RÉSUMÉ

• Les CPA DANS LA PRATIQUE PUBLIQUE ET l’industrie Les gros utilisateurs des technologies de l’information (TI) eux-mêmes sont de plus en plus impliqués dans la conception, le contrôle et l’exploitation des systèmes d’information (SI) de leurs clients et entreprises. Par conséquent, ils doivent conseiller les clients ou les entreprises sur l’utilisation de fournisseurs externes pour la gérer et la soutenir.
• Les fournisseurs d’externalisation DES SI ET DES TI peuvent être des professionnels de l’informatique individuels, des cabinets de conseil, des sociétés de crédit-bail pour employés, des fournisseurs de services complets et des cabinets de CPA.
• L’EXTERNALISATION informatique permet aux entreprises de se concentrer sur les compétences de base, d’accéder à des technologies de pointe et d’accroître la flexibilité et les économies de coûts.
• LES CRITIQUES DE L’EXTERNALISATION DE L’INFORMATIQUE SOUTIENNENT qu’elle crée trop de perte de contrôle, moins de flexibilité, des économies discutables et le risque d’être pris en otage par un fournisseur ou un sous-traitant.
• L’EXTERNALISATION INFORMATIQUE N’EST PAS UNE PANACÉE pour tous les problèmes informatiques; dans certains cas, elle peut créer autant de problèmes qu’elle est destinée à les résoudre. Les CPA doivent peser soigneusement les nombreux risques et avantages lorsqu’ils conseillent leurs clients ou envisagent d’externaliser leurs entreprises.

YVONNE LEDERER ANTONUCCI, PhD, est professeure adjointe de gestion à l’Université Widener de Chester, en Pennsylvanie.
FRANK C. LORDI, CPA, est professeur agrégé de comptabilité et président du Département de Comptabilité et de fiscalité de l’Université Widener.
JAMES J. TUCKER III, CPA, PhD, est professeur agrégé de comptabilité à l’université.

Alors que les entreprises dépendent davantage des technologies de l’information (TI) pour faire des affaires, par exemple, en accédant à de grandes bases de données d’études de marché pour trouver de nouveaux clients et en utilisant Internet comme vitrine, les coûts de développement et de maintenance ont explosé. Il est donc facile de comprendre pourquoi les entreprises envisagent de transférer des actifs informatiques, des baux et du personnel à des fournisseurs tiers qui promettent des économies sans perdre de terrain face à la concurrence.

Dans l’une des plus grandes entreprises d’externalisation aux États-Unis, DuPont a embauché Computer Science Corp. (CSC) et Andersen Consulting pour 4 milliards de dollars sur une période de 10 ans pour développer et gérer ses TI. Parmi les autres transactions informatiques marquantes, citons l’accord de 3 milliards de dollars de Xeroxs avec EDS et l’accord de 3 milliards de dollars de McDonnell Douglas avec ISSC. Mais ce n’est pas simplement une tendance de grande entreprise. Les petites entreprises profitent également des avantages de l’externalisation, en sous-traitant souvent une partie de leur informatique à des consultants spécifiques à l’industrie ou à des sociétés de gestion d’installations. Par exemple, les spécialistes des contrats à court terme, tels que Users Inc., répondre à l’industrie des coopératives de crédit. Les petites entreprises externalisent également des fonctions de maintenance informatique, telles que le service d’assistance et les services de formation.

Les CPA de la pratique publique et de l’industrie, gros utilisateurs de l’informatique, sont de plus en plus impliqués dans la conception, le contrôle et l’exploitation des systèmes d’information pour leurs clients et leurs entreprises. Par conséquent, ils doivent rester au fait de ces tendances d’externalisation. Cependant, il est essentiel qu’ils s’arrêtent et réfléchissent à plusieurs questions importantes avant de recommander à leurs entreprises ou à leurs clients d’embaucher des fournisseurs tiers: Quels problèmes l’externalisation résoudra-t-elle? Un vendeur leur fera-t-il vraiment économiser de l’argent? Quels sont les risques ?

Que vous soyez un expert en externalisation informatique ou que vous envisagiez simplement l’option pour votre client ou votre entreprise, vous bénéficierez de ce regard sur les avantages et les inconvénients de l’externalisation informatique.

QU’EST-CE QUE L’EXTERNALISATION ?
Aujourd’hui, l’externalisation informatique est généralement définie comme la sous-traitance avec des fournisseurs extérieurs pour effectuer diverses fonctions informatiques telles que la saisie de données, les opérations de centres de données, la maintenance et le développement d’applications, la récupération après sinistre et la gestion et les opérations du réseau. Les fournisseurs peuvent être des professionnels de l’informatique individuels, des cabinets de conseil, des sociétés de crédit-bail pour employés, des fournisseurs de services complets et des cabinets de CPA.

VÉRIFICATION DES AVANTAGES
Quels sont les avantages et les inconvénients de regarder en dehors de l’entreprise pour LA gérer et LA soutenir? Les promoteurs de l’externalisation invoquent plusieurs raisons pour choisir des fournisseurs externes.

Accès à une technologie de pointe. La volatilité des technologies de l’information peut rapidement rendre les compétences informatiques obsolètes. Le logiciel est mis à jour et remplacé très rapidementau moment où une entité investit et forme son personnel à temps plein, la technologie peut ne plus être à la pointe de la technologie. Les spécialistes de l’externalisation doivent être bien formés et à jour pour survivre.

Économies de coûts et qualité. La concurrence féroce a conduit de nombreuses entreprises à restructurer et à réduire leurs effectifs dans le but d’économiser de l’argent. Comme dans le cas de General Electric, même les entreprises prospères font tout leur possible pour réduire le personnel et les coûts. Les fournisseurs peuvent économiser de l’argent parce qu’ils ont un contrôle beaucoup plus strict des avantages sociaux et gèrent des structures aériennes beaucoup plus maigres.

Flexibilité. Les entreprises doivent être suffisamment flexibles pour s’adapter à un environnement commercial en constante évolution, de sorte que leurs fonctions informatiques doivent répondre rapidement à l’évolution des demandes. Les fournisseurs peuvent souvent exploiter un large éventail de ressources, de compétences et de capacités, tandis que le personnel informatique interne peut avoir des capacités limitées.

Sécurité d’emploi pour les employés réguliers. Les entreprises embauchent souvent du personnel externalisé avec la compréhension qu’elles seront employées pour une durée limitée. Ainsi, ils peuvent plus facilement supprimer ou ajouter des personnes à la main-d’œuvre sans compromettre la réputation de l’entreprise en tant qu’employeur stable. Plus important encore, le recours à des travailleurs externalisés protège les employés réguliers des fluctuations de la demande et permet à l’entreprise d’établir une relation plus forte avec sa main-d’œuvre régulière que ce qui serait autrement possible.

ÉQUILIBRER LA RÉCOMPENSE ET LE RISQUE
À mesure que les utilisateurs prennent conscience des possibilités et des limites de la technologie de l’information, ils ont tendance à devenir plus critiques de la fonction informatique interne. Une étude récente a révélé qu’une majorité de cadres supérieurs considéraient les fonctions informatiques de leur entreprise comme des charges de coûts plutôt que comme des ressources stratégiques. Ils ont également perçu les services informatiques internes comme étant obsolètes, inflexibles, coûteux, ingérables et dépourvus d’orientation client.

Il n’est donc pas surprenant que l’externalisation informatique ait connu une telle croissance. Néanmoins, il n’existe aucune preuve concluante que l’externalisation conduira toujours à des organisations plus ciblées, à une plus grande flexibilité, à une réduction des coûts et des niveaux de personnel et à des économies d’échelle ou à la solution de tous les problèmes avec les services informatiques internes. En fait, l’externalisation n’est pas pour toutes les entreprises ou tous les clients.

Avec toute l’attention des médias portée sur les avantages projetés des grands contrats d’externalisation informatique, plusieurs questions émergent: L’externalisation informatique est-elle vraiment aussi efficace que les promoteurs le disent? Quels sont les risques, les inconvénients et les coûts cachés? Voici quelques réponses.

Avantages du battage médiatique et de l’externalisation. Dans Beyond the Information Systems Outsourcing Bandwagon, les auteurs ont conclu que les gestionnaires ont souvent rapporté des réussites éclatantes pendant la période de lune de miel lorsque le contrat d’externalisation a été signé pour la première fois. À ce stade, le client et le fournisseur ont des attentes élevées en matière d’externalisation. Les économies projetées font souvent la une des journaux alors que les frais exorbitants pour les modifications de contrats ne sont pas rendus publics car peu d’entreprises souhaitent annoncer des erreurs.

IL n’est pas facilement externalisé. Parce qu’IL imprègne toute une organisation, ce n’est pas comme les autres ressources qu’une entreprise a sous-traitées avec succès dans le passé. L’externalisation informatique ne peut être comparée à l’externalisation de la sécurité, de la logistique, des services juridiques, de la publicité ou de l’achat de matières premières et de composants.

Ce que disent les entreprises

Les dimensions et les avantages perçus de l’externalisation ont considérablement augmenté. Une enquête menée auprès de plus de 1 200 entreprises par l’Outsourcing Institutune association professionnelle qui fournit des informations et des produits sur l’externalisation — révèle pourquoi les gestionnaires aiment les contrats d’externalisation à long terme et à court terme. Les cinq principaux avantages à court terme comprennent des coûts d’exploitation moins élevés. L’accès à la structure de coûts inférieure des fournisseurs externes est l’un des avantages les plus convaincants à court terme de l’externalisation. Dans une récente enquête de l’Outsourcing Institute, les entreprises ont indiqué qu’en moyenne, elles enregistraient une réduction des coûts de 9% grâce à l’externalisation.

Les cinq principaux avantages à long terme sont

1. Une meilleure orientation commerciale. L’externalisation permet à l’entreprise de cibler des problèmes commerciaux plus larges tout en laissant les détails opérationnels à un expert externe. Pour de nombreuses entreprises, la raison la plus impérieuse de l’externalisation est de soulager la gestion des problèmes qui siphonnent d’énormes quantités de ressources et d’attention de gestion.
2. Accès à des capacités de classe mondiale. De par la nature même de leur spécialisation, les fournisseurs d’externalisation apportent de vastes ressources de classe mondiale pour répondre aux besoins de leurs clients.
3. Avantages de la réingénierie accélérée. L’externalisation est souvent un sous-produit d’un autre outil de gestion puissant, la réingénierie des processus d’affaires. Cela permet à une organisation de réaliser immédiatement les avantages anticipés de la réingénierie en ayant une organisation extérieure qui est déjà réingéniée selon des normes de classe mondiale.prendre en charge le processus.
4. Risques partagés. Les investissements qu’une organisation fait comportent d’énormes risques. Lorsque les entreprises sous-traitent, elles deviennent plus flexibles, plus dynamiques et mieux à même de s’adapter à l’évolution des opportunités.
5. Ressources gratuites à d’autres fins. Chaque organisation a des limites sur les ressources dont elle dispose. L’externalisation permet à une organisation de rediriger ses ressources des activités non liées aux activités vers des activités qui ont un meilleur rendement au service du client.

Les technologies de l’information évoluent rapidement. Parce qu’ELLE évolue si vite, prévoir au-delà de trois ans est hautement spéculatif. Par conséquent, la signature de contrats d’externalisation informatique à long terme est risquée.

Économie mercuriale. Bien que des améliorations de la performance des prix se produisent dans tous les secteurs, dans peu d’entre eux, l’économie sous-jacente change aussi vite qu’elle le fait. Par exemple, un ordinateur central qui coûtait 1 million de dollars en 1965 coûte moins de 30 000 dollars aujourd’hui et coûtera probablement de 20% à 30% de moins l’année prochaine. Il est donc difficile pour les décideurs d’évaluer les coûts des soumissions d’externalisation.

Le coût de la commutation est élevé. Un remaniement a eu lieu parmi les fournisseurs informatiques, les fusions et les rachats devenant monnaie courante. Il est probable que moins de fournisseurs survivront à l’avenir, ce qui rendra plus difficile l’achat au bon prix.

Perte de contrôle. Les détracteurs de l’externalisation des TI soutiennent qu’aucun fournisseur extérieur ne peut égaler la réactivité et les niveaux de service offerts par une fonction interne, en grande partie parce que l’extérieur n’est pas soumis aux mêmes directives et contrôles de gestion que les employés. En outre, des préoccupations existent auprès des fournisseurs extérieurs concernant la confidentialité des données, les applications stratégiques et les dispositions relatives à la reprise après sinistre.

Mauvais pour le moral des employés. L’externalisation entraîne souvent des licenciements ou le transfert d’employés existants au fournisseur informatique. Un tel déplacement peut mettre le moral en berne et faire craindre même au personnel talentueux pour sa sécurité d’emploi.

Moins de flexibilité. Le fournisseur d’externalisation fournit le niveau de services informatiques spécifié dans le contrat en utilisant la plate-forme technologique qu’il juge appropriée. Sauf indication contraire dans le contrat, une entreprise peut perdre la flexibilité de passer à de nouvelles plates-formes informatiques.

Liste de contrôle de la diligence raisonnable

Questions utiles pour aider les CPA à déterminer si un fournisseur dispose des bonnes ressources et de l’expérience dont leurs entreprises ou leurs clients ont besoin.

• Quelle est la réputation des vendeurs ? Y a-t-il des conflits ou des problèmes? La culture des vendeurs s’adaptera-t-elle aux entreprises ou aux clients?
• Quel est l’historique des vendeurs ? Depuis combien de temps est-il en affaires? Y a-t-il eu des sommets ou des vallées inhabituels? Le vendeur a-t-il été impliqué dans des litiges ou litiges importants/pertinents?
• Le fournisseur est-il financièrement sûr? Quelle est la part de marché des fournisseurs? Y a-t-il des réclamations en cours ou menacées qui pourraient affecter la situation financière des fournisseurs? Le vendeur a-t-il acquis ou cédé des entités récemment? Demandez une copie de l’état financier ou du rapport annuel le plus récent.
• Comment le vendeur est-il organisé ? Par industrie ? Par valeur du contrat? Existe-t-il une entité d’externalisation internationale ou existe-t-il un réseau d’entités locales qui travaillent ensemble?
• Comment le fournisseur gère-t-il la distribution des ressources ? Où sont les centres de données des fournisseurs? Où se trouvent les employés des fournisseurs? Le fournisseur a-t-il des ressources dans la ville de l’entreprise ou du client? Quelle est l’étendue de ces ressources?
• Le fournisseur a-t-il de l’expérience avec votre environnement technologique actuel ou futur ? Le fournisseur a-t-il les capacités de fournir d’autres services, tels que la réingénierie? Demandez des exemples et des références.
• Le fournisseur a-t-il de l’expérience dans les relations avec les organisations de vos clients ou de l’industrie de l’entreprise? Demandez des exemples et des références.
• Quelle est l’expérience des fournisseurs pour les employés en transition? Combien de transitions le fournisseur a-t-il effectuées ? Dans quels états / pays? Le vendeur a-t-il déjà été poursuivi en justice dans le cadre d’une transition?
• Quelle est l’expérience des fournisseurs avec la mise en œuvre de nouveaux systèmes?
• Le fournisseur s’associe-t-il généralement avec une autre entité pour fournir certains services ? Si oui, qui ? Quelle est la relation avec le partenaire?
• Demandez des références et des noms de contact.

Adapté des Transactions, Processus, Stratégies et Contrats d’Externalisation des Technologies de l’Information. Il est le fils de John K. Halvey et de Barbara Murphy Melby. John Wiley &Fils, New York, 1996.

Être pris en otage. Les professionnels de l’informatique soutiennent que l’externalisation permet à l’utilisateur de devenir l’otage du vendeurla société peut perdre du personnel technique et être enfermée dans les logiciels et le matériel propriétaires des fournisseurs. Dans un contrat à long terme, le client a plus de poids dans les négociations, mais le fournisseur a plus de poids après l’externalisation.

Économies de coûts? De nombreux gestionnaires supposent que les fournisseurs d’externalisation sont intrinsèquement plus efficaces en raison des économies d’échelle. (La théorie des économies d’échelle dit que les grandes entreprises peuvent atteindre des coûts moyens inférieurs à ceux des petites entreprises en raison de l’efficacité de la production de masse et de la spécialisation du travail.) Dans le domaine de l’externalisation, cependant, ce modèle peut ne pas toujours s’appliquer. Par exemple, les petites entreprises peuvent avoir des coûts inférieurs à ceux des grandes entreprises en utilisant des technologies plus anciennes, en offrant des salaires inférieurs au marché et en maintenant des contrôles et des procédures stricts.

Meilleure Lecture

Livres

• Au-delà du Train en Marche de l’Externalisation des Systèmes d’information. Mary Lacity et Rudy Hirscheim. John Wiley &Fils, New York, 1995.
• Externalisation des Systèmes D’Information Prise De Décision : Une Approche Managériale. L.A. de Looff. Idea Group Publishing, Hershey, Pennsylvanie, 1997.
• Transactions, Processus, Stratégies et Contrats d’Externalisation des Technologies de l’Information. Il est le fils de John K. Halvey et de Barbara Murphy Melby. John Wiley &Fils, New York, 1996.
• Principales tendances dans les services d’information. Deloitte &Touche LLP, New York, 1996.
• Externalisation pour un partenariat d’impact pour l’Excellence. Andersen Consulting, Chicago, 1996.

Articles

• Comment gérer une Alliance d’externalisation informatique. F. McFarlan et R. Nolan, Revue de gestion de Sloan. Hiver 1995.
• Externalisation des systèmes d’information. H. Rao, K. Nam et A. Chaudhury, Communications de l’ACM, juillet 1996.

Lorsque les fournisseurs soumettent des offres indiquant des économies, les CPA doivent toujours se demander s’ils peuvent eux-mêmes obtenir des résultats similaires. Si le fournisseur n’est pas intrinsèquement plus efficace, l’entreprise peut peut-être réduire ses propres dépenses informatiques grâce à la consolidation des centres de données et à l’optimisation des ressources.

Sous-traitants. Les entreprises qui sous-traitent sont souvent désagréablement surprises de constater que leurs fournisseurs ne travaillent pas sur leurs projets. Les fournisseurs d’externalisation à la recherche de compétences techniques difficiles à trouver sous-traitent souvent des parties de leur système informatique à de petites entreprises inconnues à l’insu de leurs clients. Ces sous-traitants peuvent causer des problèmes, notamment des virus introduits par les sous-traitants, de mauvaises communications, des coûts élevés et un service de mauvaise qualité.

CHOISISSEZ JUDICIEUSEMENT
L’externalisation des principales fonctions informatiques continuera de croître à un rythme rapide.La forte croissance continue de la profondeur et de l’étendue de l’externalisation des TI suggère que cette pratique de gestion est plus qu’une simple mode de gestion et que, dans les bonnes circonstances, l’externalisation des TI peut apporter les avantages notés par ses promoteurs. Pour les entreprises qui ont externalisé avec succès diverses fonctions informatiques, la question n’est pas de savoir si nous devons externaliser? mais, au contraire, Combien devrions-nous externaliser?

Cependant, l’externalisation informatique n’est pas la panacée pour tous les problèmes informatiques; dans certaines situations, elle peut créer autant de problèmes qu’elle est destinée à les résoudre. Compte tenu des implications importantes de l’externalisation des TI, les CPA devraient évaluer soigneusement les risques et les avantages de cette pratique de gestion lorsqu’ils conseillent leurs clients et travaillent avec des fournisseurs de TI.