcing Institute společnosti uvedly, že v průměru zaznamenaly 9% snížení nákladů prostřednictvím outsourcingu.
2. více kapitálových fondů. Outsourcing snižuje potřebu investovat kapitál do nekórových obchodních funkcí, čímž zpřístupňuje kapitálové fondy pro hlavní oblasti. Outsourcing může také zlepšit firemní finanční měření tím, že eliminuje potřebu ukázat návratnost vlastního kapitálu z kapitálu, investic do noncore oblastech.
3. peněžní infuze. Outsourcing může zahrnovat převod aktiv z klienta na poskytovatele. Vybavení, zařízení, vozidla a licence používané v běžných operací, všechny mají hodnotu a jsou, ve skutečnosti, prodáno poskytovatele jako transakce, což má za následek platba v hotovosti klientovi.
4. přístup k novým zdrojům. Společnosti mohou zadávat externě, protože nemají přístup k požadovaným zdrojům v rámci. Pokud by například organizace chtěla rozšířit své činnosti, zejména do nové geografické oblasti, outsourcing je životaschopnou a důležitou alternativou k budování potřebných schopností od základů.
5. lepší celkové řízení IT. Outsourcing je určitě jednou z možností pro správu funkce it mimo kontrolu. Outsourcing však neznamená abdikaci manažerské odpovědnosti, ani to nefunguje dobře jako kneejerkova reakce společností v potížích.

pět nejlepších dlouhodobých výhod je

1. lepší zaměření na podnikání. Outsourcing umožňuje společnosti zaměřit se na širší obchodní problémy a zároveň ponechat provozní podrobnosti externímu odborníkovi. Pro mnoho společností, jediný nejpřesvědčivější důvod pro outsourcing je zmírnit řízení jak problémy, které sifon off obrovské množství řízení zdrojů a pozornosti.
2. přístup k funkcím světové úrovně. Ze samotné podstaty své specializace přinášejí poskytovatelé outsourcingu rozsáhlé celosvětové zdroje světové úrovně k uspokojení potřeb svých zákazníků.
3. zrychlené výhody reengineeringu. Outsourcing je často vedlejším produktem dalšího výkonného nástroje pro řízeníobchodní proces reengineering. Umožňuje organizaci okamžitě realizovat očekávané výhody reengineeringu tím, že má externí organizaci, která je již reengineered na standardy světové třídy.
4. sdílená rizika. Existují obrovská rizika spojená s investicemi organizace dělá. Když společnosti zadávají externě, stávají se flexibilnějšími, dynamičtějšími a lépe se přizpůsobují měnícím se příležitostem.
5. volné zdroje pro jiné účely. Každá organizace má limity na zdroje, které má k dispozici. Outsourcing umožňuje organizaci přesměrovat své zdroje z nekórových činností na činnosti, které mají větší návratnost ve službě zákazníkovi.

Informační technologie se rychle vyvíjejí. Protože se vyvíjí tak rychle, předpovídání za tři roky je vysoce spekulativní. Proto je podepisování dlouhodobých smluv o outsourcingu IT riskantní.

rtuťová ekonomie. I když priceperformance vylepšení se vyskytují v každém odvětví, v několika základní ekonomické směny tak rychle, jako oni. Například mainframe, který v roce 1965 stál 1 milion dolarů, dnes stojí méně než 30 000 dolarů a příští rok bude pravděpodobně stát o 20% až 30% méně. To ztěžuje osobám s rozhodovací pravomocí vyhodnotit náklady na nabídky outsourcingu.

náklady na přepínání jsou vysoké. Mezi prodejci IT došlo k otřesu, přičemž fúze a převzetí se staly samozřejmostí. Je pravděpodobné, že v budoucnu přežije méně dodavatelů, což ztěžuje nakupování za správnou cenu.

ztráta kontroly. Kritici outsourcing IT tvrdí, že žádné vnější dodavatele může odpovídat citlivosti a úrovně služeb nabízených interní funkce, především proto, že cizinec není předmětem stejné vedení a kontrola zaměstnanců. Kromě toho existují obavy u externích dodavatelů ohledně důvěrnosti údajů, strategických aplikací a ustanovení pro obnovu po havárii.

špatné pro morálku zaměstnanců. Outsourcing často vede k propouštění nebo převodu stávajících zaměstnanců na dodavatele IT. Takové přemístění může nastavit morálku do ocasu a způsobit, že se i talentovaní zaměstnanci obávají o bezpečnost zaměstnání.

menší flexibilita. Dodavatel outsourcingu poskytuje úroveň IT služeb uvedených ve smlouvě pomocí technologické platformy, kterou považuje za vhodnou. Pokud není ve Smlouvě výslovně uvedeno, může společnost ztratit flexibilitu přechodu na nové výpočetní platformy.

Due-Diligence Checklist

užitečné otázky, které pomáhají CPA určit, zda má prodejce správné zdroje a zkušenosti, které jejich společnosti nebo klienti potřebují.

• jaká je pověst prodejců? Existují nějaké konflikty nebo problémy? Bude kultura prodejců odpovídat společnostem nebo klientům?
• jaká je historie dodavatelů? Jak dlouho to bylo v podnikání? Byly tam nějaké neobvyklé vrcholy nebo údolí? Byl prodejce v nějakých významných / relevantních sporech nebo soudních sporech?
• je dodavatel finančně zabezpečen? Jaký je podíl prodejců na trhu? Existují nějaké nevyřízené nebo ohrožené nároky, které by mohly ovlivnit finanční situaci prodejců? Získal prodejce nebo odprodal subjekty nedávno? Požádejte o kopii nejnovější účetní závěrky nebo výroční zprávy.
• jak je prodejce organizován? Podle průmyslu? Podle hodnoty zakázky? Existuje jedna mezinárodní outsourcingová entita nebo existuje síť místních entit, které spolupracují?
• jak prodejce řeší distribuci zdrojů? Kde jsou datová centra dodavatelů? Kde se nacházejí zaměstnanci prodejců? Má prodejce zdroje ve společnosti nebo ve městě klientů? Jaký je rozsah těchto zdrojů?
• má prodejce zkušenosti s vaším současným nebo budoucím technologickým prostředím? Má prodejce schopnosti poskytovat další služby, jako je reengineering? Požádejte o příklady a reference.
• má prodejce zkušenosti s jednáním s organizacemi ve vašem klientském nebo firemním průmyslu? Požádejte o příklady a reference.
• jaká je zkušenost dodavatelů s přechodem zaměstnanců? Kolik přechodů provedl prodejce? V jakých státech/zemích? Byl prodejce někdy žalován v souvislosti s přechodem?
• jaké jsou zkušenosti dodavatelů s implementací nových systémů?
• je dodavatel obvykle partnerem jiné entity pro poskytování určitých služeb? Pokud ano, kdo? Jaký je vztah s partnerem?
• požádejte o reference a jména kontaktů.

přizpůsobeno transakcím, procesům, strategiím a smlouvám outsourcingu informačních technologií . John K. Halvey a Barbara Murphy Melby. John Wiley & Sons, New York City, 1996.

držen jako rukojmí. IT odborníci tvrdí, že outsourcing umožňuje uživateli, aby se stal rukojmím obchodníkaspolečnost může ztratit technický personál a být uzamčen do dodavatelů proprietárního softwaru a hardwaru. V dlouhodobé smlouvě má zákazník větší pákový efekt při jednáních, ale prodejce má větší pákový efekt poté, co probíhá outsourcing.

úspora nákladů? Mnoho manažerů předpokládá, že dodavatelé outsourcingu jsou ze své podstaty efektivnější díky úsporám z rozsahu. (Teorie úspor z rozsahu říká, že velké společnosti mohou dosáhnout nižších průměrných nákladů než malé společnosti díky efektivitě hromadné výroby a specializace práce.) V aréně outsourcingu však tento model nemusí vždy platit. Například malé společnosti mohou mít nižší náklady než velké společnosti tím, že zaměstnávají starší technologie, nabízejí mzdy pod trhem a udržují přísné kontroly a postupy.

nejlepší čtení

knihy

• nad rámec outsourcingu informačních systémů . Mary Lacity a Rudy Hirscheim. John Wiley & Sons, New York City, 1995.
• rozhodování o outsourcingu informačních systémů: manažerský přístup. L. a. de Looff. Idea Group Publishing, Hershey, Pennsylvania, 1997.
• outsourcing informačních technologií transakce, procesy, strategie a smlouvy. John K. Halvey a Barbara Murphy Melby. John Wiley & Sons, New York City, 1996.
• přední trendy v informačních službách. Deloitte & Touche LLP, New York City, 1996.
• Outsourcing pro ImpactPartnering pro excelenci. Andersen Consulting, Chicago, 1996.

články

• jak spravovat Alianci outsourcingu IT. F. McFarlan a R. Nolan, Sloan Management Review . Zima 1995.
• Outsourcing informačních systémů. H.Rao, k. Nam A a. Chaudhury, komunikace ACM, Červenec 1996.

když dodavatelé předkládají nabídky, které naznačují úspory, CPA by měly vždy zvážit, zda mohou sami dosáhnout podobných výsledků. Pokud prodejce není ze své podstaty efektivnější, může společnost snížit své vlastní náklady na IT prostřednictvím konsolidace datových center a optimalizace zdrojů.

subdodavatelé. Společnosti, které outsourcují, jsou často nepříjemně překvapeni, když zjistí, že jejich dodavatelé nepracují na svých projektech. Outsourcing prodejci při hledání těžko najít technické dovednosti často subdodavatelské části jejich práce počítačového systému na malé, neznámé companiesall bez znalosti svých klientů. Tyto subdodávky mohou způsobit problémy, včetně virů způsobených subdodavateli, špatné komunikace, vysoké náklady a nekvalitní služby.

vyberte si moudře
Outsourcing hlavních it funkcí bude i nadále růst rychlým tempem.Pokračující silný růst obou hloubku a šíři IToutsourcing naznačuje, že tato správní praxe je více než jen apassing výstřelek a že za správných okolností, JE outsourcing mayprovide výhody poznamenal jeho zastánci. Pro společnosti, které mají úspěšně outsourcované různé it funkce, otázka není Shouldwe outsourcing? ale spíše, kolik bychom měli outsourcovat?

outsourcing IT však není všelékem na všechny it problémy; v některých situacích může způsobit tolik problémů, kolik má vyřešit. Vzhledem k důležitým důsledkům outsourcingu IT by CPA měla při poradenství klientům a práci s dodavateli IT pečlivě zvážit rizika a přínosy této manažerské praxe.