rezumat executiv

• CPAs în practica publică și în Industrieutilizatorii grei ai tehnologiei informației (IT) sunt din ce în ce mai implicați în proiectarea, controlul și funcționarea sistemelor informatice ale clienților și companiilor lor (IS). Prin urmare, trebuie să consilieze clienții sau companiile cu privire la utilizarea furnizorilor externi pentru a-l gestiona și sprijini.
• IS și furnizorii de OUTSOURCING IT pot fi profesioniști IT individuali, firme de consultanță, companii de leasing pentru angajați, furnizori de servicii complete și firme CPA.
• IT OUTSOURCING oferă întreprinderilor posibilitatea de a se concentra pe competențele de bază, de a accesa tehnologia de ultimă generație și de a crește flexibilitatea și economiile de costuri.
• criticii externalizării IT susțin că creează prea multă pierdere de control, mai puțină flexibilitate, economii discutabile și riscul de a fi ținut ostatic unui furnizor sau subcontractant.
• Externalizarea IT nu este un panaceu pentru toate problemele IT; în unele cazuri, poate crea cât mai multe probleme pe care intenționează să le rezolve. CPAs ar trebui să cântărească cu atenție numeroasele riscuri și beneficii atunci când consiliază clienții sau ia în considerare externalizarea pentru companiile lor. YVONNE LEDERER ANTONUCCI, PhD, este profesor asistent de management la Universitatea Widener, Chester, Pennsylvania. FRANK C. LORDI, CPA, este profesor asociat de contabilitate și președinte al Departamentului de contabilitate și impozitare al Universității Widener. JAMES J. TUCKER III, CPA, PhD, este profesor asociat de contabilitate la universitate.
  

  pe măsură ce companiile se bazează mai mult pe tehnologia informației (IT) pentru a desfășura afaceride exemplu, accesarea bazelor de date mari de cercetare de piață pentru a găsi noi clienți și utilizarea Internetului ca vitrinăcosturile de dezvoltare și întreținere au explodat. Este ușor de înțeles, prin urmare, de ce companiile iau în considerare transferul de active IT, contracte de leasing și personal către furnizori terți care promit economii fără a pierde teren în fața concurenței.

  într-una dintre cele mai mari întreprinderi de outsourcing din SUA, DuPont a angajat Computer Science corp. (CSC) și Andersen Consulting pentru 4 miliarde de dolari pe o perioadă de 10 ani pentru a-și dezvolta și gestiona IT-ul. Alte oferte de referință includ Xeroxs afacere de 3 miliarde de dolari cu EDS și McDonnell Douglas afacere de 3 miliarde de dolari cu ISSC. Dar aceasta nu este pur și simplu o tendință a companiei mari. Companiile mai mici profită, de asemenea, de avantajele externalizării, contractând adesea porțiuni din IT către consultanți specifici industriei sau companii de administrare a facilităților. De exemplu, specialiști în contracte pe termen scurt, cum ar fi Users Inc., pentru a satisface industria Uniunii de credit. Companiile mai mici externalizează, de asemenea, funcții de întreținere IT, cum ar fi biroul de asistență și departamentele de instruire.

  CPAs în practica publică și industrie, utilizatorii it grei, sunt din ce în ce mai implicați în proiectarea, controlul și funcționarea sistemelor informatice pentru clienții și companiile lor. Prin urmare, trebuie să rămână la curent cu aceste tendințe de externalizare. Cu toate acestea, este crucial să se oprească și să reflecteze asupra mai multor întrebări importante înainte de a recomanda companiilor sau clienților lor să angajeze furnizori terți: ce probleme va rezolva externalizarea? Va un furnizor într-adevăr le economisi bani? Care sunt riscurile?

  Dacă sunteți un expert IT outsourcing sau pur și simplu având în vedere opțiunea pentru client sau companie, veți beneficia de acest aspect la argumente pro și contra de IT outsourcing.

  Ce este de fapt OUTSOURCING-ul?
  astăzi, IT outsourcing, în general, este definit ca contractarea cu outsidevendors pentru a face diverse funcții IT, cum ar fi introducerea de date, data centeroperations, întreținere și dezvoltare de aplicații, dezastru recoveryand de gestionare a rețelei și operațiuni. Furnizorii pot fi Itprofesioniști individuali, firme de consultanță,companii de leasing pentru angajați, furnizori de servicii complete și firme CPA. care sunt avantajele și dezavantajele de a privi în afara companiei pentru a gestiona și sprijini? Susținătorii externalizării citează mai multe motive pentru alegerea furnizorilor externi.

  

  acces la tehnologie de ultimă generație. Volatilitatea tehnologiei informației poate face rapid abilitățile IT învechite. Software-ul este actualizat și înlocuit foarte rapidîn momentul în care o entitate investește și își pregătește personalul cu normă întreagă, este posibil ca tehnologia să nu mai fie de ultimă generație. Specialiștii în Outsourcing trebuie să fie bine pregătiți și actualizați pentru a supraviețui.

  economii de costuri și de calitate. Concurența acerbă a determinat multe întreprinderi să restructureze și să reducă personalul într-un efort de a economisi bani. Ca și în cazul General Electric, chiar și companiile înfloritoare fac tot posibilul pentru a reduce personalul și costurile. Vânzătorii pot economisi bani, deoarece au un control mult mai strict al beneficiilor marginale și conduc structuri aeriene mult mai slabe.

• utilizați mai agresiv bazinele de forță de muncă cu costuri reduse și, cu ajutorul telecomunicațiilor moderne, puteți muta centrele de date în zone cu costuri reduse.
• aplică standarde de clasă mondială personalului IT existent al companiei, care trebuie să se recalifice pentru numire în momentul externalizării.
• pot angaja mai eficiente de cumpărare în vrac și aranjamente de leasing pentru toate hardware și software.
• au un control mai bun asupra licențelor software, deoarece adesea sunt negociatori mai informați.
• trebuie să respecte termenele din cauza presiunilor contractuale.

flexibilitate. Companiile trebuie să fie suficient de flexibile pentru a se adapta la un mediu de afaceri în flux constant, astfel încât funcțiile lor IT trebuie să răspundă rapid cerințelor în schimbare. Furnizorii pot adesea să utilizeze o gamă largă de resurse, abilități și capacități, în timp ce personalul IT intern poate avea capacități limitate.

securitatea locului de muncă pentru angajații obișnuiți. Companiile angajează adesea personal externalizat, înțelegând că vor fi angajați pentru o perioadă limitată de timp. Astfel, ei pot scădea mai ușor sau adăuga oameni la forța de muncă fără a pune în pericol reputația companiei ca angajator stabil. Mai important, utilizarea lucrătorilor externalizați protejează angajații obișnuiți de fluctuațiile cererii și permite companiei să stabilească o relație mai puternică cu forța de muncă obișnuită decât ar fi posibil altfel.

echilibrarea recompensei cu riscul
pe măsură ce utilizatorii devin mai conștienți de posibilitățile și limitările tehnologiei informației, ei tind să devină mai critici față de funcția IT internă. Un studiu recent a arătat că majoritatea managerilor seniori au văzut companiile lor funcționează ca sarcini de cost, mai degrabă decât ca resurse strategice. De asemenea, au perceput departamentele IT interne ca fiind învechite, inflexibile, scumpe, imposibil de gestionat și lipsite de orientare către client.

nu este surprinzător atunci că externalizarea IT a cunoscut o astfel de creștere. Cu toate acestea, nu există dovezi concludente că externalizarea va duce întotdeauna la organizații mai concentrate, flexibilitate mai mare, costuri mai mici și niveluri de personal și economii de scară sau la soluționarea tuturor problemelor cu departamentele IT interne. De fapt, externalizarea nu este pentru fiecare companie sau client.

cu toată atenția mass-media axată pe beneficiile proiectate ale marilor oferte de externalizare IT, apar mai multe întrebări: Externalizarea IT este într-adevăr la fel de eficientă pe cât spun susținătorii? Care sunt riscurile, dezavantajele și costurile ascunse? Iată câteva răspunsuri.

media hype și outsourcing beneficii. În Beyond the Information Systems Outsourcing Bandwagon, autorii au concluzionat că managerii au raportat adesea povești de succes strălucitoare în perioada lunii de miere, când contractul de externalizare a fost semnat pentru prima dată. În acel moment, clientul și vânzătorul posedă așteptări ridicate de externalizare. Economiile proiectate fac adesea titluri, în timp ce taxele exorbitante pentru modificările contractelor nu sunt făcute publice, deoarece puține companii doresc să facă publicitate greșelilor.

nu este ușor de externalizat. Deoarece pătrunde într-o întreagă organizație, nu este ca alte resurse o companie externalizată cu succes în trecut. Externalizarea IT nu poate fi comparată cu externalizarea securității, logisticii, serviciilor juridice, publicității sau achizițiilor de materii prime și componente.

Ce spun companiile

dimensiunile și beneficiile percepute aferente ale externalizării au crescut dramatic. Un sondaj realizat la peste 1.200 de companii de către Asociația Profesională Outsourcing Institutea care oferă informații și produse despre outsourcing—dezvăluie de ce managerilor le plac atât contractele de outsourcing pe termen lung, cât și pe termen scurt. Primii cinci profesioniști pe termen scurt includ

1. costuri de operare mai mici. Accesul la furnizorii externi structura costurilor mai mici este unul dintre cele mai convingătoare beneficii pe termen scurt ale externalizării. Într-un sondaj recent al Institutului de externalizare, companiile au raportat că, în medie, au văzut o reducere de 9% a costurilor prin Externalizare.
2. mai multe fonduri de capital. Externalizarea reduce nevoia de a investi capital în funcții de afaceri non-core, făcând astfel fondurile de capital mai disponibile pentru zonele de bază. Externalizarea, de asemenea, poate îmbunătăți măsurătorile financiare corporative prin eliminarea necesității de a arăta randamentul capitalurilor proprii din investițiile de capital în zonele noncore.
3. o infuzie de numerar. Externalizarea poate implica transferul de active de la client la furnizor. Echipamentele, facilitățile, vehiculele și licențele utilizate în operațiunile curente au toate o valoare și sunt, de fapt, vândute furnizorului începând cu tranzacția, rezultând o plată în numerar către client.
4. accesul la noi resurse. Companiile pot externaliza, deoarece acestea nu au acces la resursele necesare în cadrul. De exemplu, dacă o organizație ar dori să-și extindă operațiunile, în special într-o nouă zonă geografică, externalizarea este o alternativă viabilă și importantă pentru construirea capacității necesare de la sol.
5. o mai bună gestionare IT generală. Externalizarea este cu siguranță o opțiune pentru gestionarea unei funcții IT în afara controlului. Cu toate acestea, externalizarea nu înseamnă abdicarea responsabilității manageriale și nici nu funcționează bine ca o reacție kneejerk a companiilor aflate în dificultate.

primele cinci beneficii pe termen lung sunt

1. accent de afaceri îmbunătățit. Externalizarea permite companiei să vizeze probleme de afaceri mai largi, lăsând în același timp detalii operaționale unui expert extern. Pentru multe companii, singurul motiv cel mai convingător pentru outsourcing este de a scuti de gestionare a cum probleme care sifon off cantități uriașe de management resurse și atenție.
2. accesul la capabilități de clasă mondială. Prin însăși natura specializării lor, furnizorii de outsourcing aduc resurse extinse la nivel mondial, de clasă mondială, pentru a satisface nevoile clienților lor.
3. beneficii accelerate de reinginerie. Externalizarea este adesea un produs secundar al unui alt instrument puternic de managementprocesul de afaceri reinginerie. Permite unei organizații să realizeze imediat beneficiile anticipate ale reproiectării, având o organizație externă care este deja reproiectată la standarde de clasă mondialăsă preia procesul.
4. riscuri comune. Există riscuri enorme asociate investițiilor pe care le face o organizație. Atunci când companiile externalizează, ele devin mai flexibile, mai dinamice și mai capabile să se adapteze la oportunitățile în schimbare.
5. resurse gratuite pentru alte scopuri. Fiecare organizație are limite asupra resurselor disponibile. Externalizarea permite unei organizații să-și redirecționeze resursele de la activități non-core la activități care au o rentabilitate mai mare în servirea clientului.

Tehnologia Informației evoluează rapid. Deoarece evoluează atât de repede, prezicerea peste trei ani este extrem de speculativă. Prin urmare, semnarea contractelor de externalizare IT pe termen lung este riscantă.

economie mercurială. Deși îmbunătățirile performanței prețurilor apar în fiecare industrie, în puține se schimbă economia de bază la fel de repede ca în IT. De exemplu, un mainframe care a costat 1 milion de dolari în 1965 costă mai puțin de 30.000 de dolari astăzi și probabil va costa cu 20% până la 30% mai puțin anul viitor. Acest lucru face dificil pentru factorii de decizie să evalueze costurile ofertelor de externalizare.

costul comutării este ridicat. Un shakeout a avut loc printre vânzătorii IT, fuziunile și preluările devenind obișnuite. Este probabil ca mai puțini furnizori să supraviețuiască în viitor, ceea ce face mai dificilă cumpărarea la prețul corect.

pierderea controlului. Criticii externalizării IT susțin că niciun furnizor extern nu poate corespunde nivelurilor de reacție și servicii oferite de o funcție internă, în mare parte deoarece outsiderul nu este supus aceleiași direcții și control de conducere ca angajații. În plus, există preocupări cu furnizorii externi cu privire la confidențialitatea datelor, aplicațiile strategice și dispozițiile pentru recuperarea în caz de dezastru.

rău pentru moralul angajaților. Externalizarea duce adesea la disponibilizări sau la transferul angajaților existenți către vânzătorul IT. O astfel de deplasare poate pune moralul într-o coadă de coadă și poate determina chiar și personalul talentat să se teamă pentru securitatea angajării.

Mai puțină flexibilitate. Furnizorul de outsourcing oferă nivelul serviciilor IT specificate în contract folosind platforma tehnologică pe care o consideră adecvată. Cu excepția cazului în care este specificat în contract, o companie poate pierde flexibilitatea de a trece la noi platforme de calcul.

Lista de verificare Due-Diligence

întrebări utile pentru a ajuta CPAs determina dacă un furnizor are resursele potrivite și experiența companiilor lor sau clienții au nevoie.

• care este reputația vânzătorilor? Există conflicte sau probleme? Cultura vânzătorilor se va potrivi cu companiile sau clienții?
• care este istoria vânzătorii? Cât timp a fost în afaceri? Au existat vârfuri sau văi neobișnuite? Vânzătorul a fost implicat în litigii sau litigii semnificative/relevante?
• este vânzătorul sigur financiar? Care este cota de piață a vânzătorilor? Există pretenții în așteptare sau amenințate care ar putea afecta situația financiară a vânzătorilor? Vânzătorul a achiziționat sau a cesionat recent entități? Solicitați o copie a celei mai recente situații financiare sau a raportului anual.
• cum este organizat vânzătorul? De industrie? După valoarea contractului? Există o entitate internațională de outsourcing sau există o rețea de entități locale care lucrează împreună?
• cum gestionează vânzătorul distribuția resurselor? Unde sunt centrele de date ale furnizorilor? Unde se află angajații vânzătorilor? Vânzătorul are resurse în companie sau în orașul clienților? Care este amploarea acestor resurse?
• vânzătorul are experiență cu mediul dvs. tehnologic actual sau viitor? Vânzătorul are capacitățile de a furniza alte servicii, cum ar fi reingineria? Cereți exemple și referințe.
• vânzătorul are experiență în relațiile cu organizațiile din industria clienților sau a companiei? Cereți exemple și referințe.
• care este experiența vânzătorii de tranziție de angajați? Câte tranziții a făcut vânzătorul? În ce țări/țări? Vânzătorul a fost vreodată dat în judecată în legătură cu o tranziție?
• care este experiența vânzătorilor cu implementarea de noi sisteme?
• furnizorul de obicei partener cu o altă entitate pentru a furniza anumite servicii? Dacă da, cine? Care este relația cu partenerul?
• cere referințe și nume de contact.

adaptat din tranzacțiile, procesele, strategiile și contractele de externalizare a Tehnologiei Informației . John K. Halvey și Barbara Murphy Melby. John Wiley & fii, New York, 1996.

fiind ținut ostatic. Profesioniștii IT susțin că externalizarea permite utilizatorului să devină ostatic al vânzătoruluicompania poate pierde personalul tehnic și poate fi blocată în software-ul și hardware-ul proprietar al furnizorilor. Într-un contract pe termen lung, clientul are mai multă pârghie în negocieri, dar vânzătorul are mai multă pârghie după ce externalizarea este în curs de desfășurare.

economii de costuri? Mulți manageri presupun că furnizorii de externalizare sunt în mod inerent mai eficienți datorită economiilor de scară. (Teoria economiilor de scară spune că companiile mari pot obține costuri medii mai mici decât companiile mici datorită producției în masă și eficienței specializării forței de muncă.) În arena de outsourcing, cu toate acestea, acest model nu se poate aplica întotdeauna. De exemplu, companiile mici pot avea costuri mai mici decât companiile mari prin utilizarea tehnologiei mai vechi, oferind salarii sub piață și menținând controale și proceduri stricte.

cea mai bună lectură

Cărți

• dincolo de sistemele informatice de Outsourcing Bandwagon . Mary Lacity și Rudy Hirscheim. John Wiley & fii, New York, 1995.
• Information Systems Outsourcing luarea deciziilor: o abordare managerială. L. A. De Looff. Editura Idea Group, Hershey, Pennsylvania, 1997.
• Tehnologia Informației Outsourcing tranzacții, proces, strategii și contracte. John K. Halvey și Barbara Murphy Melby. John Wiley & fii, New York, 1996.
• tendințe de vârf în serviciile de informații. Deloitte& Touche LLP, New York, 1996.
• Outsourcing pentru ImpactPartnering pentru excelență. Andersen Consulting, Chicago, 1996.

articole

• cum să gestionați o alianță de Outsourcing IT. F. McFarlan și R. Nolan, Sloan Management Review . Iarna 1995.
• externalizarea sistemelor informatice. H. Rao, K. Nam și A. Chaudhury, comunicări ale ACM, iulie 1996.

atunci când furnizorii depun oferte care indică economii, CPAs ar trebui să ia în considerare întotdeauna dacă pot obține rezultate similare. Dacă vânzătorul nu este în mod inerent mai eficient, poate compania își poate reduce propriile cheltuieli IT prin consolidarea centrelor de date și optimizarea resurselor.

subcontractanți. Companiile care externalizează adesea sunt neplăcut surprinse să constate că vânzătorii lor nu lucrează la proiectele lor altcineva este. Furnizorii de Outsourcing în căutarea unor abilități tehnice greu de găsit subcontractează adesea porțiuni din munca lor de sistem informatic către companii mici, necunoscute, fără cunoștința clienților lor. Aceste subcontractări pot cauza probleme, inclusiv viruși aduși de subcontractanți, comunicații slabe, costuri ridicate și servicii de calitate scăzută.

alegeți cu înțelepciune
externalizarea funcțiilor IT majore va continua să crească într-un ritm rapid.Creșterea puternică continuă atât a adâncimii, cât și a lățimii IToutsourcing sugerează că această practică de management este mai mult decât o simplă moft și că, în circumstanțele potrivite, Externalizarea IT poate oferi avantajele remarcate de susținătorii săi. Pentru companiile care au externalizat cu succes diverse funcții IT, întrebarea nu este ar trebui să externalizăm? dar, mai degrabă, cât de mult ar trebui să externalizăm? cu toate acestea, Externalizarea IT nu este un panaceu pentru toate problemele IT; în unele situații, poate crea cât mai multe probleme pe care intenționează să le rezolve. Având în vedere implicațiile importante ale externalizării IT, CPAs ar trebui să cântărească cu atenție riscurile și beneficiile acestei practici de management atunci când consiliază clienții și lucrează cu furnizorii IT.