EXECUTIVE SUMMARY

• CPAs IN DER ÖFFENTLICHEN PRAXIS UND IN DER Industrieschwere Anwender der Informationstechnologie (IT) selbstsind zunehmend an der Gestaltung, Steuerung und dem Betrieb ihrer Kunden und Unternehmen beteiligt Informationssysteme (IST). Daher müssen sie Kunden oder Unternehmen bei der Verwendung externer Anbieter zur Verwaltung und Unterstützung der IT beraten.
• IS- UND IT-OUTSOURCING-Anbieter können einzelne IT-Experten, Beratungsunternehmen, Mitarbeiterleasingunternehmen, Full-Service-Anbieter und CPA-Unternehmen sein.
• IT-OUTSOURCING bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich auf Kernkompetenzen zu konzentrieren, Zugang zu modernster Technologie zu erhalten und Flexibilität und Kosteneinsparungen zu erhöhen. KRITIKER DES OUTSOURCINGS argumentieren, dass es zu viel Kontrollverlust, weniger Flexibilität, fragwürdige Einsparungen und das Risiko schafft, als Geisel eines Lieferanten oder Subunternehmers gehalten zu werden.
• IT-OUTSOURCING IST KEIN Allheilmittel für alle IT-Probleme; In einigen Fällen kann es so viele Probleme verursachen, wie es lösen soll. CPAs sollten die zahlreichen Risiken und Vorteile sorgfältig abwägen, wenn sie Kunden beraten oder ein Outsourcing für ihr Unternehmen in Betracht ziehen.

YVONNE LEDERER ANTONUCCI, PhD, ist Assistenzprofessorin für Management an der Widener University, Chester, Pennsylvania. FRANK C. LORDI, CPA, ist außerordentlicher Professor für Rechnungswesen und Vorsitzender der Abteilung Rechnungswesen und Steuern der Widener University. JAMES J. TUCKER III, CPA, PhD, ist Associate Professor für Rechnungswesen an der Universität.

Da Unternehmen mehr auf Informationstechnologie (IT) angewiesen sind, um beispielsweise Geschäfte zu tätigen, auf große Marktforschungsdatenbanken zuzugreifen, um neue Kunden zu finden, und das Internet als Schaufenster zu nutzen, sind die Entwicklungs- und Wartungskosten explodiert. Es ist daher leicht zu verstehen, warum Unternehmen erwägen, IT-Assets, Leasingverträge und Mitarbeiter an Drittanbieter zu übertragen, die Einsparungen versprechen, ohne gegenüber der Konkurrenz an Boden zu verlieren.

In einem der größten US-amerikanischen Outsourcing-Unternehmen engagierte DuPont die Computer Science Corp. (CSC) und Andersen Consulting für 4 Milliarden US-Dollar über einen Zeitraum von 10 Jahren, um seine IT zu entwickeln und zu verwalten. Weitere wegweisende IT-Deals sind der 3-Milliarden-Dollar-Deal von Xerox mit EDS und der 3-Milliarden-Dollar-Deal von McDonnell Douglas mit ISSC. Dies ist jedoch nicht nur ein großer Unternehmenstrend. Kleinere Unternehmen nutzen auch die Vorteile von Outsourcing und vergeben häufig Teile ihrer IT an branchenspezifische Berater oder Facility-Management-Unternehmen. Zum Beispiel kurzfristige Vertragsspezialisten wie Users Inc., sorgen für die Kreditgenossenschaft Industrie. Kleinere Unternehmen lagern auch IT-Wartungsfunktionen wie Helpdesk- und Schulungsabteilungen aus. CPAs in der öffentlichen Praxis und in der Industrie, schwere IT-Anwender, sind zunehmend an der Gestaltung, Steuerung und dem Betrieb von Informationssystemen für ihre Kunden und Unternehmen beteiligt. Daher müssen sie auf diesen Outsourcing-Trends bleiben. Es ist jedoch wichtig, dass sie innehalten und über einige wichtige Fragen nachdenken, bevor sie ihren Unternehmen oder Kunden empfehlen, Drittanbieter einzustellen: Welche Probleme löst Outsourcing? Wird ein Verkäufer ihnen wirklich Geld sparen? Was sind die Risiken? Egal, ob Sie ein IT-Outsourcing-Experte sind oder einfach nur die Option für Ihren Kunden oder Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, Sie werden von diesem Blick auf die Vor- und Nachteile von IT-Outsourcing profitieren.

WAS IST OUTSOURCING EIGENTLICH? Heute wird IT-Outsourcing im Allgemeinen als Vertrag mit externen Anbietern definiert, um verschiedene IT-Funktionen wie Dateneingabe, Rechenzentrumsbetrieb, Anwendungswartung und -entwicklung, Notfallwiederherstellung und Netzwerkmanagement und -betrieb zu erledigen. Anbieter können einzelne IT-Profis, Beratungsunternehmen, Mitarbeiter-Leasing-Unternehmen, Full-Service-Provider und CPA-Firmen sein.

BENEFITS CHECK
Was sind die Vor- und Nachteile, wenn man außerhalb des Unternehmens schaut, um es zu managen und zu unterstützen? Outsourcing-Befürworter nennen mehrere Gründe für die Wahl externer Anbieter.

Zugriff auf modernste Technologie. Die Volatilität der Informationstechnologie kann IT-Fähigkeiten schnell obsolet machen. Software wird sehr schnell aktualisiert und ersetztdurch die Zeit, in der ein Unternehmen in seine Vollzeitmitarbeiter investiert und diese schult, ist die Technologie möglicherweise nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik. Outsourcing-Spezialisten müssen gut ausgebildet und auf dem neuesten Stand sein, um zu überleben.

Kosteneinsparungen und Qualität. Der harte Wettbewerb hat viele Unternehmen dazu veranlasst, ihre Mitarbeiter umzustrukturieren und zu verkleinern, um Geld zu sparen. Wie im Fall von General Electric tun auch florierende Unternehmen alles, um Personal und Kosten zu reduzieren. Anbieter können Geld sparen, weil sie die Nebenleistungen viel strenger kontrollieren und viel schlankere Overhead-Strukturen betreiben.

Flexibilität. Unternehmen müssen flexibel genug sein, um sich an ein sich ständig veränderndes Geschäftsumfeld anzupassen, sodass ihre IT-Funktionen schnell auf sich ändernde Anforderungen reagieren müssen. Anbieter können oft auf eine Vielzahl von Ressourcen, Fähigkeiten und Kapazitäten zurückgreifen, während interne IT-Mitarbeiter möglicherweise nur über begrenzte Fähigkeiten verfügen.

Arbeitsplatzsicherheit für reguläre Mitarbeiter. Unternehmen stellen oft ausgelagertes Personal ein, mit dem Verständnis, dass sie für eine begrenzte Zeit beschäftigt sein werden. So können sie leichter fallen oder Personen in die Belegschaft aufnehmen, ohne den Ruf des Unternehmens als stabiler Arbeitgeber zu gefährden. Noch wichtiger ist, dass der Einsatz von ausgelagerten Arbeitskräften die regulären Mitarbeiter vor Nachfrageschwankungen schützt und es dem Unternehmen ermöglicht, eine stärkere Beziehung zu seinen regulären Mitarbeitern aufzubauen, als dies sonst möglich wäre.

AUSGLEICH VON BELOHNUNG UND RISIKO
Da sich die Benutzer der Möglichkeiten und Grenzen der Informationstechnologie bewusster werden, neigen sie dazu, die interne IT-Funktion kritischer zu sehen. Eine kürzlich durchgeführte Studie ergab, dass die Mehrheit der Führungskräfte die IT-Funktionen ihres Unternehmens eher als Kostenbelastung als als strategische Ressource betrachtete. Zudem empfanden sie interne IT-Abteilungen als veraltet, unflexibel, teuer, unüberschaubar und kundenorientiert.

Es ist daher nicht verwunderlich, dass das IT-Outsourcing ein solches Wachstum erlebt hat. Dennoch gibt es keinen schlüssigen Beweis dafür, dass Outsourcing immer zu fokussierteren Organisationen, höherer Flexibilität, niedrigeren Kosten und Personalbeständen und Skaleneffekten oder zur Lösung aller Probleme mit internen IT-Abteilungen führen wird. Tatsächlich ist Outsourcing nicht für jedes Unternehmen oder jeden Kunden geeignet.

Bei all der Aufmerksamkeit der Medien, die sich auf die prognostizierten Vorteile großer IT-Outsourcing-Deals konzentriert, tauchen mehrere Fragen auf: Ist IT-Outsourcing wirklich so effektiv, wie Befürworter sagen? Was sind die Risiken, Nachteile und versteckten Kosten? Hier sind einige Antworten.

Medienrummel und Outsourcing-Vorteile. In Beyond the Information Systems Outsourcing Bandwagon kamen die Autoren zu dem Schluss, dass Manager während der Flitterwochen, als der Outsourcing-Vertrag zum ersten Mal unterzeichnet wurde, häufig leuchtende Erfolgsgeschichten berichteten. Zu diesem Zeitpunkt haben Kunde und Anbieter hohe Outsourcing-Erwartungen. Geplante Einsparungen machen oft Schlagzeilen, während exorbitante Gebühren für Vertragsänderungen nicht veröffentlicht werden, weil nur wenige Unternehmen Fehler bewerben möchten.

ES ist nicht leicht auszulagern. Weil es eine ganze Organisation durchdringt, ist es nicht wie andere Ressourcen, die ein Unternehmen in der Vergangenheit erfolgreich ausgelagert hat. IT-Outsourcing ist nicht mit dem Outsourcing von Sicherheit, Logistik, Rechtsdienstleistungen, Werbung oder der Beschaffung von Rohstoffen und Komponenten zu vergleichen.

Was Unternehmen sagen

Die Dimensionen und die damit verbundenen wahrgenommenen Vorteile von Outsourcing sind dramatisch gewachsen. Eine Umfrage des Outsourcing Institutea Professional Association unter über 1.200 Unternehmen, die Informationen und Produkte zum Thema Outsourcing bereitstellt, zeigt, warum Manager sowohl langfristige als auch kurzfristige Outsourcing—Verträge mögen. Zu den fünf wichtigsten kurzfristigen Vorteilen zählen

1. Niedrigere Betriebskosten. Der Zugang zu den externen Anbietern niedrigere Kostenstruktur ist einer der überzeugendsten kurzfristigen Vorteile von Outsourcing. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage des Outsourcing Institute gaben Unternehmen an, dass sie im Durchschnitt eine Kostensenkung von 9% durch Outsourcing verzeichneten.
2. Mehr Kapitalfonds. Outsourcing reduziert die Notwendigkeit, Kapital in nicht Kerngeschäftsfunktionen zu investieren, wodurch Kapitalmittel für Kernbereiche besser verfügbar werden. Outsourcing kann auch die finanziellen Messungen des Unternehmens verbessern, indem die Notwendigkeit entfällt, die Eigenkapitalrendite aus Kapitalinvestitionen in nicht zum Kerngeschäft gehörenden Bereichen anzuzeigen.
3. Eine Geldinfusion. Outsourcing kann die Übertragung von Vermögenswerten vom Kunden auf den Anbieter beinhalten. Ausrüstung, Einrichtungen, Fahrzeuge und Lizenzen, die im laufenden Betrieb verwendet werden, haben alle einen Wert und werden zum Zeitpunkt der Transaktion an den Anbieter verkauft, was zu einer Barzahlung an den Kunden führt.
4. Zugriff auf neue Ressourcen. Unternehmen können auslagern, weil sie keinen Zugriff auf die erforderlichen Ressourcen haben. Wenn ein Unternehmen beispielsweise seine Geschäftstätigkeit insbesondere in ein neues geografisches Gebiet ausdehnen möchte, ist Outsourcing eine praktikable und wichtige Alternative zum Aufbau der erforderlichen Fähigkeiten von Grund auf.
5. Insgesamt besseres IT-Management. Outsourcing ist sicherlich eine Option, um eine außer Kontrolle geratene IT-Funktion zu verwalten. Outsourcing bedeutet jedoch weder Verzicht auf Managementverantwortung, noch funktioniert es gut als Reaktion von Unternehmen in Schwierigkeiten.

Die fünf wichtigsten langfristigen Vorteile sind

1. Verbesserter Geschäftsfokus. Outsourcing ermöglicht es dem Unternehmen, breitere geschäftliche Probleme anzugehen und operative Details einem externen Experten zu überlassen. Für viele Unternehmen ist der zwingendste Grund für das Outsourcing, das Management von den technischen Problemen zu entlasten, die große Mengen an Ressourcen und Aufmerksamkeit des Managements abziehen.
2. Zugriff auf erstklassige Funktionen. Aufgrund ihrer Spezialisierung bringen Outsourcing-Anbieter umfangreiche weltweite Ressourcen von Weltklasse mit, um die Bedürfnisse ihrer Kunden zu erfüllen.
3. Vorteile des beschleunigten Reengineering. Outsourcing ist oft ein Nebenprodukt eines anderen leistungsstarken Management-toolbusiness Process Reengineering. Es ermöglicht einer Organisation, die erwarteten Vorteile des Reengineerings sofort zu realisieren, indem eine externe Organisation, die bereits auf Weltklasse-Standards umgestellt wurde, den Prozess übernimmt.
4. Geteilte Risiken. Mit den Investitionen einer Organisation sind enorme Risiken verbunden. Wenn Unternehmen auslagern, werden sie flexibler, dynamischer und können sich besser an sich ändernde Chancen anpassen.
5. Freie Ressourcen für andere Zwecke. Jede Organisation hat Grenzen für die ihr zur Verfügung stehenden Ressourcen. Outsourcing ermöglicht es einer Organisation, ihre Ressourcen von Nicht-Kernaktivitäten auf Aktivitäten umzuleiten, die eine größere Rendite für den Kunden haben.

Die Informationstechnologie entwickelt sich rasant weiter. Weil es sich so schnell entwickelt, ist die Vorhersage über drei Jahre hinaus höchst spekulativ. Daher ist die Unterzeichnung langfristiger IT-Outsourcing-Verträge riskant. In: Mercurial economics. Obwohl sich die Preisleistung in jeder Branche verbessert, ändern sich die zugrunde liegenden Volkswirtschaften in wenigen Fällen so schnell wie in der IT. Zum Beispiel kostet ein Mainframe, der 1965 1 Million US-Dollar kostete, heute weniger als 30.000 US-Dollar und wird nächstes Jahr wahrscheinlich 20 bis 30% weniger kosten. Dies macht es für Entscheidungsträger schwierig, die Kosten von Outsourcing-Angeboten zu bewerten.

Die Kosten für den Wechsel sind hoch. Unter den IT-Anbietern hat ein Shakeout stattgefunden, wobei Fusionen und Übernahmen an der Tagesordnung sind. Es ist wahrscheinlich, dass in Zukunft weniger Lieferanten überleben werden, was es schwieriger macht, den richtigen Preis zu finden.

Verlust der Kontrolle. Kritiker des IT-Outsourcings argumentieren, dass kein externer Anbieter mit der Reaktionsfähigkeit und dem Serviceniveau einer internen Funktion mithalten kann, vor allem, weil der Außenstehende nicht der gleichen Managementrichtung und -kontrolle unterliegt wie die Mitarbeiter. Darüber hinaus bestehen bei externen Anbietern Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit von Daten, strategischen Anwendungen und Bestimmungen für die Notfallwiederherstellung.

Schlecht für die Moral der Mitarbeiter. Outsourcing führt häufig zu Entlassungen oder zur Übertragung bestehender Mitarbeiter an den IT-Anbieter. Eine solche Verlagerung kann die Moral ins Trudeln bringen und selbst talentierte Mitarbeiter um ihre Beschäftigungssicherheit fürchten lassen.

Weniger Flexibilität. Der Outsourcing-Anbieter erbringt die im Vertrag festgelegten IT-Dienstleistungen auf der von ihm für angemessen erachteten technologischen Plattform. Sofern nicht ausdrücklich im Vertrag festgelegt, kann ein Unternehmen die Flexibilität verlieren, auf neue Computerplattformen umzusteigen.

Due-Diligence-Checkliste

Nützliche Fragen, mit denen CPAs feststellen können, ob ein Anbieter über die richtigen Ressourcen und Erfahrungen verfügt, die sein Unternehmen oder seine Kunden benötigen.

• Was ist der Ruf des Anbieters? Gibt es Konflikte oder Probleme? Passt die Kultur des Anbieters zu den Unternehmen oder Kunden?
• Was ist die Lieferantengeschichte? Wie lange ist es schon im Geschäft? Gab es ungewöhnliche Gipfel oder Täler? Hat sich der Verkäufer in wesentlichen / relevanten Streitigkeiten oder Rechtsstreitigkeiten befunden?
• Ist der Verkäufer finanziell abgesichert? Was ist der Marktanteil des Anbieters? Gibt es anhängige oder drohende Ansprüche, die die finanzielle Leistungsfähigkeit des Anbieters beeinträchtigen könnten? Hat der Verkäufer kürzlich Unternehmen erworben oder veräußert? Fordern Sie eine Kopie des letzten Jahresabschlusses oder Geschäftsberichts an.
• Wie ist der Anbieter organisiert? Nach Branche? Nach Vertragswert? Gibt es eine internationale Outsourcing-Einheit oder gibt es ein Netz lokaler Einheiten, die zusammenarbeiten?
• Wie geht der Anbieter mit der Ressourcenverteilung um? Wo befinden sich die Rechenzentren der Anbieter? Wo befinden sich die Mitarbeiter des Anbieters? Verfügt der Anbieter über Ressourcen in der Stadt des Unternehmens oder des Kunden? Wie groß sind diese Ressourcen?
• Hat der Anbieter Erfahrung mit Ihrer aktuellen oder zukünftigen Technologieumgebung? Verfügt der Anbieter über die Fähigkeiten, andere Dienste wie Reengineering bereitzustellen? Fragen Sie nach Beispielen und Referenzen.
• Hat der Anbieter Erfahrung im Umgang mit Organisationen in Ihrer Kunden- oder Unternehmensbranche? Fragen Sie nach Beispielen und Referenzen.
• Was ist die beste Erfahrung Transitioning Mitarbeiter? Wie viele Übergänge hat der Anbieter vorgenommen? In welchen Staaten /Ländern? Wurde der Verkäufer jemals im Zusammenhang mit einem Übergang verklagt?
• Welche Erfahrungen haben die Anbieter mit der Implementierung neuer Systeme gemacht?
• Arbeitet der Anbieter normalerweise mit einem anderen Unternehmen zusammen, um bestimmte Dienste bereitzustellen? Wenn ja, wer? Wie ist die Beziehung zum Partner?
• Fragen Sie nach Referenzen und Kontaktnamen.

Angepasst an Informationstechnologie-Outsourcing-Transaktionen, -Prozesse, -strategien und -verträge . John K. Halvey und Barbara Murphy Melby. John Wiley & Söhne, New York City, 1996.

Als Geisel genommen. IT-Experten argumentieren, dass Outsourcing dem Benutzer erlaubt, eine Geisel des Verkäufers zu werdendas Unternehmen kann technisches Personal verlieren und in die proprietäre Software und Hardware des Anbieters gesperrt werden. In einem langfristigen Vertrag hat der Kunde mehr Einfluss in Verhandlungen, aber der Verkäufer hat mehr Einfluss, nachdem das Outsourcing begonnen hat.

Kosteneinsparungen? Viele Manager gehen davon aus, dass Outsourcing-Anbieter aufgrund von Skaleneffekten von Natur aus effizienter sind. (Die Economies-of-Scale-Theorie besagt, dass große Unternehmen aufgrund der Effizienz von Massenproduktion und Arbeitsspezialisierung niedrigere Durchschnittskosten erzielen können als kleine Unternehmen.) Im Outsourcing-Bereich gilt dieses Modell jedoch möglicherweise nicht immer. Zum Beispiel können kleine Unternehmen niedrigere Kosten als große Unternehmen haben, indem sie ältere Technologien einsetzen, unter dem Markt liegende Löhne anbieten und strenge Kontrollen und Verfahren aufrechterhalten.

Beste Lektüre

Bücher

• Über den Outsourcing-Zug der Informationssysteme hinaus . Mary Lacity und Rudy Hirscheim. John Wiley & Söhne, New York City, 1995.
• Informationssysteme Outsourcing Entscheidungsfindung: Ein Management-Ansatz. L. A. de Looff. Idea Group Publishing, Hershey, Pennsylvania, 1997.
• IT-Outsourcing-Transaktionen, Prozesse, Strategien und Verträge. John K. Halvey und Barbara Murphy Melby. John Wiley & Söhne, New York City, 1996.
• Führende Trends bei Informationsdiensten. Deloitte & Touche LLP, New York City, 1996.
• Outsourcing für ImpactPartnering für Exzellenz. Andersen Consulting, Chicago, 1996.

Artikel

• Wie man eine IT-Outsourcing-Allianz verwaltet. F. McFarlan und R. Nolan, Sloan Management Review . Winter 1995.
• Outsourcing von Informationssystemen. H. Rao, K. Nam und A. Chaudhury, Mitteilungen der ACM, Juli 1996.

Wenn Anbieter Angebote abgeben, die Einsparungen anzeigen, sollten CPAs immer überlegen, ob sie selbst ähnliche Ergebnisse erzielen können. Wenn der Anbieter nicht von Natur aus effizienter ist, kann das Unternehmen möglicherweise seine eigenen IT-Kosten durch Rechenzentrumskonsolidierung und Ressourcenoptimierung senken.

Subunternehmer. Unternehmen, die outsourcen, sind oft unangenehm überrascht, dass ihre Anbieter nicht an ihren Projekten arbeiten. Outsourcing-Anbieter auf der Suche nach schwer zu findenden technischen Fähigkeiten vergeben häufig Teile ihrer Computersystemarbeit an kleine, unbekannte Unternehmen, alles ohne das Wissen ihrer Kunden. Diese Unteraufträge können Probleme verursachen, einschließlich Viren, die von Unterauftragnehmern eingebracht werden, schlechte Kommunikation, hohe Kosten und schlechter Service.

WÄHLEN SIE MIT BEDACHT
Das Outsourcing wichtiger IT-Funktionen wird weiterhin rasant wachsen.Das anhaltend starke Wachstum sowohl der Tiefe als auch der Breite von IToutsourcing legt nahe, dass diese Managementpraxis mehr als nur eine Modeerscheinung ist und dass IT-Outsourcing unter den richtigen Umständen die von seinen Befürwortern festgestellten Vorteile bieten kann. Für Unternehmen, die erfolgreich verschiedene IT-Funktionen ausgelagert haben, ist die Frage nicht Shouldwe auslagern? aber wie viel sollten wir auslagern? IT-Outsourcing ist jedoch kein Allheilmittel für alle IT-Probleme; In einigen Situationen kann es so viele Probleme verursachen, wie es lösen soll. Angesichts der wichtigen Auswirkungen von IT-Outsourcing sollten CPAs die Risiken und Vorteile dieser Managementpraxis sorgfältig abwägen, wenn sie Kunden beraten und mit IT-Anbietern zusammenarbeiten.