EXECUTIVE SUMMARY

• CPA NELLA PRATICA PUBBLICA E nell’industriai pesanti utenti stessi delle tecnologie dell’informazione (IT) sono sempre più coinvolti nella progettazione, nel controllo e nel funzionamento dei sistemi informativi dei loro clienti e delle loro aziende (IS). Pertanto, devono consigliare clienti o aziende sull’utilizzo di fornitori esterni per gestirlo e supportarlo.
• I fornitori di OUTSOURCING IS E IT possono essere professionisti IT individuali, società di consulenza, società di leasing per dipendenti, fornitori di servizi completi e società CPA.
• L’OUTSOURCING IT offre alle aziende la possibilità di concentrarsi sulle competenze di base, accedere a tecnologie all’avanguardia e aumentare la flessibilità e il risparmio sui costi.
• I CRITICI DELL’OUTSOURCING IT sostengono che crea troppa perdita di controllo, meno flessibilità, risparmi discutibili e il rischio di essere tenuti in ostaggio da un fornitore o da un subappaltatore.
• L’OUTSOURCING IT NON È una PANACEA per tutti i problemi IT; in alcuni casi, può creare tanti problemi quanti sono destinati a risolvere. I CPA dovrebbero valutare attentamente i numerosi rischi e benefici quando consigliano i clienti o considerano l’outsourcing per le loro aziende.

YVONNE LEDERER ANTONUCCI, PhD, è assistente professore di management presso la Widener University, Chester, Pennsylvania.
FRANK C. LORDI, CPA, è professore associato di contabilità e presidente del Dipartimento di contabilità e tassazione della Widener University.
JAMES J. TUCKER III, CPA, PhD, è professore associato di contabilità presso l’università.

Poiché le aziende si affidano maggiormente alla tecnologia dell’informazione (IT) per condurre affari, ad esempio, l’accesso a grandi database di ricerche di mercato per trovare nuovi clienti e l’utilizzo di Internet come vetrina Sono esplosi i costi di sviluppo e manutenzione. È facile capire, quindi, perché le aziende considerano il trasferimento di beni IT, leasing e personale a fornitori di terze parti che promettono risparmi senza perdere terreno alla concorrenza.

In una delle più grandi imprese di outsourcing degli Stati Uniti, DuPont ha assunto Computer Science Corp. (CSC) e Andersen Consulting per billion 4 miliardi in un periodo di 10 anni per sviluppare e gestire il suo IT. Altri punti di riferimento si occupa includono Xeroxs deal 3 miliardi di accordo con EDS e il McDonnell Douglas deal 3 miliardi di accordo con ISSC. Ma questa non è semplicemente una grande tendenza aziendale. Anche le aziende più piccole traggono vantaggio dai vantaggi dell’outsourcing, spesso contraendo porzioni del loro IT a consulenti specifici del settore o società di gestione delle strutture. Ad esempio, specialisti del contratto a breve termine, come Users Inc., approvvigioni all’industria di unione di credito. Le aziende più piccole esternalizzano anche le funzioni di manutenzione IT, come l’help desk e i reparti di formazione.

CPA nella pratica pubblica e nell’industria, gli utenti IT pesanti, sono sempre più coinvolti nella progettazione, controllo e gestione di sistemi informativi per i loro clienti e aziende. Pertanto, devono rimanere in cima a queste tendenze di outsourcing. Tuttavia, è fondamentale che si fermino e riflettano su diverse domande importanti prima di raccomandare che le loro aziende o clienti assumano fornitori di terze parti:quali problemi risolveranno l’outsourcing? Sarà un venditore davvero risparmiare loro soldi? Quali sono i rischi?

Se sei un esperto di outsourcing IT o semplicemente considerando l’opzione per il vostro cliente o azienda, si potranno beneficiare di questo sguardo i pro ei contro di outsourcing IT.

CHE COSA È L’OUTSOURCING DAVVERO?
Oggi, l’outsourcing IT generalmente è definito come contratto con outsidevendors per fare varie funzioni IT come l’immissione di dati, data centeroperations, manutenzione e sviluppo di applicazioni, gestione e operazioni di rete di recoveryand disastro. I fornitori possono essere ITprofessionali individuali, società di consulenza,società di leasing per dipendenti, fornitori di servizi completi e società CPA.

BENEFITS CHECK
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di guardare fuori dall’azienda per gestirla e supportarla? I sostenitori di outsourcing citano diversi motivi per la scelta di fornitori esterni.

Accesso a tecnologie all’avanguardia. La volatilità della tecnologia dell’informazione può rapidamente rendere obsolete le competenze IT. Il software viene aggiornato e sostituito molto rapidamenteal momento in cui un’entità investe e forma il suo personale a tempo pieno, la tecnologia potrebbe non essere più allo stato dell’arte. Outsourcing specialisti devono essere ben addestrati e up-to-date per sopravvivere.

Risparmio sui costi e qualità. La forte concorrenza ha portato molte aziende a ristrutturare e ridimensionare il personale nel tentativo di risparmiare denaro. Come nel caso di General Electric, anche le aziende fiorenti fanno tutto il possibile per ridurre il personale e i costi. I fornitori possono risparmiare denaro perché

• Hanno un controllo molto più stretto dei fringe benefit e gestiscono strutture aeree molto più snelle.
• Utilizza i pool di manodopera a basso costo in modo più aggressivo e, con l’aiuto delle moderne telecomunicazioni, può spostare i data center in aree a basso costo.
• Applicare standard di livello mondiale per il personale IT esistente companys, i quali devono riqualificare per la nomina al momento dell’outsourcing.
• Può impiegare più efficaci accordi di acquisto e leasing di massa per tutto l’hardware e il software.
• Avere un migliore controllo sulle licenze software perché spesso sono negoziatori più informati.
• Deve rispettare le scadenze a causa di pressioni contrattuali.

Flessibilità. Le aziende devono essere abbastanza flessibili da adattarsi a un ambiente aziendale in costante flusso, quindi le loro funzioni IT devono rispondere rapidamente alle mutevoli esigenze. I fornitori spesso possono sfruttare una vasta gamma di risorse, competenze e capacità, mentre il personale IT interno può avere capacità limitate.

Sicurezza del lavoro per i dipendenti regolari. Le aziende spesso assumono personale in outsourcing con la comprensione che saranno impiegati per un tempo limitato. Così, possono più facilmente cadere o aggiungere persone alla forza lavoro senza compromettere la reputazione companys come un datore di lavoro stabile. Più importante, l’uso di lavoratori in outsourcing buffer dipendenti regolari dalle fluttuazioni della domanda e consente all’azienda di stabilire un rapporto più forte con la sua forza lavoro regolare di quanto sarebbe altrimenti possibile.

BILANCIARE LA RICOMPENSA CON IL RISCHIO
Man mano che gli utenti diventano più consapevoli delle possibilità e dei limiti della tecnologia dell’informazione, tendono a diventare più critici nei confronti della funzione IT interna. Un recente studio ha rivelato che la maggior parte dei senior manager considerava le proprie aziende come oneri di costo piuttosto che come risorse strategiche. Hanno anche percepito i reparti IT interni come obsoleti, inflessibili, costosi, ingestibili e privi di orientamento al cliente.

Non sorprende quindi che l’outsourcing IT abbia sperimentato tale crescita. Tuttavia, non vi è alcuna prova conclusiva che l’outsourcing porterà sempre a organizzazioni più focalizzate, maggiore flessibilità, minori costi e livelli di personale ed economie di scala o alla soluzione di tutti i problemi con i reparti IT interni. In realtà, l’outsourcing non è per ogni azienda o cliente.

Con tutta l’attenzione dei media focalizzata sui benefici previsti delle principali offerte di outsourcing IT, emergono diverse domande: È l’outsourcing davvero efficace come i sostenitori dicono che è? Quali sono i rischi, gli svantaggi e i costi nascosti? Ecco alcune risposte.

Media hype e vantaggi di outsourcing. In Beyond the Information Systems Outsourcing Carrozzone, gli autori hanno concluso che i manager spesso segnalati incandescente storie di successo durante il periodo di luna di miele, quando il contratto di outsourcing è stato firmato. A quel punto, il cliente e il fornitore possiedono elevate aspettative di outsourcing. I risparmi proiettati spesso fanno notizia mentre le tasse esorbitanti per le modifiche ai contratti non sono rese pubbliche perché poche aziende desiderano pubblicizzare gli errori.

Non è facilmente esternalizzato. Perché permea un’intera organizzazione, non è come altre risorse di una società in outsourcing con successo in passato. L’outsourcing IT non può essere paragonato all’outsourcing della sicurezza, della logistica, dei servizi legali, della pubblicità o dell’approvvigionamento di materie prime e componenti.

Cosa dicono le aziende

Le dimensioni e i relativi benefici percepiti dell’outsourcing sono cresciuti drammaticamente. Un sondaggio di oltre 1.200 aziende da parte dell’Istituto di esternalizzazioneun’associazione professionale che fornisce informazioni e prodotti sull’outsourcing—rivela perché i manager amano i contratti di outsourcing a lungo termine ea breve termine. I primi cinque professionisti a breve termine includono

1. Minori costi operativi. L’accesso alla struttura dei costi inferiori dei fornitori esterni è uno dei vantaggi a breve termine più convincenti dell’outsourcing. In un recente sondaggio dell’Istituto di outsourcing, le aziende hanno riferito che in media hanno visto una riduzione dei costi del 9% attraverso l’outsourcing.
2. Più fondi di capitale. L’outsourcing riduce la necessità di investire capitali in funzioni aziendali non core, rendendo così i fondi di capitale più disponibili per le aree core. L’outsourcing può anche migliorare le misurazioni finanziarie aziendali eliminando la necessità di mostrare il ritorno sul capitale da investimenti di capitale in aree non core.
3. Un’infusione in contanti. L’outsourcing può comportare il trasferimento di beni dal cliente al fornitore. Attrezzature, impianti, veicoli e licenze utilizzate nelle operazioni correnti hanno tutti un valore e sono, in effetti, venduti al fornitore a partire dalla transazione, con conseguente pagamento in contanti al cliente.
4. Accesso a nuove risorse. Le aziende possono esternalizzare perché non hanno accesso alle risorse necessarie all’interno. Ad esempio, se un’organizzazione desidera espandere le proprie operazioni, in particolare in una nuova area geografica, l’outsourcing è un’alternativa valida e importante per costruire la capacità necessaria da zero.
5. Migliore gestione IT complessiva. L’outsourcing è certamente un’opzione per la gestione di una funzione IT fuori controllo. Outsourcing non significa, tuttavia, abdicazione della responsabilità di gestione, né funziona bene come una reazione kneejerk da parte delle aziende in difficoltà.

I primi cinque vantaggi a lungo termine sono

1. Maggiore attenzione al business. L’outsourcing consente all’azienda di indirizzare problemi di business più ampi lasciando i dettagli operativi a un esperto esterno. Per molte aziende, il singolo motivo più convincente per l’outsourcing è quello di alleviare la gestione dei problemi come che sifone fuori enormi quantità di gestione risorse e attenzione.
2. Accesso a funzionalità di livello mondiale. Per la natura stessa della loro specializzazione, fornitori di outsourcing portare vasta in tutto il mondo, risorse di livello mondiale per soddisfare le esigenze dei loro clienti.
3. Vantaggi di reingegnerizzazione accelerata. L’outsourcing è spesso un sottoprodotto di un altro potente processo di gestione toolbusiness reengineering. Permette ad un’organizzazione di realizzare immediatamente i benefici anticipati di reengineering avendo un organizationone esterno che già è reengineered a standardstake di livello mondiale sopra il processo.
4. Rischi condivisi. Ci sono enormi rischi associati con gli investimenti di un’organizzazione fa. Quando le aziende esternalizzano, diventano più flessibili, più dinamiche e meglio in grado di adattarsi alle mutevoli opportunità.
5. Risorse gratuite per altri scopi. Ogni organizzazione ha limiti sulle risorse a sua disposizione. L’outsourcing consente a un’organizzazione di reindirizzare le proprie risorse da attività non core ad attività che hanno un maggiore ritorno nel servire il cliente.

La tecnologia dell’informazione si evolve rapidamente. Poiché si evolve così velocemente, prevedere oltre i tre anni è altamente speculativo. Quindi, la firma di contratti di outsourcing IT a lungo termine è rischioso.

Economia mercuriale. Anche se i miglioramenti priceperformance si verificano in ogni settore, in pochi fanno il cambiamento economia sottostante veloce come fanno in ESSO. Ad esempio, un mainframe che è costato million 1 milione nel 1965 costa meno di today 30.000 oggi e probabilmente costerà 20% al 30% in meno l’anno prossimo. Ciò rende difficile per i decisori valutare i costi delle offerte di outsourcing.

Il costo di commutazione è elevato. Uno shakeout ha avuto luogo tra i fornitori IT, con fusioni e acquisizioni diventando all’ordine del giorno. È probabile che un minor numero di fornitori sopravviverà in futuro, rendendo più difficile fare acquisti al giusto prezzo.

Perdita di controllo. I critici dell’outsourcing IT sostengono che nessun fornitore esterno può eguagliare i livelli di reattività e servizio offerti da una funzione interna, in gran parte perché l’outsider non è soggetto alla stessa direzione e controllo di gestione dei dipendenti. Inoltre, esistono preoccupazioni con fornitori esterni sulla riservatezza dei dati, applicazioni strategiche e disposizioni per il disaster recovery.

Male per il morale dei dipendenti. Outsourcing spesso si traduce in licenziamenti o il trasferimento di dipendenti esistenti al fornitore IT. Tale spostamento può mettere il morale in tilt e causare anche il personale di talento a temere per la loro sicurezza occupazionale.

Meno flessibilità. Il fornitore di outsourcing fornisce il livello di servizi IT specificato nel contratto utilizzando la piattaforma tecnologica che ritiene appropriata. A meno che non sia specificamente specificato nel contratto, un’azienda potrebbe perdere la flessibilità di passare a nuove piattaforme informatiche.

Due-Diligence Checklist

Domande utili per aiutare CPA determinare se un fornitore ha le risorse giuste e sperimentare le loro aziende o clienti hanno bisogno.

• Qual è la reputazione dei fornitori? Ci sono conflitti o problemi? La cultura dei venditori si adatta alle aziende o ai clienti?
• Qual è la storia dei venditori? Da quanto tempo è in attività? Ci sono stati picchi o valli insoliti? Il venditore ha partecipato a controversie o contenziosi significativi/rilevanti?
• Il fornitore è finanziariamente sicuro? Qual è la quota di mercato dei venditori? Ci sono reclami in sospeso o minacciati che potrebbero influenzare la posizione finanziaria dei venditori? Il venditore ha acquisito o ceduto entità di recente? Chiedere copia del bilancio o della relazione annuale più recenti.
• Come è organizzato il venditore? Per industria? Per valore del contratto? Esiste un’entità di outsourcing internazionale o esiste una rete di entità locali che lavorano insieme?
• In che modo il fornitore gestisce la distribuzione delle risorse? Dove sono i data center dei fornitori? Dove si trovano i dipendenti dei venditori? Il venditore ha risorse nella città di companys o clienti? Qual è l’entità di queste risorse?
• Il fornitore ha esperienza con il tuo ambiente tecnologico attuale o futuro? Il fornitore ha le capacità per fornire altri servizi, come la reengineering? Chiedi esempi e riferimenti.
• Il fornitore ha esperienza nel trattare con le organizzazioni nel vostro settore clienti o companys? Chiedi esempi e riferimenti.
• Qual è l’esperienza dei fornitori di transizione dei dipendenti? Quante transizioni ha fatto il venditore? In quali stati / paesi? Il venditore è mai stato citato in giudizio in relazione a una transizione?
• Qual è l’esperienza dei fornitori con l’implementazione di nuovi sistemi?
• In genere il fornitore collabora con un’altra entità per fornire determinati servizi? Se sì, chi? Qual è il rapporto con il partner?
• Chiedere riferimenti e nomi dei contatti.

Adattato da transazioni, processi, strategie e contratti di outsourcing delle tecnologie dell’informazione . E ‘ il primo album in studio del gruppo. John Wiley & Sons, New York City, 1996.

Tenuto in ostaggio. I professionisti IT sostengono che l’outsourcing consente all’utente di diventare ostaggio del venditorela società potrebbe perdere personale tecnico ed essere bloccata nel software proprietario e nell’hardware dei fornitori. In un contratto a lungo termine, il cliente ha più leva nelle trattative, ma il fornitore ha più leva dopo l’outsourcing è in corso.

Risparmio sui costi? Molti manager presumono che i fornitori di outsourcing siano intrinsecamente più efficienti a causa delle economie di scala. (La teoria delle economie di scala afferma che le grandi aziende possono ottenere costi medi inferiori rispetto alle piccole aziende a causa dell’efficienza della produzione di massa e della specializzazione del lavoro.) Nell’ambito dell’outsourcing, tuttavia, questo modello potrebbe non essere sempre applicabile. Ad esempio, le piccole imprese possono avere costi inferiori rispetto alle grandi aziende impiegando tecnologie più vecchie, offrendo salari inferiori al mercato e mantenendo controlli e procedure rigorosi.

Migliore lettura

Libri

• Al di là dei sistemi informativi Outsourcing Carrozzone . Mary Lacity e Rudy Hirscheim. John Wiley & Sons, New York City, 1995.
• Sistemi informativi Outsourcing Decision Making: un approccio manageriale. Los Angeles de Looff. Idea Group Publishing, Hershey, Pennsylvania, 1997.
• Information Technology Outsourcing Transazioni, processi, strategie e contratti. E ‘ il primo album in studio del gruppo. John Wiley & Sons, New York City, 1996.
• Tendenze leader nei servizi di informazione. Deloitte& Touche LLP, New York City, 1996.
• Outsourcing per ImpactPartnering per eccellenza. Andersen Consulting, Chicago, 1996.

Articoli

• Come gestire un’alleanza di outsourcing IT. F. McFarlan e R. Nolan, Sloan Management Review . Inverno 1995.
• Outsourcing dei sistemi informativi. H. Rao, K. Nam e A. Chaudhury, Comunicazioni dell’ACM, luglio 1996.

Quando i fornitori inviano offerte che indicano risparmi, i CPA dovrebbero sempre considerare se possono ottenere risultati simili da soli. Se il fornitore non è intrinsecamente più efficiente, forse l’azienda può ridurre le proprie spese IT attraverso il consolidamento del data center e l’ottimizzazione delle risorse.

Subappaltatori. Le società che esternalizzano spesso sono spiacevolmente sorprese per trovare che i loro arent di venditori che lavorano sui loro projectssomeone altro è. Fornitori di outsourcing in cerca di hard-to-find competenze tecniche spesso subappaltare porzioni del loro lavoro di sistema informatico a piccole, sconosciuto companiesall senza la conoscenza dei loro clienti. Questi subappalti possono causare problemi, tra cui virus introdotti dai subappaltatori, comunicazioni scadenti, costi elevati e un servizio di bassa qualità.

SCEGLIERE SAGGIAMENTE
Outsourcing principali funzioni IT continuerà a crescere ad un ritmo rapido.La continua forte crescita sia della profondità che dell’ampiezza di IToutsourcing suggerisce che questa pratica di gestione è più di una semplice moda passeggera e che, nelle giuste circostanze, l’outsourcing IT può fornire i vantaggi rilevati dai suoi sostenitori. Per aziende che havesuccessfully esternalizzato varie funzioni IT, la domanda non è Shouldwe esternalizzare? ma, piuttosto, quanto dovremmo esternalizzare?

Tuttavia, l’outsourcing IT non è una panacea per tutti i problemi IT; in alcune situazioni, può creare tanti problemi quanti sono destinati a risolvere. Date le importanti implicazioni dell’outsourcing IT, i CPA dovrebbero valutare attentamente i rischi e i benefici di questa pratica di gestione quando consigliano i clienti e lavorano con i fornitori IT.