RESUMEN EJECUTIVO

• Los CPA EN LA PRÁCTICA PÚBLICA y EN la industria Los usuarios pesados de tecnología de la información (TI) están cada vez más involucrados en el diseño, control y operación de sus clientes y sistemas de información (SI) de las empresas. Por lo tanto, deben asesorar a los clientes o empresas sobre el uso de proveedores externos para administrarlo y respaldarlo.
• Los proveedores de OUTSOURCING DE TI Y DE IS pueden ser profesionales de TI individuales, empresas de consultoría, empresas de arrendamiento de empleados, proveedores de servicios completos y empresas de CPA.
• La EXTERNALIZACIÓN de TI proporciona a las empresas la capacidad de centrarse en las competencias básicas, acceder a tecnología de vanguardia y aumentar la flexibilidad y el ahorro de costos.
• LOS CRÍTICOS DE LA EXTERNALIZACIÓN DE TI ARGUMENTAN que crea demasiada pérdida de control, menos flexibilidad, ahorros cuestionables y el riesgo de ser rehén de un proveedor o subcontratista.
• LA EXTERNALIZACIÓN DE TI NO ES una PANACEA para todos los problemas de TI; en algunos casos, puede crear tantos problemas como se pretende resolver. Los CPA deben sopesar cuidadosamente los numerosos riesgos y beneficios al asesorar a los clientes o considerar la externalización para sus empresas.

YVONNE LEDERER ANTONUCCI, PhD, es profesora asistente de gestión en la Universidad Widener, Chester, Pensilvania. FRANK C. LORDI, CPA, es profesor asociado de contabilidad y presidente del Departamento de Contabilidad e Impuestos de la Universidad de Widener. JAMES J. TUCKER III, CPA, PhD, es profesor asociado de contabilidad en la universidad.

A medida que las empresas confían más en la tecnología de la información (TI) para realizar negocios, por ejemplo, el acceso a grandes bases de datos de investigación de mercado para encontrar nuevos clientes y el uso de Internet como escaparate, los costos de desarrollo y mantenimiento se han disparado. Es fácil de entender, por lo tanto, por qué las empresas consideran transferir activos de TI, arrendamientos y personal a proveedores externos que prometen ahorros sin perder terreno ante la competencia.

En una de las empresas de subcontratación más grandes de Estados Unidos, DuPont contrató a Computer Science Corp. (CSC) y Andersen Consulting por 4 4 mil millones en un período de 10 años para desarrollar y administrar su TI. Otros puntos de referencia que trata incluyen Xeroxs deal 3 mil millones de acuerdo con EDS y el McDonnell Douglas deal 3 mil millones de acuerdo con ISSC. Pero esto no es simplemente una tendencia de gran empresa. Las empresas más pequeñas también están aprovechando los beneficios de la subcontratación, a menudo subcontratando parte de su TI a consultores específicos de la industria o empresas de administración de instalaciones. Por ejemplo, especialistas en contratos a corto plazo, como Users Inc., atender a la industria de las cooperativas de crédito. Las empresas más pequeñas también externalizan funciones de mantenimiento de TI, como el servicio de asistencia y los departamentos de capacitación.

Los CPA en la práctica pública y en la industria, los grandes usuarios de TI, participan cada vez más en el diseño, el control y la operación de los sistemas de información para sus clientes y empresas. Por lo tanto, tienen que mantenerse al tanto de estas tendencias de externalización. Sin embargo, es crucial que se detengan y reflexionen sobre varias preguntas importantes antes de recomendar que sus empresas o clientes contraten proveedores externos: ¿Qué problemas resolverá la externalización? ¿Un vendedor realmente les ahorrará dinero? ¿Cuáles son los riesgos?

Ya sea que sea un experto en outsourcing de TI o simplemente esté considerando la opción para su cliente o empresa, se beneficiará de este análisis de los pros y los contras de la externalización de TI.

¿QUÉ ES LA EXTERNALIZACIÓN EN REALIDAD?
Hoy en día, la externalización de TI generalmente se define como la contratación con proveedores externos para realizar varias funciones de TI, como entrada de datos, operaciones de centros de datos, mantenimiento y desarrollo de aplicaciones, recuperación de desastres y administración y operaciones de red. Los proveedores pueden ser profesionales de TI individuales, empresas de consultoría,empresas de arrendamiento de empleados, proveedores de servicios completos y empresas de CPA.

BENEFICIOS COMPRUEBE
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de buscar fuera de la empresa para administrarla y apoyarla? Los proponentes de la externalización citan varias razones para elegir proveedores externos.

Acceso a tecnología de vanguardia. La volatilidad de la tecnología de la información puede hacer que las habilidades de TI se vuelvan obsoletas rápidamente. El software se actualiza y reemplaza muy rapidamentepor el momento en que una entidad invierte y capacita a su personal de tiempo completo, la tecnología puede dejar de ser de última generación. Los especialistas en subcontratación deben estar bien capacitados y actualizados para sobrevivir.

Ahorro de costes y calidad. La feroz competencia ha llevado a muchas empresas a reestructurar y reducir el personal en un esfuerzo por ahorrar dinero. Como en el caso de General Electric, incluso las empresas prósperas hacen todo lo posible para reducir el personal y los costos. Los proveedores pueden ahorrar dinero porque

• Tienen un control mucho más estricto de los beneficios complementarios y ejecutan estructuras aéreas mucho más delgadas.
• Utilice grupos de mano de obra de bajo costo de manera más agresiva y, con la ayuda de las telecomunicaciones modernas, puede mover los centros de datos a áreas de bajo costo.
• Aplicar estándares de clase mundial al personal de TI existente de la compañía, todos los cuales tienen que recalificar para una cita en el momento de la subcontratación.
• Puede emplear acuerdos de compra a granel y arrendamiento más eficaces para todo el hardware y el software.
• Tienen un mejor control sobre las licencias de software porque a menudo son negociadores más informados.
• Debe cumplir los plazos debido a presiones contractuales.

Flexibilidad. Las empresas deben ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a un entorno empresarial en constante cambio, por lo que sus funciones de TI deben responder rápidamente a las demandas cambiantes. Los proveedores a menudo pueden aprovechar una amplia gama de recursos, habilidades y capacidades, mientras que el personal interno de TI puede tener capacidades limitadas.

Seguridad laboral para empleados regulares. Las empresas a menudo contratan personal subcontratado con el entendimiento de que serán empleados por un tiempo limitado. Por lo tanto, pueden eliminar o añadir personas a la fuerza de trabajo con mayor facilidad sin poner en peligro la reputación de la empresa como empleador estable. Más importante aún, el uso de trabajadores subcontratados protege a los empleados regulares de las fluctuaciones en la demanda y permite a la empresa establecer una relación más sólida con su fuerza de trabajo regular de lo que sería posible de otra manera.

EQUILIBRAR LA RECOMPENSA CON EL RIESGO
A medida que los usuarios se vuelven más conscientes de las posibilidades y limitaciones de la tecnología de la información, tienden a ser más críticos con la función interna de TI. Un estudio reciente reveló que la mayoría de los directivos superiores consideraban que las funciones de TI de sus empresas eran cargas de costos y no recursos estratégicos. También percibían a los departamentos internos de TI como obsoletos, inflexibles, caros, inmanejables y carentes de orientación al cliente.

No es de extrañar entonces que la externalización de TI haya experimentado tal crecimiento. Sin embargo, no hay pruebas concluyentes de que la contratación externa siempre conduzca a organizaciones más centradas, mayor flexibilidad, menores costos y niveles de dotación de personal y economías de escala, ni a la solución de todos los problemas con los departamentos internos de tecnología de la información. De hecho, la externalización no es para todas las empresas o clientes.

Con toda la atención de los medios de comunicación centrada en los beneficios proyectados de los principales acuerdos de externalización de TI, surgen varias preguntas: ¿Es la externalización de TI realmente tan efectiva como dicen los defensores? ¿Cuáles son los riesgos, desventajas y costos ocultos? Aquí hay algunas respuestas.

Beneficios de publicidad mediática y externalización. En Beyond the Information Systems Outsourcing Bandwagon , los autores concluyeron que los gerentes a menudo reportaron brillantes historias de éxito durante el período de luna de miel cuando se firmó por primera vez el contrato de outsourcing. En ese momento, el cliente y el proveedor poseen altas expectativas de externalización. Los ahorros proyectados a menudo ocupan los titulares, mientras que las tarifas exorbitantes por enmiendas a los contratos no se hacen públicas porque pocas empresas desean anunciar errores.

No se subcontrata fácilmente. Debido a que impregna toda una organización, no es como otros recursos que una empresa subcontrató con éxito en el pasado. La externalización de TI no puede compararse con la externalización de la seguridad, la logística, los servicios jurídicos, la publicidad o la adquisición de materias primas y componentes.

Lo que dicen las empresas

Las dimensiones y los beneficios percibidos relacionados con la externalización han crecido dramáticamente. Una encuesta realizada a más de 1.200 empresas por el Instituto de Externalización, una asociación profesional que proporciona información y productos sobre la externalización, revela por qué a los gerentes les gustan los contratos de externalización a largo y corto plazo. Los cinco pros a corto plazo incluyen

1. Menores costos operativos. El acceso a la estructura de costos más bajos de los proveedores externos es uno de los beneficios a corto plazo más convincentes de la externalización. En una encuesta reciente de Outsourcing Institute, las empresas informaron que, en promedio, vieron una reducción del 9% en los costos a través de la externalización.
2. Más fondos de capital. La externalización reduce la necesidad de invertir capital en funciones comerciales no esenciales, lo que hace que los fondos de capital estén más disponibles para las áreas básicas. La externalización también puede mejorar las mediciones financieras corporativas al eliminar la necesidad de mostrar el rendimiento del capital de las inversiones de capital en áreas no esenciales.
3. Una infusión de efectivo. La externalización puede implicar la transferencia de activos del cliente al proveedor. El equipo, las instalaciones, los vehículos y las licencias utilizados en las operaciones actuales tienen un valor y, en efecto, se venden al proveedor en el momento de la transacción, lo que resulta en un pago en efectivo al cliente.
4. Acceso a nuevos recursos. Las empresas pueden subcontratar porque no tienen acceso a los recursos necesarios en su interior. Por ejemplo, si una organización desea ampliar sus operaciones, especialmente a una nueva zona geográfica, la contratación externa es una alternativa viable e importante a la creación de la capacidad necesaria desde cero.
5. Mejor gestión general de TI. La externalización es sin duda una opción para gestionar una función de TI fuera de control. Sin embargo, la externalización no significa la renuncia a la responsabilidad de la dirección, ni funciona bien como una reacción de rodilleras por parte de las empresas en problemas.

Los cinco principales beneficios a largo plazo son

1. Un enfoque empresarial mejorado. La externalización permite a la empresa centrarse en cuestiones comerciales más amplias, dejando los detalles operativos a un experto externo. Para muchas empresas, la razón más convincente para la externalización es aliviar a la administración de los problemas de cómo desviar enormes cantidades de recursos y atención de la administración.
2. Acceso a capacidades de clase mundial. Por la propia naturaleza de su especialización, los proveedores de externalización aportan amplios recursos de clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes.
3. Beneficios de reingeniería acelerada. La externalización es a menudo un subproducto de otra poderosa herramienta de gestión, la reingeniería de procesos de negocios. Permite a una organización darse cuenta de inmediato de los beneficios anticipados de la reingeniería al tener una organización externa que ya está reingenieriada a estándares de clase mundial que se encargue del proceso.
4. Riesgos compartidos. Hay enormes riesgos asociados con las inversiones que realiza una organización. Cuando las empresas subcontratan, se vuelven más flexibles, más dinámicas y más capaces de adaptarse a las oportunidades cambiantes.
5. Recursos gratuitos para otros fines. Cada organización tiene límites en los recursos de que dispone. La externalización permite a una organización redirigir sus recursos de actividades no esenciales a actividades que tienen un mayor rendimiento en el servicio al cliente.

La tecnología de la información evoluciona rápidamente. Debido a que evoluciona tan rápido, predecir más de tres años es altamente especulativo. Por lo tanto, firmar contratos de externalización de TI a largo plazo es arriesgado.

Economía mercurial. Aunque las mejoras en el rendimiento de los precios se producen en todas las industrias, en pocos casos la economía subyacente cambia tan rápido como en ella. Por ejemplo, una computadora central que costaba 1 millón de dólares en 1965 cuesta menos de 30.000 dólares hoy y probablemente costará entre un 20% y un 30% menos el próximo año. Esto dificulta que los encargados de adoptar decisiones evalúen los costos de las ofertas de contratación externa.

El costo de la conmutación es alto. Se ha producido una reorganización entre los proveedores de TI, y las fusiones y adquisiciones se han convertido en algo común. Es probable que en el futuro sobrevivan menos proveedores, por lo que es más difícil comprar por el precio correcto. Pérdida de control. Los críticos de la externalización de TI argumentan que ningún proveedor externo puede igualar la capacidad de respuesta y los niveles de servicio ofrecidos por una función interna, en gran parte porque el externo no está sujeto a la misma dirección y control de gestión que los empleados. Además, los proveedores externos están preocupados por la confidencialidad de los datos, las aplicaciones estratégicas y las disposiciones para la recuperación en casos de desastre.

Malo para la moral de los empleados. La subcontratación a menudo resulta en despidos o la transferencia de empleados existentes al proveedor de TI. Este desplazamiento puede provocar una caída en picado de la moral y hacer que incluso el personal talentoso tema por su seguridad en el empleo.

Menos flexibilidad. El proveedor de externalización proporciona el nivel de servicios de TI especificado en el contrato utilizando la plataforma tecnológica que considere adecuada. A menos que se especifique específicamente en el contrato, una empresa puede perder la flexibilidad de mudarse a nuevas plataformas informáticas.

Lista de verificación de diligencia debida

Preguntas útiles para ayudar a los CPA a determinar si un proveedor tiene los recursos y la experiencia adecuados que sus empresas o clientes necesitan.

• ¿Cuál es la reputación de los proveedores? ¿Hay algún conflicto o problema? ¿Encajará la cultura de proveedores con la empresa o los clientes?
• ¿Cuál es el historial de proveedores? ¿Cuánto tiempo ha estado en el negocio? ¿Ha habido picos o valles inusuales? ¿Ha estado el vendedor en alguna disputa o litigio importante o relevante?
• ¿El proveedor es financieramente seguro? ¿Cuál es la cuota de mercado de los vendedores? ¿Hay algún reclamo pendiente o amenazado que pueda afectar la situación financiera de los proveedores? ¿El vendedor ha adquirido o enajenado entidades recientemente? Solicite una copia del estado financiero o informe anual más reciente.
• ¿Cómo se organiza el proveedor? ¿Por industria? ¿Por el valor del contrato? ¿Hay una entidad internacional de externalización o hay una red de entidades locales que trabajan juntas?
• ¿Cómo maneja el proveedor la distribución de recursos? ¿Dónde están los centros de datos de los proveedores? ¿Dónde están ubicados los empleados de los proveedores? ¿El proveedor tiene recursos en la ciudad de la empresa o de los clientes? ¿Cuál es el alcance de estos recursos?
• ¿El proveedor tiene experiencia con su entorno tecnológico actual o futuro? ¿Tiene el proveedor la capacidad de proporcionar otros servicios, como la reingeniería? Pida ejemplos y referencias.
• ¿El proveedor tiene experiencia en el trato con organizaciones de la industria de sus clientes o empresas? Pida ejemplos y referencias.
• ¿Cuál es la experiencia de los proveedores en la transición de empleados? ¿Cuántas transiciones ha hecho el proveedor? ¿En qué estados / países? ¿Alguna vez se ha demandado al proveedor en relación con una transición?
• ¿Cuál es la experiencia de los proveedores con la implementación de nuevos sistemas?
• ¿El proveedor suele asociarse con otra entidad para proporcionar ciertos servicios? Si es así, ¿quién? ¿Cuál es la relación con la pareja?
• Pida referencias y nombres de contacto.

Adaptado de Transacciones, Procesos, Estrategias y Contratos de Externalización de Tecnología de la Información . John K. Halvey y Barbara Murphy Melby. John Wiley & Sons, Nueva York, 1996.

Ser retenido como rehén. Los profesionales de TI argumentan que la externalización permite al usuario convertirse en rehén del vendordela empresa puede perder personal técnico y quedar encerrada en el software y hardware propietario de los proveedores. En un contrato a largo plazo, el cliente tiene más influencia en las negociaciones, pero el proveedor tiene más influencia después de que la subcontratación esté en marcha.

ahorro de Costes? Muchos gerentes asumen que los proveedores externos son inherentemente más eficientes debido a las economías de escala. (La teoría de las economías de escala dice que las grandes empresas pueden lograr costos promedio más bajos que las pequeñas empresas debido a la producción en masa y la eficiencia de la especialización laboral.) En el ámbito de la externalización, sin embargo, es posible que este modelo no siempre se aplique. Por ejemplo, las pequeñas empresas pueden tener costos más bajos que las grandes si emplean tecnología más antigua, ofrecen salarios inferiores a los del mercado y mantienen controles y procedimientos estrictos.

Best Reading

Libros

• Más allá del Carro de Outsourcing de Sistemas de Información . Mary Lacity y Rudy Hirscheim. John Wiley & Sons, Nueva York, 1995.
• Externalización de la Toma de Decisiones de Sistemas de Información: Un Enfoque Gerencial. L. A. de Looff. Idea Group Publishing, Hershey, Pennsylvania, 1997.
• Externalización de Transacciones, Procesos, Estrategias y Contratos de Tecnología de la Información. John K. Halvey y Barbara Murphy Melby. John Wiley & Sons, Nueva York, 1996.
• Tendencias Líderes en Servicios de Información. Deloitte & Touche LLP, Nueva York, 1996.
• Outsourcing para el Partnering de impacto para la excelencia. Andersen Consulting, Chicago, 1996.

Artículos

• Cómo Gestionar una Alianza de Outsourcing de TI. F. McFarlan y R. Nolan, Sloan Management Review . Invierno de 1995.
• Externalización de Sistemas de Información. H. Rao, K. Nam y A. Chaudhury, Communications of the ACM, julio de 1996.

Cuando los proveedores presentan ofertas que indican ahorros, los CPA siempre deben considerar si pueden lograr resultados similares por sí mismos. Si el proveedor no es inherentemente más eficiente, tal vez la empresa pueda reducir sus propios gastos de TI a través de la consolidación del centro de datos y la optimización de recursos.

Subcontratistas. Las empresas que subcontratan a menudo se sorprenden desagradablemente al descubrir que sus proveedores no están trabajando en sus proyectos. Los proveedores externos en busca de habilidades técnicas difíciles de encontrar a menudo subcontratan parte del trabajo de su sistema informático a empresas pequeñas y desconocidas sin el conocimiento de sus clientes. Estos subcontratos pueden causar problemas, incluidos virus introducidos por subcontratistas, comunicaciones deficientes, costos elevados y servicios de baja calidad.

ELIJA SABIAMENTE
La externalización de las principales funciones de TI continuará creciendo a un ritmo rápido.El fuerte crecimiento continuo de la profundidad y la amplitud de la externalización de TI sugiere que esta práctica de gestión es más que una moda pasajera y que, en las circunstancias adecuadas, la externalización de TI puede proporcionar las ventajas señaladas por sus proponentes. Para las empresas que han externalizado con éxito varias funciones de TI, la pregunta es ¿No deberíamos externalizar? pero, más bien, ¿cuánto deberíamos externalizar?

Sin embargo, la externalización de TI no es una panacea para todos los problemas de TI; en algunas situaciones, puede crear tantos problemas como se pretende resolver. Dadas las importantes implicaciones de la externalización de TI, los CPA deben sopesar cuidadosamente los riesgos y beneficios de esta práctica de gestión al asesorar a los clientes y trabajar con los proveedores de TI.