opdateret 04.Marts 2021 – Sophie Thompson

i enhver forretningsrolle skal du være i stand til at formidle dine ideer og visioner på måder, der driver effektiv beslutningstagning, samarbejde og handling. De største ledere motiverer og inspirerer deres team gennem klar kommunikation, samtidig med at de fremmer disciplin, ansvarlighed og strategisk tilpasning.

deling af information er ekstremt vigtig for en organisation og bliver ofte sværere, når den vokser. De øverste ledere skal være et eksempel ved at kommunikere information, være så gennemsigtige som muligt og etablere tillid.

det er meget svært for en organisation at trives, hvis information opbevares i afdelingssiloer. I denne artikel dækker vi kommunikationsprincipper og teknikker, der bruges af verdens mest succesrige ledere.

fordele ved ledelseskommunikation

de vigtigste fordele ved gode kommunikationsevner for ledere inkluderer:

• evne til at levere meddelelser, der inspirerer dit publikum til at handle
• tillid, når du præsenterer ideer og virksomhedens vision for dit team
• effektivt formidle din indsigt og anbefalinger

principper for ledelseskommunikation

kommunikation starter, når du overtager en ny lederrolle og har brug for at beskrive din ledelsesfilosofi, prioriteter og mål for organisationen. Nedenfor er de vigtigste teknikker og principper for levering af dine meddelelser:

Prioriter

dårlig kommunikation kan tage værdifuld tid og kan føre til fejl. Sørg for, at du laver en klar plan, før du kommunikerer, herunder at bestille, hvad du vil sige på en logisk måde. For eksempel:

• Angiv formålet med opgaven og det ønskede resultat
• Forklar, hvor lang tid det skal tage, og hvornår fristen er
• hvad er de nødvendige ressourcer
• eventuelle yderligere detaljer
• Gentag din kommunikation…

Gentag din kommunikation

lever dine meddelelser flere gange for at styrke forståelsen. Der er forskning, der tyder på vigtigheden af at gentage kommunikation, for eksempel i en undersøgelse offentliggjort i Harvard Business anmeldelse, tretten ledere blev observeret, og deres kommunikation blev sporet.

det blev konkluderet, at når kommunikationen blev gentaget, var det mere sandsynligt, at et projekt ville blive afsluttet hurtigere og med færre fejl (Neeley & Leonardi, 2011).

så sørg for, at du gentager dine meddelelser, fordi dette er nyttigt for dit team og organisationen. Brug forskellige medier til at hjælpe med dette, for eksempel, hvis du har talt med dit team om et nyt projekt, så følg dette op med en e-mail for at konsolidere det, der blev sagt.

Vær synlig i organisationen

synlighed handler om at lade dit team og vigtige interessenter få en fornemmelse for, hvem du er, og hvad du holder af. Det er nemt at gemme sig bag en computer og sende beskeder til andre uden at se eller interagere med dem.

brug lidt tid ansigt til ansigt med medarbejdere og andre medlemmer af virksomheden, besøg kontorer, callcentre, besøg butikker og andre steder. Det viser folk, at du er tilgængelig, og at du holder af dem. Jo mere synlig du er, jo bedre vil du være i stand til at lede.

empati

at være empatisk betyder, at du er i stand til at identificere og forstå andres følelser, dvs.forestille dig selv i en andens position. At være empatisk viser dit team, at du holder af.

Hvis en leder for eksempel reagerer vredt efter at have fundet ud af, at en medarbejder er ankommet til arbejde sent, fordi deres barn er utilpas, vil teamet sandsynligvis reagere negativt over for lederen. Det ville være mere gunstigt for lederen at være forståelse og aftale en handlingsplan med medarbejderen, såsom medarbejderen, der starter arbejde tidligere og slutter senere.

medarbejdere vil respektere og stole mere på dig, hvis du er empatisk, og efterfølgende forbedres jobpræstationen.

at udvikle empati:

• Forestil dig dig selv i en andens position. Selvom du ikke har oplevet en lignende situation, skal du huske en situation, hvor du har følt den samme følelse, som din medarbejder oplever.
• Øv dig på at lytte til dine medarbejdere uden at afbryde dem.
• Overhold dine medarbejdere og prøv at måle, hvordan de har det.
• Ignorer aldrig dine medarbejderes følelser, for eksempel, hvis en medarbejder ser ked af det, skal du ikke se bort fra dette – adresser det.
• prøv at forstå først i stedet for at danne en dom. For eksempel kan du oprindeligt føle dig irriteret over en medarbejder, der virker kold og uinteresseret. Imidlertid, efter at have opdaget, at de lider af social angst, kan du føle dig mere sympatisk.
• for at kommunikere din empati skal du holde dit kropssprog åbent og regulere din stemme for at vise din oprigtighed.

Forklar kompleks strategi så enkelt som muligt

Opdel komplekse tanker og strategier i enkle koncepter, som dine medarbejdere kan forholde sig til. Jo mere mindeværdige, jo bedre. Hvis du har problemer med at destillere noget til dets essens, er det et tegn på, at du måske ikke har en klar forståelse af det. Det gør det umuligt for dig at kommunikere det effektivt til andre. Prøv ikke at blive fanget i teknisk jargon og business-tale.

Når du forenkler dine mål, skal du passe på ikke at være vag med, hvad du vil have fra dit team, sørg for, at de ved nøjagtigt, hvad du forventer, og hvornår du forventer det.

hvis de ikke forstår, hvad du siger til dem, vil de ikke vide, hvad de skal gøre. Du mister produktiviteten, når de skal cirkulere tilbage til dig for afklaring om vigtige oplysninger.

Lyt aktivt effektiv kommunikation er tovejs

“Når folk snakker, lyt helt. Tænk ikke på, hvad du vil sige. De fleste mennesker lytter aldrig. De observerer heller ikke.”- Ernest Hemmingvej

gode ledere ved, hvordan man stiller store spørgsmål og lytter derefter med både deres øjne og ører. Det er let at være så fokuseret på at få din besked ud eller overtale andre, at du ikke indstiller dig på det, du ser og hører.

fordi du er i en autoritetsposition, får du ikke altid direkte feedback. Du bliver nødt til både at lytte til, hvad der bliver sagt, og studere ikke-verbale signaler såsom kropssprog, for at fortælle dig, hvad du har brug for at vide.

motiver

Opmuntre dit team til at deltage og dele deres ideer, fordi dette vil hjælpe dem med at blive personligt investeret i deres arbejde og virksomhedens arbejde. Motivation vil sprede sig til andre omkring dem.

åbenhed

tal ikke bare med mennesker, der har lignende synspunkter som dine egne, du skal også tale med dem, der har modsatte meninger. Vis interesse for, hvad de siger med det formål at forstå, hvordan de tænker. Dette vil hjælpe med din egen udvikling, da det udfordrer dig.

folk vil beundre dig for dette, fordi det viser en vilje til at lære af andre, selvom du er uenig. Ved at have en forståelse af deres perspektiv vil det også være lettere at forklare, hvad du vil have fra dem, og hvorfor.

Feedback

med denne fordomsfri outlook, opfordre dit team til at give feedback på dig, herunder feedback på din kommunikation-brug et anonymt system, så personalet føler sig mere trygge ved at give det.

dit team vil respektere dig for dette, da det er fair arrangement i betragtning af at de modtager feedback. Du får værdifuld indsigt i, hvordan du opfattes, og hvad du har brug for at arbejde på – alt sammen hjælper med at forbedre din kommunikation.

hvis du siger, at du vil gøre noget, skal du gøre det

sørg for at følge op med det, du har lovet. Dette handler om Troværdighed, som koger ned til tillid, et af de vigtigste elementer i lederskab. Dine handlinger skal tilpasse sig dine ord, ellers vil du være i problemer, især hvis du ikke genkender og retter det hurtigt og virkelig.

det kan være svært at få feedback på dette fra dit team, så bed en kollega om at fortælle dig, om der er uoverensstemmelser mellem hvad du siger og gør. Det er nok bedre at sige noget eller forsinke din kommunikation, indtil du er sikker på, at du vil være i stand til at følge op med handling.

tal til alle som enkeltpersoner

ledere har ofte ikke tid til at tale med alle, de vil og har brug for individuelt. For at være leder skal du være i stand til effektivt at komme over dit budskab og få publikum til at føle, at du adresserer dem individuelt – uanset om du taler til en person i et mødelokale eller adresserer tusinder i en konferencesal.

for at hjælpe med dette skal du identificere, hvem publikum er og deres egenskaber. Herfra kan du tilpasse din kommunikationsstil, så den passer til dem, hvilket derfor giver dig mere kontrol over at sprede dine beskeder.

Vær dig selv, ægte og ærlig

de bedste ledere har lært, at effektiv kommunikation handler lige så meget om ægthed, som det handler om de ord, de taler og skriver. Forsøg ikke at være en anden, lad dine værdier komme igennem i din kommunikation og brug Sprog, der er tydeligt dit eget. Folk vil have ægte. Folk respekterer ægte. Folk følger ægte. Hvis dine medarbejdere ikke respekterer dig, vil de ikke lytte til dig.

Hvis du kommunikerer åbent og ærligt, vil du lave nogle fejl, men disse fejl vil være bedre end den uinspirerende kommunikation i mange virksomheder. Der vil også være tidspunkter, hvor du ikke har svaret, og det er fint at indrømme, at du ikke gør det. dine medarbejdere respekterer dit mod og ærlighed.

det er lettere at være ægte, hvis du ser tingene fra dine medarbejderes perspektiv – sæt dig selv i deres tankegang. Prøv at forstå, hvorfor de siger eller opfører sig som de er.

bly ved eksempel

ved at sætte et eksempel viser dit team, at du er i stand til at gøre, hvad du forventer af dem. Det hjælper med at få det bedste ud af dine medarbejdere uden eksplicit at minde dem om det. Hvis du ikke følger dine egne regler og meddelelser, hvorfor skal dit personale så? Dette er især vigtigt, når der har været en krise, eller virksomheden gennemgår en hård tid – du skal vise teamet, hvordan man håndterer situationen.

folk har mere grund til at stole på dig, når dine handlinger afspejler dine ord. Husk, at du for dit team i det væsentlige er en respekteret messenger.

Øv kommunikationsevner

det er afgørende at øve levering af meddelelser med stor effekt, så de er mindeværdige og motiverende. Gode kommunikationsevner kommer ikke naturligt for de fleste mennesker. Mange mennesker, herunder virksomhedsledere og ledere, skal øve gentagne gange for at forbedre deres færdigheder.

vær bevidst om ikke-verbal kommunikation

ikke-verbal kommunikationsteknikker involverer tilstedeværelse, kropssprog og levering. Forskning har vist, at folk er meget mindre opmærksomme på de ord, der siges, og meget mere opmærksomme på de handlinger og ikke-verbale signaler, der ledsager disse ord.

ikke-verbale signaler inkluderer ansigtsudtryk, brug af håndbevægelser, kropsholdning og øjenkontakt. Ledere bør sigte mod at matche det, de siger med deres ikke-verbale signaler, på denne måde vil de opbygge stærkere rapport og virke mere troværdige.

tillid

Du skal være sikker på din kommunikation – dine medarbejdere skal tro på dig og lyde tvivlsomt og negativt vil have den modsatte effekt. Ved at lyde entusiastisk og selvsikker vil dit team føle sig mere motiveret.

Tips til at lyde mere selvsikker:

• undgå / reducer fyldstoford.
• tal højt og tydeligt – tænk på at projicere din stemme på bagsiden af rummet.
• Oprethold øjenkontakt og en god kropsholdning.
• undgå at tale i monoton.
• gestus med dine hænder for at fremhæve og matche dit kropssprog med det, du siger.
• tal i et tempo, der er let at følge. Hvis du er for hurtig eller for langsom, vil det være svært for publikum at forstå, hvad du siger, og det er også frustrerende. 190 ord i minuttet er blevet foreslået som det ideelle tempo.
• fastgør tempoet for at vise entusiasme og bremse for vægt, omtanke eller forsigtighed.
• brug pauser, så publikum kan reflektere over dine beskeder.
• Udtryk din taknemmelighed og påskønnelse.
• smil.
• undgå negative introduktioner til ideer, såsom “Undskyld” eller “dette er bare min mening…”
• angiv, hvad du vil sige, for eksempel “vi er nødt til at ændre dette”, er meget mere selvsikker end “efter min mening/Jeg tror, vi er nødt til at ændre dette…”

stil de rigtige spørgsmål

stil de rigtige spørgsmål, der vil fremme produktiv og nyttig kommunikation mellem teamet. Hvis du har opbygget et smart team omkring dig med en række domæneviden, vil det at stille spørgsmål hjælpe dig med at lære meget hurtigt af dem.

Ved at lede en samtale med et specifikt mål i tankerne opnår vi meget mere ved at udnytte talentet omkring os.

vær konsekvent

ledere skal ønske at blive anerkendt for mere end deres hårde arbejde – de skal ønske at blive anerkendt som værende retfærdige. Medarbejdere ønsker ikke en leder, hvis humør og holdning er inkonsekvent, de ønsker ikke at være konstant bange for at provokere et humørsving.

Du bør ikke være førende af frygt, da dette skaber et usundt arbejdsmiljø, og det kan begrænse virksomheden, for eksempel kan din virksomhed have en høj medarbejderomsætning, der kan påvirke igangværende projekter, og personalet kan være uvillige til at dele gode ideer.

folk vil arbejde hårdt, hvis de kan lide dig. Som leder skal din kommunikationsstil være retfærdig, venlig og konsekvent, så dine medarbejdere føler sig beroliget i din tilstedeværelse.

tal mindre, lyt mere

et vigtigt aspekt af kommunikation er evnen til aktivt at lytte som vi nævnte tidligere. Aktiv lytning indebærer kun at koncentrere sig om højttaleren og ignorere eksterne afbrydelser, herunder lytterens egne tanker eller mulige svar.

aktive lyttere afholder sig også fra at afbryde, give højttaleren tid til at afslutte, vise, at de lytter ved at gøre ting som at nikke eller smile, og reflektere eller omskrive tilbage for at bekræfte deres forståelse.

Vi befinder os ofte i den dårlige vane at tænke over, hvad vi vil sige næste i modsætning til faktisk at lytte til de andre mennesker, der taler. Når vi gør det, vi er ikke rigtig engageret i samtalen. Du bemærker ofte, at de klogeste mennesker lytter mere, end de taler. Jo mindre vi taler, jo mere lærer vi af dem omkring os.

vær tilgængelig

Hvis du får medarbejderne til at føle sig godt om sig selv, hvis du opmuntrer, og du viser en påskønnelse for dem og deres arbejde, vil de lytte til dig. At bede om deres meninger regelmæssigt vil hjælpe med dette, ligesom det at have afslappede samtaler og tage sig tid til at sende e-mails, der motiverer dem.

prøv også at være fysisk tilgængelig, for eksempel ikke altid arbejde ud af kontoret, besvare dine e-mails osv. Folk bliver frustrerede, hvis de ikke kan komme i kontakt med dig og måske endda dømme dig som inkompetent.

Personalisering

for at gøre dig mere tilgængelig, prøv at oprette forbindelse til dit team ved at tale med dem på et personligt plan. At deltage i ikke-forretningssamtaler kan hjælpe dem med at forholde sig til dig, hvilket vil hjælpe dem med at lide og stole på dig. Dette vil hjælpe med ideedeling, da de er mere som at føle sig godt tilpas med at tale med dig.

så lær om dit team – tag dig tid til at spise frokost i personalets pauserum, hilse på dem, når du går forbi osv. Selv dine forretningssamtaler kan have et element af personalisering for at hjælpe med at opbygge rapport.

brug historiefortælling

at fortælle historier hjælper med at skabe mening og kan deles mellem kolleger. Det er også meget mere mindeværdigt. Du kan også lære meget ved at lytte til medarbejdernes historier, såsom eventuelle bekymringer eller problemer, de kæmper med.

Byg samarbejde gennem kommunikation

Hvis du bygger et godt team, kan du udføre næsten alt, derfor fokuserer VC ‘ er og andre investorer så meget på det oprindelige hold. Stærk kommunikation giver dig mulighed for at tiltrække gode teammedlemmer, da du vil være i stand til at sælge en overbevisende vision for fremtiden. Når du har opbygget et team, hjælper kommunikation dig med at bevare det ved at holde alle på linje med visionen og forstå, hvad der kræves af dem.

vær til stede, når du er i samtale

virksomhedsledere, iværksættere og ledere har normalt dage med lidt eller ingen nedetid. De skynder sig fra møder til konferenceopkald, tager sjældent tid til at rydde hovedet og nulstille til næste punkt på deres dagsorden. De fleste undersøgelser viser imidlertid, at mennesker virkelig er produktive i kun få minutter hver time.

det er derfor vigtigt, at når du chatter med en kollega på vej til et møde, på et konferenceopkald med teammedlemmer eller leder et firmamøde, er du aktivt til stede i øjeblikket. Vær forlovet med dit publikum, uanset hvor trivielt du tror, at samtalen kan være.

Hold dit team justeret

som leder har du et ansvar for at sikre, at dine kolleger ved, hvad din vision og indvendinger for teamet er. Ofte siger vi noget og finder ud af senere, at det blev misforstået.

en god leder har et ansvar for at sikre, at deres team ved og forstår, hvad de fortalte dem, og hvad deres prioriteter er. Prioriteterne kan ændre sig ofte, så du er nødt til at give folk autoritet til at vende tilbage til dig for afklaring uden frygt for at blive irettesat.

undgå at levere monologer til dit team

Personale er meget mere tilbøjelige til at lytte til dig og vil lytte til dig, hvis de har et input. Hvis du står der og dikterer, hvad de skal gøre, uden at give dem mulighed for at dele deres meninger eller ideer, vil de føle sig frustrerede. Du bør sigte mod at have dialoger med dine medarbejdere, da dette kan hjælpe projektet og med teamsamhørighed.

barrierer for ledelseskommunikation

kommunikation går ikke altid glat på grund af en række faktorer, her er et par af dem:

• ikke skræddersy din kommunikation til publikum.
• manglende planlægning, før du henvender dig til dit publikum.
• manglende tillid.
• manglende tillid.
• gør forkerte antagelser om publikum.
• lytter ikke.
• brug af kropssprog, der ikke stemmer overens med det, du siger.

sammenfattende

som leder er god kommunikation kritisk ikke kun for at give detaljer om målene og visionen om, hvad du prøver at opnå, men også for at motivere, inspirere og styre relationer til at bevæge mennesker i en ønsket retning.

når vi er i en lederposition, er vi ofte ikke klar over, at rampelyset altid er på os. Alt, hvad vi siger og gør, bliver undersøgt på godt og ondt. Ord og handlinger kan blive vaner og vaner bidrager til at definere vores karakter. Lederskab er et privilegium, der skal optjenes hver dag.

Husk, at principperne for kommunikation grundlæggende driver alle forretningsinteraktioner.