streszczenie

• CPAs w praktyce publicznej i Przemysłowejciężcy użytkownicy technologii informatycznych (IT) są coraz bardziej zaangażowani w projektowanie, kontrolę i działanie swoich klientów i firm systemów informatycznych (IS). Dlatego muszą doradzać klientom lub firmom w korzystaniu z zewnętrznych dostawców do zarządzania nimi i ich wspierania.
• jest i dostawcami Outsourcingu IT mogą być indywidualni informatycy, firmy konsultingowe, Firmy leasingowe dla pracowników, dostawcy full-service oraz firmy CPA.
• OUTSOURCING IT zapewnia firmom możliwość skupienia się na kluczowych kompetencjach, dostęp do najnowocześniejszych technologii oraz zwiększenie elastyczności i oszczędności.
• krytycy Outsourcingu IT twierdzą, że powoduje to zbyt dużą utratę kontroli, mniejszą elastyczność, wątpliwe oszczędności i ryzyko bycia zakładnikiem jednego dostawcy lub podwykonawcy.
• OUTSOURCING IT nie jest panaceum na wszystkie problemy IT; w niektórych przypadkach może stworzyć tyle problemów, ile zamierza rozwiązać. CPAs powinien dokładnie rozważyć liczne ryzyko i korzyści podczas doradzania klientom lub rozważania outsourcingu dla ich firm.

Yvonne LEDERER ANTONUCCI, PhD, is a assistant professor of management at Widener University, Chester, Pennsylvania.
FRANK C. LORDI, CPA, jest profesorem nadzwyczajnym rachunkowości i przewodniczącym Wydziału rachunkowości i podatków Uniwersytetu Widener.
JAMES J. TUCKER III, CPA, PhD, jest profesorem nadzwyczajnym rachunkowości na Uniwersytecie.

ponieważ firmy polegają bardziej na technologii informatycznej (IT) do prowadzenia działalności na przykład, dostęp do dużych baz danych badań rynkowych w celu znalezienia nowych klientów i korzystanie z Internetu jako sklepu koszty rozwoju i utrzymania eksplodowały. Łatwo zrozumieć, dlaczego firmy rozważają przeniesienie aktywów IT, leasingu i personelu do dostawców zewnętrznych, którzy obiecują oszczędności bez utraty gruntu na tle konkurencji.

w jednym z największych amerykańskich przedsięwzięć outsourcingowych firma DuPont zatrudniła Computer Science Corp. (CSC) i Andersen Consulting za 4 miliardy dolarów w ciągu 10 lat na rozwój i zarządzanie IT. Inne przełomowe transakcje IT to xeroxs $ 3 mld umowy z EDS i McDonnell Douglas $3 mld umowy z ISSC. Ale to nie jest po prostu duży trend firmy. Mniejsze firmy również korzystają z korzyści outsourcingu, często zlecając część swoich IT konsultantom branżowym lub firmom zarządzającym obiektami. Na przykład, krótkoterminowych specjalistów kontraktowych, takich jak Users Inc., catering dla przemysłu Unii kredytowych. Mniejsze firmy zlecają również funkcje utrzymania IT, takie jak dział help desk i dział szkoleń.

CPAs w praktyce publicznej i przemyśle, ciężcy użytkownicy IT, są coraz bardziej zaangażowani w projektowanie, kontrolę i obsługę systemów informatycznych dla swoich klientów i firm. Dlatego muszą być na bieżąco z tymi trendami outsourcingowymi. Jednak ważne jest, aby zatrzymać się i zastanowić się nad kilkoma ważnymi pytaniami, zanim zalecą, aby ich firmy lub klienci zatrudniali dostawców zewnętrznych: jakie problemy rozwiąże outsourcing? Czy sprzedawca naprawdę zaoszczędzi im pieniądze? Jakie jest ryzyko?

niezależnie od tego, czy jesteś ekspertem w zakresie outsourcingu IT, czy po prostu rozważasz opcję dla swojego klienta lub firmy, skorzystasz z tego spojrzenia na plusy i minusy Outsourcingu IT.

czym tak naprawdę jest OUTSOURCING?
obecnie outsourcing IT jest zazwyczaj definiowany jako kontraktowanie z outsidevendors do wykonywania różnych funkcji IT, takich jak wprowadzanie danych, operacje na centrach danych, utrzymanie i rozwój aplikacji, Odzyskiwanie po awarii oraz zarządzanie i operacje sieciowe. Dostawcami mogą być indywidualni ITprofessionals, firmy konsultingowe, firmy leasingu pracowniczego,full-service providers i firmy CPA.

korzyści sprawdź
jakie są zalety i wady wychodzenia poza firmę, aby nią zarządzać i wspierać? Zwolennicy outsourcingu przytaczają kilka powodów wyboru zewnętrznych dostawców.

dostęp do najnowocześniejszych technologii. Zmienność technologii informacyjnej może szybko sprawić, że umiejętności informatyczne staną się przestarzałe. Oprogramowanie jest aktualizowane i wymieniane bardzo szybko, gdy jednostka inwestuje i szkoli swoich pracowników w pełnym wymiarze godzin, technologia może nie być już najnowocześniejsza. Specjaliści outsourcingu muszą być dobrze wyszkoleni i na bieżąco, aby przetrwać.

oszczędność kosztów i jakość. Ostra konkurencja doprowadziła wiele firm do restrukturyzacji i redukcji personelu w celu zaoszczędzenia pieniędzy. Podobnie jak w przypadku General Electric, nawet dobrze prosperujące firmy robią wszystko, co możliwe, aby zmniejszyć liczbę pracowników i koszty. Dostawcy mogą zaoszczędzić pieniądze, ponieważ

• mają znacznie ściślejszą kontrolę nad dodatkowymi korzyściami i prowadzą znacznie szczuplejsze struktury napowietrzne.
• agresywnie wykorzystuj tanie zasoby siły roboczej, a przy pomocy nowoczesnej telekomunikacji może przenosić centra danych na obszary o niskich kosztach.
• Zastosuj światowej klasy standardy do obecnych pracowników IT firmy, z których wszyscy muszą przekwalifikować się do powołania w czasie outsourcingu.
• może zatrudnić bardziej efektywnych masowych zakupów i leasingu dla całego sprzętu i oprogramowania.
• mają lepszą kontrolę nad licencjami na oprogramowanie, ponieważ często są bardziej poinformowanymi negocjatorami.
• musi dotrzymać terminów z powodu presji umownej.

elastyczność. Firmy muszą być wystarczająco elastyczne, aby dostosować się do środowiska biznesowego w ciągłej zmienności, więc ich funkcje IT muszą szybko reagować na zmieniające się wymagania. Dostawcy często mogą korzystać z szerokiego zakresu zasobów, umiejętności i zdolności, podczas gdy wewnętrzny personel IT może mieć ograniczone możliwości.

bezpieczeństwo pracy dla stałych pracowników. Firmy często zatrudniają pracowników zewnętrznych ze zrozumieniem, że będą zatrudnieni przez ograniczony czas. W ten sposób mogą łatwiej upuścić lub dodać ludzi do siły roboczej bez narażania reputacji firmy jako stabilnego pracodawcy. Co ważniejsze, korzystanie z outsourcingu pracowników buforuje stałych pracowników przed wahaniami popytu i umożliwia firmie nawiązanie silniejszych relacji ze swoimi stałymi pracownikami, niż byłoby to możliwe w innym przypadku.

równoważenie nagrody z ryzykiem
w miarę jak użytkownicy stają się bardziej świadomi możliwości i ograniczeń technologii informatycznych, stają się bardziej krytyczni wobec wewnętrznej funkcji IT. Niedawne badanie wykazało, że większość menedżerów wyższego szczebla postrzegała swoje firmy jako obciążenia kosztowe, a nie jako zasoby strategiczne. Postrzegali również wewnętrzne działy IT jako przestarzałe, nieelastyczne, drogie, nie do zarządzania i pozbawione orientacji na klienta.

nic więc dziwnego, że outsourcing IT doświadczył takiego wzrostu. Nie ma jednak jednoznacznego dowodu, że outsourcing zawsze doprowadzi do bardziej ukierunkowanych organizacji, większej elastyczności, niższych kosztów i poziomów zatrudnienia oraz korzyści skali lub do rozwiązania wszystkich problemów z wewnętrznymi działami IT. W rzeczywistości outsourcing nie jest dla każdej firmy lub klienta.

w związku z tym, że wszystkie media skupiają się na prognozowanych korzyściach płynących z dużych transakcji Outsourcingu IT, pojawia się kilka pytań: czy outsourcing IT jest naprawdę tak skuteczny, jak twierdzą zwolennicy? Jakie są zagrożenia, wady i ukryte koszty? Oto kilka odpowiedzi.

W „Beyond the Information Systems Outsourcing Bandwagon” autorzy doszli do wniosku, że menedżerowie często zgłaszali wspaniałe historie sukcesu w okresie miodowym, kiedy po raz pierwszy podpisano umowę outsourcingową. W tym momencie klient i sprzedawca mają wysokie oczekiwania outsourcingowe. Przewidywane oszczędności często pojawiają się na pierwszych stronach gazet, podczas gdy wygórowane opłaty za zmiany umów nie są podawane do wiadomości publicznej, ponieważ niewiele firm chce reklamować błędy.

to nie jest łatwe. Ponieważ przenika całą organizację, nie jest tak jak inne zasoby, które firma z powodzeniem zleciła w przeszłości. Outsourcing IT nie może być porównywany z outsourcingiem bezpieczeństwa, logistyki, usług prawnych, reklamy czy zamówień na surowce i Komponenty.

co mówią firmy

wymiary i związane z nimi postrzegane korzyści z outsourcingu dramatycznie wzrosły. Badanie ponad 1200 firm przeprowadzone przez Stowarzyszenie Zawodowe Outsourcing Institutea, które dostarcza informacji i produktów na temat outsourcingu-pokazuje, dlaczego menedżerowie lubią zarówno długoterminowe, jak i krótkoterminowe umowy outsourcingowe. Pięć najlepszych krótkoterminowych plusów to

1. niższe koszty operacyjne. Dostęp do zewnętrznych dostawców niższa struktura kosztów jest jedną z najbardziej atrakcyjnych krótkoterminowych korzyści outsourcingu. W niedawnym badaniu Outsourcing Institute firmy poinformowały, że średnio odnotowały 9% redukcję kosztów poprzez outsourcing.
2. więcej funduszy kapitałowych. Outsourcing zmniejsza potrzebę inwestowania kapitału w inne funkcje biznesowe, dzięki czemu fundusze kapitałowe są bardziej dostępne dla kluczowych obszarów. Outsourcing może również poprawić wyniki finansowe przedsiębiorstw, eliminując potrzebę wykazywania zwrotu z kapitału własnego z inwestycji kapitałowych w obszarach innych niż inwestycje.
3. zastrzyk gotówki. Outsourcing może obejmować przeniesienie aktywów z Klienta na dostawcę. Sprzęt, Urządzenia, pojazdy i licencje używane w bieżącej działalności mają wartość i są w rzeczywistości sprzedawane dostawcy w momencie transakcji, co skutkuje zapłatą gotówkową na rzecz Klienta.
4. dostęp do nowych zasobów. Firmy mogą zlecać outsourcing, ponieważ nie mają dostępu do wymaganych zasobów w ramach. Na przykład, jeśli organizacja chciałaby rozszerzyć swoją działalność, zwłaszcza na nowy obszar geograficzny, outsourcing jest realną i ważną alternatywą dla budowania potrzebnych możliwości od podstaw.
5. lepsze ogólne zarządzanie IT. Outsourcing jest z pewnością jedną z opcji zarządzania poza kontrolą funkcji IT. Outsourcing nie oznacza jednak rezygnacji z odpowiedzialności za zarządzanie, nie sprawdza się również jako reakcja kneejerk firm znajdujących się w tarapatach.

pięć najlepszych długoterminowych korzyści to

1. lepsza koncentracja na biznesie. Outsourcing pozwala firmie kierować szersze problemy biznesowe, pozostawiając szczegóły operacyjne zewnętrznemu ekspertowi. Dla wielu firm, jednym z najbardziej przekonujących powodów outsourcingu jest odciążenie zarządzania w jaki sposób problemy, które wysysają ogromne ilości zasobów zarządzania i uwagi.
2. dostęp do światowej klasy możliwości. Ze względu na charakter swojej specjalizacji, dostawcy outsourcingu przynoszą rozległe, światowej klasy zasoby, aby zaspokoić potrzeby swoich klientów.
3. przyspieszone korzyści reengineering. Outsourcing jest często produktem ubocznym innego potężnego narzędzia zarządzaniabusiness Process reengineering. To pozwala organizacji, aby natychmiast zrealizować oczekiwane korzyści z reengineering o zewnętrznej organizacji, która jest już reengineered do światowej klasy standardstake nad procesem.
4. wspólne ryzyko. Istnieje ogromne ryzyko związane z inwestycjami organizacji. Firmy outsourcingowe stają się bardziej elastyczne, bardziej dynamiczne i lepiej dostosowują się do zmieniających się możliwości.
5. darmowe zasoby do innych celów. Każda organizacja ma ograniczenia dotyczące dostępnych jej zasobów. Outsourcing pozwala organizacji przekierować swoje zasoby z działalności noncore do działań, które mają większy zwrot w obsłudze klienta.

technologie informatyczne szybko się rozwijają. Ponieważ ewoluuje tak szybko, przewidywanie ponad trzy lata jest wysoce spekulacyjne. Dlatego też podpisywanie długoterminowych kontraktów na outsourcing IT jest ryzykowne.

Ekonomia Merkurialna. Chociaż poprawa wydajności cenowej występuje w każdej branży, w niewielu przypadkach Ekonomia bazowa zmienia się tak szybko, jak w niej. Na przykład mainframe, który kosztował 1 milion dolarów w 1965 roku, kosztuje dziś mniej niż 30 000 dolarów i prawdopodobnie będzie kosztował od 20% do 30% mniej w przyszłym roku. Utrudnia to decydentom ocenę kosztów ofert outsourcingowych.

koszt zamiany jest wysoki. Wśród dostawców IT doszło do wstrząsu, a Fuzje i przejęcia stały się powszechne. Jest prawdopodobne, że mniej dostawców przetrwa w przyszłości, co utrudnia zakupy za odpowiednią cenę.

utrata kontroli. Krytycy Outsourcingu IT twierdzą, że żaden zewnętrzny dostawca nie może dorównać responsywności i poziomom usług oferowanym przez funkcję wewnętrzną, głównie dlatego, że osoba z zewnątrz nie podlega temu samemu kierunkowi zarządzania i kontroli co pracownicy. Ponadto istnieją obawy związane z zewnętrznymi dostawcami dotyczące poufności danych, strategicznych aplikacji i przepisów dotyczących odzyskiwania po awarii.

złe dla morale pracowników. Outsourcing często skutkuje zwolnieniami lub przeniesieniem dotychczasowych pracowników do dostawcy IT. Takie przesunięcie może spowodować, że morale spadnie na dalszy plan i nawet utalentowany personel zacznie obawiać się o bezpieczeństwo swojego zatrudnienia.

mniejsza elastyczność. Dostawca outsourcingu zapewnia poziom usług IT określony w umowie, korzystając z platformy technologicznej, którą uzna za stosowną. O ile nie zostało to wyraźnie określone w Umowie, FIRMA może stracić elastyczność przechodzenia na nowe platformy obliczeniowe.

Due-Diligence Checklist

przydatne pytania, które pomogą CPAs określić, czy sprzedawca ma odpowiednie zasoby i doświadczenie, których potrzebują ich firmy lub klienci.

• jaka jest reputacja sprzedawców? Czy są jakieś konflikty lub problemy? Czy kultura sprzedawców pasuje do firmy lub klientów?
• jaka jest historia sprzedawców? Jak długo to działa? Czy były jakieś niezwykłe szczyty lub doliny? Czy sprzedawca był w żadnych istotnych / istotnych sporów lub sporów sądowych?
• czy sprzedawca jest bezpieczny finansowo? Jaki jest udział w rynku dostawców? Czy są jakieś oczekujące lub zagrożone roszczenia, które mogą mieć wpływ na sytuację finansową dostawców? Czy sprzedawca nabył lub zbył ostatnio podmioty? Poproś o kopię najnowszego sprawozdania finansowego lub raportu rocznego.
• Jak jest zorganizowany sprzedawca? Według branży? Według wartości zamówienia? Czy istnieje jeden międzynarodowy podmiot outsourcingowy, czy istnieje sieć lokalnych podmiotów, które współpracują ze sobą?
• jak sprzedawca radzi sobie z dystrybucją zasobów? Gdzie są centra danych dostawców? Gdzie znajdują się pracownicy dostawców? Czy sprzedawca ma zasoby w mieście firmy lub klientów? Jaki jest zakres tych zasobów?
• czy sprzedawca ma doświadczenie z Twoim obecnym lub przyszłym środowiskiem technologicznym? Czy sprzedawca ma możliwości świadczenia innych usług, takich jak reengineering? Poproś o przykłady i referencje.
• czy sprzedawca ma doświadczenie w kontaktach z organizacjami w Twojej branży? Poproś o przykłady i referencje.
• jakie jest doświadczenie sprzedawców? Ile przejść dokonał sprzedawca? W jakich stanach / krajach? Czy sprzedawca został kiedykolwiek pozwany w związku z przejściem?
• jakie są doświadczenia dostawców przy wdrażaniu nowych systemów?
• czy sprzedawca zazwyczaj współpracuje z innym podmiotem w celu świadczenia określonych usług? Jeśli tak, to kto? Jaki jest związek z partnerem?
• zapytaj o referencje i nazwy kontaktów.

John K. Halvey i Barbara Murphy Melby. John Wiley & Sons, New York City, 1996.

przetrzymywany jako zakładnik. Specjaliści IT twierdzą, że outsourcing pozwala użytkownikowi stać się zakładnikiem sprzedawcyfirma może stracić personel techniczny i zostać zablokowana w oprogramowaniu i sprzęcie własnościowym dostawców. W przypadku długoterminowej umowy Klient ma większą dźwignię w negocjacjach, ale dostawca ma większą dźwignię po zakończeniu outsourcingu.

oszczędność kosztów? Wielu menedżerów zakłada, że dostawcy outsourcingu są z natury bardziej wydajni dzięki efektom skali. (Teoria ekonomii skali mówi, że duże firmy mogą osiągnąć niższe średnie koszty niż małe firmy dzięki wydajności masowej produkcji i specjalizacji pracy.) Jednak w obszarze outsourcingu model ten nie zawsze może mieć zastosowanie. Na przykład małe przedsiębiorstwa mogą ponosić niższe koszty niż duże przedsiębiorstwa poprzez stosowanie starszych technologii, oferowanie płac poniżej poziomu rynkowego oraz utrzymywanie ścisłych kontroli i procedur.

najlepsza lektura

Książki

• poza pasją outsourcingu systemów informatycznych . Mary Lacity i Rudy Hirscheim. John Wiley & Sons, New York City, 1995.
• Outsourcing systemów informatycznych podejmowanie decyzji: podejście menedżerskie. L. A. de Looff. Idea Group Publishing, Hershey, Pennsylvania, 1997.
• Outsourcing informatyczny transakcji, procesów, strategii i kontraktów. John K. Halvey i Barbara Murphy Melby. John Wiley & Sons, New York City, 1996.
• wiodące trendy w Usługach Informacyjnych. Deloitte &
• Outsourcing dla ImpactPartnering dla doskonałości. Andersen Consulting, Chicago, 1996.

Artykuły

• Jak zarządzać IT Outsourcing Alliance. F. McFarlan and R. Nolan, Sloan Management Review . Zima 1995.
• Outsourcing systemów informatycznych. H. Rao, K. Nam and A. Chaudhury, Communications of the ACM, July 1996.

Kiedy dostawcy składają oferty wskazujące na oszczędności, CPAs zawsze powinni rozważyć, czy sami mogą osiągnąć podobne wyniki. Jeśli dostawca nie jest z natury bardziej wydajny, być może firma może zmniejszyć własne wydatki IT poprzez konsolidację centrów danych i optymalizację zasobów.

Firmy, które outsourcują często są niemile zaskoczone, gdy dowiadują się, że ich dostawcy nie pracują nad swoimi projektami. Dostawcy outsourcingu w poszukiwaniu trudnych do znalezienia umiejętności technicznych często zlecają części pracy swojego systemu komputerowego małym, nieznanym firmom, bez wiedzy swoich klientów. Te podwykonawstwa mogą powodować problemy, w tym wirusy wprowadzone przez podwykonawców, słabą komunikację, wysokie koszty i niską jakość usług.

wybierz mądrze
Outsourcing głównych funkcji IT będzie nadal rósł w szybkim tempie.Utrzymujący się silny wzrost zarówno głębokości, jak i szerokości Itoutsourcingu sugeruje, że ta praktyka zarządzania jest czymś więcej niż tylko pasjonującą modą i że w odpowiednich okolicznościach outsourcing IT może przynieść korzyści zauważone przez jego zwolenników. W przypadku firm, które z powodzeniem zleciły różne funkcje IT, pytanie brzmi: czy nie powinniśmy zlecać? ale raczej, ile powinniśmy zlecić?

jednak outsourcing IT nie jest panaceum na wszystkie problemy IT; w niektórych sytuacjach może stworzyć tyle problemów, ile zamierza rozwiązać. Biorąc pod uwagę ważne implikacje Outsourcingu IT, CPAs powinny dokładnie rozważyć ryzyko i korzyści wynikające z tej praktyki zarządzania podczas doradzania klientom i współpracy z dostawcami IT.