sammanfattning

• CPA i offentlig praxis och Branschtunga användare av Informationsteknik (IT) självaär alltmer involverade i design, kontroll och drift av sina kunder och företag informationssystem (IS). Därför måste de råda kunder eller företag om att använda externa leverantörer för att hantera och stödja det.
• är och IT-OUTSOURCINGLEVERANTÖRER kan vara enskilda IT-proffs, konsultföretag, leasingföretag för anställda, fullserviceleverantörer och CPA-företag.
• IT OUTSOURCING ger företag möjlighet att fokusera på kärnkompetenser, få tillgång till toppmodern teknik och öka flexibiliteten och kostnadsbesparingarna.
• kritiker av OUTSOURCING det hävdar att det skapar för mycket förlust av kontroll, mindre flexibilitet, tvivelaktiga besparingar och risken att hållas gisslan till en leverantör eller underleverantör.
• IT OUTSOURCING är inte ett universalmedel för alla IT-problem; i vissa fall kan det skapa så många problem som det är avsett att lösa. CPA bör noga väga de många risker och fördelar när rådgivning kunder eller överväger outsourcing för sina företag.

YVONNE LEDERER ANTONUCCI, PhD, är biträdande professor i ledning vid Widener University, Chester, Pennsylvania.
FRANK C. LORDI, CPA, är docent i redovisning och ordförande för redovisnings-och Beskattningsavdelningen vid Widener University.
JAMES J. TUCKER III, CPA, PhD, är docent i redovisning vid universitetet.

eftersom företag förlitar sig mer på informationsteknologi (IT) för att bedriva affärertill exempel har tillgång till stora marknadsundersökningsdatabaser för att hitta nya kunder och använda Internet som en storefrontIT utvecklings-och underhållskostnader exploderat. Det är lätt att förstå varför företag överväger att överföra IT-tillgångar, leasing och personal till tredjepartsleverantörer som lovar besparingar utan att förlora mark till tävlingen.

i ett av de största amerikanska outsourcingföretagen anställde DuPont Computer Science Corp. (CSC) och Andersen Consulting för $4 miljarder under en 10-årsperiod för att utveckla och hantera sin IT. Andra landmärke det handlar om Xeroxs $3 miljarder deal med EDS och McDonnell Douglas $3 miljarder deal med ISSC. Men det här är inte bara en stor företagsutveckling. Mindre företag drar också nytta av outsourcings fördelar, ofta kontrakt ut delar av sin IT till branschspecifika konsulter eller anläggningar förvaltningsbolag. Till exempel kortfristiga kontraktsspecialister, som Users Inc., tillgodose kredit unionsindustrin. Mindre företag lägger också ut It-underhållsfunktioner, såsom helpdesk och utbildningsavdelningar.

CPA i offentlig praxis och industri, tunga IT-användare, är alltmer involverade i design, kontroll och drift av informationssystem för sina kunder och företag. Därför måste de hålla koll på dessa outsourcingtrender. Det är dock viktigt att de stannar upp och reflekterar över flera viktiga frågor innan de rekommenderar att deras företag eller kunder anlitar tredjepartsleverantörer: vilka problem kommer outsourcing att lösa? Kommer en säljare verkligen spara dem pengar? Vilka är riskerna?

oavsett om du är en IT-outsourcingexpert eller helt enkelt överväger alternativet för din klient eller ditt företag, kommer du att dra nytta av denna titt på fördelarna och nackdelarna med IT-outsourcing.

vad är egentligen OUTSOURCING?
idag definieras IT-outsourcing generellt som kontrakt med utomstående att göra olika IT-funktioner som datainmatning, datacenteroperationer, applikationsunderhåll och utveckling, katastrofåterställningoch nätverkshantering och drift. Leverantörer kan vara enskilda ITprofessionals, konsultföretag, anställd leasing företag, Full service Leverantörer och CPA företag.

fördelar CHECK
vilka är fördelarna och nackdelarna med att titta utanför företaget för att hantera och stödja det? Outsourcing förespråkare citerar flera skäl för att välja externa leverantörer.

tillgång till toppmodern teknik. Volatiliteten i informationsteknik kan snabbt göra IT-färdigheter föråldrade. Programvaran uppdateras och ersätts mycket snabbtvid den tid en enhet investerar i och utbildar sin heltidsanställda, kan tekniken inte längre vara state-of-the-art. Outsourcingspecialister måste vara välutbildade och uppdaterade för att överleva.

kostnadsbesparingar och kvalitet. Hård konkurrens har lett många företag att omstrukturera och minska personal i ett försök att spara pengar. Som i fallet med General Electric gör även blomstrande företag vad som är möjligt för att minska personal och kostnader. Leverantörer kan spara pengar eftersom de

• har mycket hårdare kontroll över förmåner och kör mycket smalare överliggande strukturer.
• använd billiga arbetspooler mer aggressivt och kan med hjälp av modern telekommunikation flytta datacenter till billiga områden.
• tillämpa världsklass standarder för företagets befintliga IT-Personal, som alla måste requalify för utnämning vid tidpunkten för outsourcing.
• kan använda mer effektiva bulk inköp och leasing arrangemang för all hårdvara och mjukvara.
• har bättre kontroll över programvarulicenser eftersom de ofta är mer informerade förhandlare.
• måste uppfylla tidsfrister på grund av avtalstryck.

flexibilitet. Företagen måste vara tillräckligt flexibla för att anpassa sig till en affärsmiljö i konstant flöde, så deras IT-funktioner måste reagera snabbt på förändrade krav. Leverantörer kan ofta utnyttja ett brett utbud av resurser, färdigheter och kapacitet medan intern IT-Personal kan ha begränsade möjligheter.

anställningstrygghet för vanliga anställda. Företag anställer ofta outsourcad personal med förståelsen att de kommer att vara anställda under en begränsad tid. Således kan de lättare släppa eller lägga till personer i arbetskraften utan att äventyra företagets rykte som en stabil arbetsgivare. Viktigare är att användningen av outsourcade arbetstagare buffrar regelbundna anställda från fluktuationer i efterfrågan och gör det möjligt för företaget att etablera en starkare relation med sin vanliga arbetskraft än vad som annars skulle vara möjligt.

balansera belöning med RISK
När användarna blir mer medvetna om möjligheterna och begränsningarna av informationsteknik tenderar de att bli mer kritiska till den interna IT-funktionen. En ny studie visade att en majoritet av ledande befattningshavare betraktade sina företag det fungerar som kostnadsbördor snarare än som strategiska resurser. De uppfattade också interna IT-avdelningar som föråldrade, oflexibla, dyra, ohanterliga och saknade kundorientering.

det är inte förvånande då att IT outsourcing har upplevt en sådan tillväxt. Det finns dock inget avgörande bevis på att outsourcing alltid kommer att leda till mer fokuserade organisationer, högre flexibilitet, lägre kostnader och bemanningsnivåer och stordriftsfördelar eller till lösningen av alla problem med interna IT-avdelningar. Faktum är att outsourcing inte är för alla företag eller kunder.

med all medieuppmärksamhet fokuserad på de projicerade fördelarna med stora IT-outsourcingavtal uppstår flera frågor: är det outsourcing verkligen lika effektivt som förespråkare säger att det är? Vilka är riskerna, nackdelarna och dolda kostnader? Här är några svar.

Media hype och outsourcing fördelar. I Beyond the Information Systems Outsourcing Bandwagon drog författarna slutsatsen att chefer ofta rapporterade glödande framgångshistorier under smekmånadsperioden när outsourcingavtalet först undertecknades. På den tiden har kunden och leverantören höga outsourcingförväntningar. Beräknade besparingar gör ofta rubrikerna medan orimliga avgifter för ändringar av kontrakt inte offentliggörs eftersom få företag vill annonsera misstag.

det är inte lätt att lägga ut. Eftersom det genomsyrar en hel organisation är det inte som andra resurser som ett företag framgångsrikt outsourcat tidigare. IT-outsourcing kan inte jämföras med outsourcing av säkerhet, Logistik, juridiska tjänster, reklam eller upphandling av råvaror och komponenter.

vad företag säger

dimensionerna och de relaterade upplevda fördelarna med outsourcing har ökat dramatiskt. En undersökning av över 1 200 företag av Outsourcing Instituteen professionell förening som tillhandahåller information och produkter om outsourcing—avslöjar varför chefer gillar både långsiktiga och kortsiktiga outsourcingavtal. De fem bästa kortsiktiga proffsen inkluderar

1. lägre driftskostnader. Tillgång till externa leverantörer lägre kostnadsstruktur är en av de mest övertygande kortsiktiga fördelarna med outsourcing. I en nyligen genomförd undersökning av Outsourcing Institute rapporterade företag att de i genomsnitt såg en minskning av kostnaderna med 9% genom outsourcing.
2. fler kapitalfonder. Outsourcing minskar behovet av att investera kapital i icke-kärnverksamhetsfunktioner, vilket gör kapitalfonder mer tillgängliga för kärnområden. Outsourcing kan också förbättra företagens finansiella mätningar genom att eliminera behovet av att visa avkastning på eget kapital från kapitalinvesteringar i icke-kärnområden.
3. en kontant infusion. Outsourcing kan innebära överföring av tillgångar från kunden till leverantören. Utrustning, anläggningar, fordon och licenser som används i nuvarande verksamhet har alla ett värde och säljs i själva verket till leverantören från och med transaktionen, vilket resulterar i en kontant betalning till kunden.
4. tillgång till nya resurser. Företag kan outsourca eftersom de inte har tillgång till de resurser som krävs inom. Till exempel, om en organisation vill utöka sin verksamhet, särskilt till ett nytt Geografiskt område, är outsourcing ett lönsamt och viktigt alternativ till att bygga den nödvändiga kapaciteten från grunden.
5. bättre övergripande IT-hantering. Outsourcing är verkligen ett alternativ för att hantera en out-of-control IT-funktion. Outsourcing innebär dock inte abdikering av ledningsansvar, och det fungerar inte heller bra som en kneejerk-reaktion från företag i trubbel.

de fem främsta långsiktiga fördelarna är

1. förbättrat affärsfokus. Outsourcing låter företaget rikta bredare affärsproblem samtidigt som operativa detaljer lämnas till en extern expert. För många företag är den enskilt mest tvingande orsaken till outsourcing att lindra hanteringen av hur problem som suger av stora mängder ledningsresurser och uppmärksamhet.
2. tillgång till funktioner i världsklass. Genom sin specialisering tar outsourcingleverantörer omfattande globala resurser i världsklass för att möta sina kunders behov.
3. accelererade reengineering fördelar. Outsourcing är ofta en biprodukt av ett annat kraftfullt hanteringsverktygbusiness process reengineering. Det gör det möjligt för en organisation att omedelbart inse de förväntade fördelarna med reengineering genom att ha en extern organisation som redan är reengineered till världsklass standardstake över processen.
4. delade risker. Det finns enorma risker förknippade med de investeringar en organisation gör. När företag lägger ut blir de mer flexibla, mer dynamiska och bättre anpassade till förändrade möjligheter.
5. gratis resurser för andra ändamål. Varje organisation har gränser för de resurser som är tillgängliga för den. Outsourcing tillåter en organisation att omdirigera sina resurser från noncore-aktiviteter till aktiviteter som har större avkastning för att betjäna kunden.

informationsteknik utvecklas snabbt. Eftersom det utvecklas så snabbt är det mycket spekulativt att förutsäga mer än tre år. Därför är det riskabelt att underteckna långsiktiga it-outsourcingavtal.

Mercurial ekonomi. Även om prisprestandansförbättringar sker i alla branscher, förändras den underliggande ekonomin så fort som de gör i den. Till exempel kostar en stordator som kostar 1 miljon dollar 1965 mindre än 30 000 dollar idag och kommer förmodligen att kosta 20% till 30% mindre nästa år. Detta gör det svårt för beslutsfattare att utvärdera kostnaderna för outsourcing av bud.

kostnaden för att byta är hög. En shakeout har ägt rum bland IT-leverantörer, där fusioner och övertaganden blir vanliga. Det är troligt att färre leverantörer kommer att överleva i framtiden, vilket gör det svårare att handla till rätt pris.

förlust av kontroll. Kritiker av IT-outsourcing hävdar att ingen extern leverantör kan matcha responsen och servicenivåerna som erbjuds av en intern funktion, till stor del för att utomstående inte är föremål för samma ledningsriktning och kontroll som anställda. Dessutom finns det oro med externa leverantörer om konfidentialitet av data, strategiska applikationer och bestämmelser för katastrofåterställning.

dåligt för anställdas moral. Outsourcing resulterar ofta i uppsägningar eller överföring av befintliga anställda till IT-leverantören. En sådan förskjutning kan sätta moral i en svansspinn och få till och med begåvad personal att frukta för sin anställningstrygghet.

mindre flexibilitet. Outsourcingleverantören tillhandahåller nivån på IT-tjänster som anges i kontraktet med hjälp av den tekniska plattform som den anser lämplig. Om inte specifikt anges i kontraktet kan ett företag förlora flexibiliteten att flytta till nya datorplattformar.

Due-Diligence Checklist

användbara frågor för att hjälpa CPA att avgöra om en leverantör har rätt resurser och upplever att deras företag eller kunder behöver.

• Vad är säljarnas rykte? Finns det några konflikter eller problem? Kommer leverantörskulturen att passa med företagets eller kundernas?
• Vad är försäljarnas historia? Hur länge har det varit i affärer? Har det funnits några ovanliga toppar eller dalar? Har säljaren varit i några betydande / relevanta tvister eller tvister?
• är säljaren ekonomiskt säker? Vad är säljarnas marknadsandel? Finns det några pågående eller hotade påståenden som kan påverka säljarnas ekonomiska ställning? Har säljaren nyligen förvärvat eller avyttrat företag? Be om en kopia av den senaste bokslutet eller årsredovisningen.
• hur är leverantören organiserad? För industrin? Av kontraktets värde? Finns det en internationell outsourcingenhet eller finns det en webb av lokala enheter som arbetar tillsammans?
• hur hanterar leverantören resursfördelning? Var är säljarnas datacenter? Var finns säljarnas anställda? Har säljaren resurser i företagets eller kundens stad? Vad är omfattningen av dessa resurser?
• har leverantören erfarenhet av din nuvarande eller framtida teknikmiljö? Har leverantören möjlighet att tillhandahålla andra tjänster, till exempel reengineering? Be om exempel och referenser.
• har leverantören erfarenhet av att hantera organisationer i dina kunder eller företagets bransch? Be om exempel och referenser.
• vad är leverantörer erfarenhet övergår anställda? Hur många övergångar har säljaren gjort? I vilka länder/länder? Har säljaren någonsin stämts i samband med en övergång?
• vad har leverantörerna erfarenhet av att implementera nya system?
• samarbetar leverantören vanligtvis med en annan enhet för att tillhandahålla vissa tjänster? Om så är fallet, vem? Vad är förhållandet med partnern?
• be om referenser och kontaktnamn.

Anpassad Från It-Outsourcingtransaktioner, processer, strategier och kontrakt . John K. Halvey och Barbara Murphy Melby. John Wiley & söner, New York City, 1996.

hålls som gisslan. IT-proffs hävdar att outsourcing tillåter användaren att bli gisslan av vendorföretaget kan förlora teknisk personal och låsas in i leverantörens proprietära programvara och hårdvara. I ett långsiktigt kontrakt har kunden mer hävstångseffekt i förhandlingarna, men säljaren har mer hävstångseffekt efter att outsourcing pågår.

kostnadsbesparingar? Många chefer antar att outsourcingleverantörer i sig är mer effektiva på grund av skalfördelar. (Teorin om skalfördelar säger att stora företag kan uppnå lägre genomsnittliga kostnader än små företag på grund av massproduktion och arbetsspecialiseringseffektivitet.) På outsourcingarenan kan dock denna modell inte alltid gälla. Till exempel kan små företag ha lägre kostnader än stora företag genom att använda äldre teknik, erbjuda löner under marknaden och upprätthålla snäva kontroller och förfaranden.

bästa läsning

böcker

• utöver informationssystem Outsourcing tåget . Mary Lacity och Rudy Hirscheim. John Wiley & söner, New York City, 1995.
• informationssystem Outsourcing beslutsfattande: en ledande strategi. L. A. De Looff. Idea Group Publishing, Hershey, Pennsylvania, 1997.
• informationsteknik Outsourcing transaktioner, processer, strategier och kontrakt. John K. Halvey och Barbara Murphy Melby. John Wiley & söner, New York City, 1996.
• ledande trender inom informationstjänster. Deloitte & Touche LLP, New York City, 1996.
• Outsourcing för ImpactPartnering för excellens. Andersen Consulting, Chicago, 1996.

artiklar

• hur man hanterar en IT-Outsourcingallians. F. McFarlan och R. Nolan, Sloan Management Review . Vintern 1995.
• informationssystem Outsourcing. H. Rao, K. Nam och A. Chaudhury, kommunikation av ACM, juli 1996.

När leverantörer lämnar in bud som indikerar besparingar, bör CPA alltid överväga om de själva kan uppnå liknande resultat. Om säljaren inte i sig är effektivare kan företaget kanske minska sina egna IT-kostnader genom datacenterkonsolidering och resursoptimering.

underleverantörer. Företag som outsourcar ofta obehagligt förvånad över att finna att deras leverantörer arent arbetar på sina projektnågon annan är. Outsourcingleverantörer på jakt efter svåra att hitta tekniska färdigheter lägger ofta ut delar av sitt datorsystemarbete till små, okända företagalla utan kunskap om sina kunder. Dessa underleverantörer kan orsaka problem, inklusive virus som väckts av underleverantörer, dålig kommunikation, höga kostnader och service av låg kvalitet.

Välj klokt
Outsourcing stora IT-funktioner kommer att fortsätta att växa i snabb takt.Den fortsatta starka tillväxten av både djupet och bredden av IToutsourcing tyder på att denna förvaltningspraxis är mer än bara apassing modefluga och att under de rätta omständigheterna kan IT-outsourcing ge de fördelar som förespråkarna noterar. För företag som harframgångsrikt outsourcade olika IT-funktioner är frågan inte Bordevi outsourca? men, snarare, hur mycket ska vi lägga ut? men outsourcing av IT är inte ett universalmedel för alla IT-problem; i vissa situationer kan det skapa så många problem som det är avsett att lösa. Med tanke på de viktiga konsekvenserna av IT-outsourcing bör CPAs noggrant väga riskerna och fördelarna med denna förvaltningspraxis när de rådgör kunder och arbetar med IT-leverantörer.