samenvatting

• CPA ‘ s IN de publieke praktijk en in de industrie grote gebruikers van informatietechnologie (IT) zelf worden steeds meer betrokken bij het ontwerp, de controle en de werking van hun klanten en bedrijven informatiesystemen (IS). Daarom moeten ze klanten of bedrijven adviseren over het gebruik van externe leveranciers om het te beheren en te ondersteunen. leveranciers van IS en IT-OUTSOURCING kunnen individuele IT-professionals, adviesbureaus, leasingbedrijven voor werknemers, full-service providers en CPA-bedrijven zijn. IT-OUTSOURCING biedt bedrijven de mogelijkheid om zich te concentreren op kerncompetenties, toegang te krijgen tot state-of-the-art technologie en de flexibiliteit en kostenbesparingen te vergroten. critici van OUTSOURCING stellen dat het te veel verlies van controle, minder flexibiliteit, twijfelachtige besparingen en het risico van gijzeling door één verkoper of onderaannemer veroorzaakt. IT-OUTSOURCING IS geen panacee voor alle IT-problemen; in sommige gevallen kan het net zoveel problemen veroorzaken als het bedoeld is op te lossen. OCMW ’s moeten de talrijke risico’ s en voordelen zorgvuldig afwegen bij het adviseren van klanten of het overwegen van outsourcing voor hun bedrijven. YVONNE Lederer ANTONUCCI, PhD, is een universitair docent management aan de Widener University, Chester, Pennsylvania. FRANK C. LORDI, CPA, is universitair hoofddocent boekhouding en voorzitter van de afdeling boekhouding en belastingen van de Widener University. James J. TUCKER III, CPA, PhD, is een universitair hoofddocent accounting aan de universiteit. aangezien bedrijven meer vertrouwen op informatietechnologie (IT) om zaken te doen, bijvoorbeeld, zijn de ontwikkelings-en onderhoudskosten van het internet geëxplodeerd door toegang te krijgen tot grote databases voor marktonderzoek om nieuwe klanten te vinden. Het is gemakkelijk te begrijpen, daarom waarom bedrijven overwegen om IT-activa, leases en personeel over te dragen aan externe leveranciers die besparingen beloven zonder terrein te verliezen aan de concurrentie. in een van de grootste Amerikaanse outsourcing ondernemingen huurde DuPont Computer Science Corp. (CSC) en Andersen Consulting voor $4 miljard over een periode van 10 jaar te ontwikkelen en te beheren zijn IT. Andere mijlpaal het deals zijn Xeroxs $ 3 miljard deal met EDS en de McDonnell Douglas $3 miljard deal met ISSC. Maar dit is niet alleen een grote bedrijf trend. Kleinere bedrijven profiteren ook van de voordelen van outsourcing, vaak uitbesteding delen van hun IT aan industrie-specifieke consultants of faciliteiten management bedrijven. Bijvoorbeeld, korte termijn contract specialisten, zoals Users Inc., tegemoet te komen aan de bedrijfstak van de krediet unie. Kleinere bedrijven besteden ook IT-onderhoudsfuncties uit, zoals helpdesk en trainingsafdelingen.

  CPA ‘ s in de publieke praktijk en de industrie, zware IT-gebruikers, worden steeds meer betrokken bij het ontwerp, de controle en de exploitatie van informatiesystemen voor hun klanten en bedrijven. Daarom moeten ze op de hoogte blijven van deze outsourcing trends. Het is echter cruciaal dat ze stoppen en nadenken over een aantal belangrijke vragen voordat ze aanbevelen dat hun bedrijven of klanten externe leveranciers inhuren: welke problemen zal outsourcing oplossen? Zal een verkoper ze echt geld besparen? Wat zijn de risico ‘ s?

  of u nu een IT outsourcing expert bent of gewoon de optie voor uw klant of bedrijf overweegt, u zult profiteren van deze kijk op de voor-en nadelen van IT outsourcing.

  Wat IS OUTSOURCING eigenlijk?
  tegenwoordig wordt IT-outsourcing over het algemeen gedefinieerd als het contracteren met externe leveranciers om verschillende IT-functies uit te voeren, zoals gegevensinvoer, datacenteroperaties, applicatieonderhoud en-ontwikkeling, rampenherstel en netwerkbeheer en-operaties. Leveranciers kunnen individuele ITprofessionals, consulting bedrijven,werknemer leasing bedrijven, full-service providers en CPA bedrijven.

  voordelen CHECK
  Wat zijn de voor-en nadelen van buiten het bedrijf kijken om het te beheren en te ondersteunen? Outsourcing voorstanders noemen verschillende redenen voor het kiezen van externe leveranciers.

  

  toegang tot de modernste technologie. De volatiliteit van informatietechnologie kan IT-vaardigheden snel overbodig maken. Software wordt zeer snel bijgewerkt en vervangen door de tijd dat een entiteit investeert in en traint haar fulltime personeel, de technologie kan niet langer state-of-the-art. Outsourcing specialisten moeten goed opgeleid en up-to-date zijn om te overleven.

  kostenbesparingen en kwaliteit. Felle concurrentie heeft veel bedrijven geleid tot herstructurering en inkrimping van personeel in een poging om geld te besparen. Net als in het geval van General Electric doen zelfs bloeiende bedrijven al het mogelijke om personeel en kosten te verminderen. Verkopers kunnen geld besparen omdat zij veel strengere controle hebben over extralegale voordelen en veel slanker overhead structuren hebben.

• gebruik agressiever goedkope arbeidspools en kan met behulp van moderne telecommunicatie datacenters verplaatsen naar goedkope gebieden.
• toepassing van normen van wereldklasse op het bestaande IT-personeel van de onderneming, die allen moeten herkwalificeren voor aanstelling op het moment van uitbesteding.
• kan effectievere bulkaankoop-en leasingovereenkomsten voor alle hardware en software toepassen.
• hebben betere controle over softwarelicenties omdat zij vaak beter geïnformeerde onderhandelaars zijn.
• moet aan termijnen voldoen vanwege contractuele druk.

flexibiliteit. Bedrijven moeten flexibel genoeg zijn om zich aan te passen aan een bedrijfsklimaat dat voortdurend in beweging is, zodat hun IT-functies snel moeten inspelen op veranderende eisen. Leveranciers kunnen vaak gebruik maken van een breed scala aan middelen, vaardigheden en capaciteiten, terwijl interne IT-medewerkers beperkte mogelijkheden hebben.

werkzekerheid voor reguliere werknemers. Bedrijven huren vaak uitbesteed personeel in met het begrip dat ze voor een beperkte tijd in dienst zijn. Zo kunnen ze gemakkelijker dalen of mensen toevoegen aan het personeel zonder de reputatie van het bedrijf als een stabiele werkgever in gevaar te brengen. Belangrijker is dat het gebruik van uitbestede werknemers vaste werknemers tegen schommelingen in de vraag buffert en het bedrijf in staat stelt een sterkere relatie met zijn vaste werknemers aan te gaan dan anders mogelijk zou zijn.

balans tussen beloning en risico
naarmate de gebruikers zich meer bewust worden van de mogelijkheden en beperkingen van informatietechnologie, worden zij doorgaans kritischer over de interne IT-functie. Een recente studie toonde aan dat een meerderheid van de senior managers hun bedrijven IT-functies als kosten lasten in plaats van als strategische middelen. Ze zagen interne IT-afdelingen ook als verouderd, inflexibel, duur, onbeheersbaar en zonder klantgerichtheid. het is dan ook niet verwonderlijk dat IT-outsourcing een dergelijke groei heeft gekend. Er is echter geen sluitend bewijs dat outsourcing altijd zal leiden tot meer gerichte organisaties, meer flexibiliteit, lagere kosten en personeel en schaalvoordelen of tot het oplossen van alle problemen met interne IT-afdelingen. In feite is outsourcing niet voor elk bedrijf of klant.

Met alle media-aandacht gericht op de verwachte voordelen van grote IT-outsourcing deals, ontstaan er verschillende vragen: is IT-outsourcing echt zo effectief als voorstanders zeggen dat het is? Wat zijn de risico ‘ s, nadelen en verborgen kosten? Hier zijn enkele antwoorden.

media hype en outsourcing voordelen. In Beyond the Information Systems Outsourcing Bandwagon, de auteurs concludeerden dat managers vaak gemeld gloeiende succesverhalen tijdens de huwelijksreis periode toen de outsourcing contract voor het eerst werd ondertekend. Op dat moment, de klant en verkoper hebben hoge outsourcing verwachtingen. Verwachte besparingen halen vaak de krantenkoppen, terwijl exorbitante vergoedingen voor wijzigingen in contracten niet openbaar worden gemaakt omdat weinig bedrijven fouten willen adverteren.

Het is niet gemakkelijk uit te besteden. Omdat het doordringt een hele organisatie, het is niet als andere middelen een bedrijf succesvol uitbesteed in het verleden. IT-outsourcing kan niet worden vergeleken met outsourcing van beveiliging, logistiek, juridische diensten, reclame of de inkoop van grondstoffen en componenten.

wat bedrijven zeggen

de dimensies en de bijbehorende waargenomen voordelen van outsourcing zijn dramatisch toegenomen. Een enquête onder meer dan 1.200 bedrijven door de outsourcing Institutea professional association die informatie en producten over outsourcing verstrekt-onthult waarom managers van zowel lange termijn als korte termijn outsourcing contracten houden. De top-vijf korte termijn pro ‘ s omvatten

1. lagere operationele kosten. Toegang tot externe aanbieders lagere kostenstructuur is een van de meest dwingende kortetermijnvoordelen van outsourcing. In een recent onderzoek van het Outsourcing Institute meldden bedrijven dat ze gemiddeld een kostenreductie van 9% zagen door outsourcing.
2. meer kapitaalfondsen. Outsourcing vermindert de noodzaak om kapitaal te investeren in niet-kernactiviteiten, waardoor kapitaalfondsen meer beschikbaar worden voor kerngebieden. Outsourcing kan ook de financiële metingen van bedrijven verbeteren door het elimineren van de noodzaak om rendement op eigen vermogen uit kapitaalinvesteringen in niet-Core-gebieden aan te tonen.
3. een cash-infusie. Outsourcing kan de overdracht van activa van de klant naar de aanbieder inhouden. Apparatuur, faciliteiten, voertuigen en licenties die worden gebruikt in de huidige activiteiten hebben allemaal een waarde en worden in feite verkocht aan de aanbieder vanaf de transactie, wat resulteert in een contante betaling aan de klant.
4. toegang tot nieuwe bronnen. Bedrijven kunnen uitbesteden omdat ze geen toegang hebben tot de benodigde middelen binnen. Als een organisatie bijvoorbeeld haar activiteiten wil uitbreiden, met name naar een nieuw geografisch gebied, is outsourcing een levensvatbaar en belangrijk alternatief voor het opbouwen van de benodigde capaciteit vanaf de grond af.
5. beter algemeen IT-beheer. Outsourcing is zeker een optie voor het beheren van een out-of-control it-functie. Outsourcing betekent echter geen afstand doen van managementverantwoordelijkheid en werkt ook niet als een kneejerk-reactie van bedrijven in moeilijkheden.

de vijf grootste voordelen op lange termijn zijn

1. verbeterde bedrijfsgerichtheid. Outsourcing laat het bedrijf zich richten op bredere zakelijke kwesties, terwijl operationele details worden overgelaten aan een externe deskundige. Voor veel bedrijven, de enige meest dwingende reden voor outsourcing is om het beheer van de hoe kwesties die overhevelen van enorme hoeveelheden management middelen en aandacht te verlichten.
2. toegang tot mogelijkheden van wereldklasse. Door de aard van hun specialisatie, outsourcing providers brengen uitgebreide wereldwijde, wereldklasse middelen om te voldoen aan de behoeften van hun klanten.
3. versnelde herontwerpen. Outsourcing is vaak een bijproduct van een andere krachtige management toolbusiness process reengineering. Het stelt een organisatie in staat om onmiddellijk de verwachte voordelen van reengineering te realiseren door een externe organisatie te hebben die al opnieuw is ontworpen om standaard van wereldklasse het proces over te nemen.
4. gedeelde risico ‘ s. Er zijn enorme risico ‘ s verbonden aan de investeringen die een organisatie maakt. Wanneer bedrijven uitbesteden, worden ze flexibeler, dynamischer en kunnen ze zich beter aanpassen aan veranderende kansen.
5. vrije middelen voor andere doeleinden. Elke organisatie heeft grenzen aan de beschikbare middelen. Outsourcing laat een organisatie toe om haar middelen van noncore-activiteiten om te buigen naar activiteiten die een groter rendement hebben in het dienen van de klant.

de informatietechnologie ontwikkelt zich snel. Omdat het zo snel evolueert, is voorspellen na drie jaar zeer speculatief. Daarom is het sluiten van langetermijncontracten voor IT-outsourcing riskant.

Mercurial economics. Hoewel er in elke sector verbeteringen in de prijsprestaties optreden, verschuift de onderliggende economie in weinigen zo snel als in de industrie. Bijvoorbeeld, een mainframe dat kostte $1 miljoen in 1965 kost minder dan $ 30.000 vandaag en waarschijnlijk zal kosten 20% tot 30% minder volgend jaar. Dit maakt het voor besluitvormers moeilijk om de kosten van uitbesteding van offertes te evalueren.

de kosten van het overschakelen zijn hoog. Een shake-out heeft plaatsgevonden onder it-verkopers, met fusies en overnames steeds gemeengoed. Het is waarschijnlijk dat er in de toekomst minder leveranciers zullen overleven, waardoor het moeilijker wordt om voor de juiste prijs te kopen.

verlies van controle. Critici van IT-outsourcing beweren dat geen Externe leverancier kan overeenkomen met de responsiviteit en service niveaus aangeboden door een in-house functie, grotendeels omdat de buitenstaander is niet onderworpen aan dezelfde management richting en controle als werknemers. Daarnaast bestaat er bezorgdheid bij externe leveranciers over vertrouwelijkheid van gegevens, strategische toepassingen en voorzieningen voor noodherstel.

slecht voor het moreel van werknemers. Outsourcing leidt vaak tot ontslagen of de overdracht van bestaande medewerkers aan de IT-leverancier. Een dergelijke verplaatsing kan het moreel in een neerwaartse spiraal zetten en zelfs getalenteerde medewerkers doen vrezen voor hun werkzekerheid.

minder flexibiliteit. De leverancier van outsourcing levert het niveau van de in het contract gespecificeerde IT-diensten met behulp van het technologische platform dat hij passend acht. Tenzij uitdrukkelijk in het contract is vastgelegd, kan een bedrijf de flexibiliteit verliezen om over te stappen op nieuwe computerplatforms.

Due-Diligence Checklist

nuttige vragen om OCMW ‘ s te helpen bepalen of een leverancier de juiste middelen en ervaring heeft die hun bedrijven of klanten nodig hebben.

• Wat is de reputatie van de leveranciers? Zijn er conflicten of problemen? Past de cultuur van de verkopers bij de bedrijven of klanten?
• Wat is de geschiedenis van de leveranciers? Hoe lang bestaat het al? Zijn er ongewone pieken of dalen geweest? Heeft de verkoper significante/relevante geschillen of processen gevoerd?
• Is de verkoper financieel veilig? Wat is het marktaandeel van de leveranciers? Zijn er nog hangende of dreigende claims die van invloed kunnen zijn op de financiële positie van de verkopers? Heeft de verkoper onlangs entiteiten verworven of afgestoten? Vraag een kopie van het meest recente financieel memorandum of jaarverslag.
• Hoe is de verkoper georganiseerd? Door de industrie? Door de waarde van het contract? Is er één internationale outsourcing entiteit of is er een web van lokale entiteiten die samenwerken?
• Hoe behandelt de leverancier de distributie van bronnen? Waar zijn de datacenters van Leveranciers? Waar zijn de verkopers werknemers gevestigd? Heeft de verkoper middelen in het bedrijf of klanten stad? Wat is de omvang van deze middelen?
• heeft de leverancier ervaring met uw huidige of toekomstige technologische omgeving? Heeft de leverancier de mogelijkheden om andere diensten te leveren, zoals reengineering? Vraag naar voorbeelden en referenties.
• heeft de leverancier ervaring met organisaties in uw klanten-of bedrijfsindustrie? Vraag naar voorbeelden en referenties.
• Wat is de ervaring van de leveranciers met het overschakelen van werknemers? Hoeveel overgangen heeft de verkoper gedaan? In welke staten / landen? Is de verkoper ooit aangeklaagd in verband met een overgang?
• Wat is de ervaring van Leveranciers met het implementeren van nieuwe systemen?
• werkt de verkoper doorgaans samen met een andere entiteit om bepaalde diensten te verlenen? Zo ja, wie? Wat is de relatie met de partner?
• vraag naar referenties en contactnamen.

gebaseerd op uitbesteding van transacties, processen, strategieën en contracten op het gebied van informatietechnologie . John K. Halvey en Barbara Murphy Melby. John Wiley & Sons, New York City, 1996.

wordt gegijzeld. IT-professionals beweren dat outsourcing de gebruiker in staat stelt om een gijzelaar van de verkoper te wordenhet bedrijf kan technisch personeel verliezen en worden opgesloten in de verkopers propriëtaire software en hardware. In een langetermijncontract heeft de klant meer hefboomwerking in onderhandelingen, maar de verkoper heeft meer hefboomwerking nadat de outsourcing aan de gang is.

kostenbesparingen? Veel managers gaan ervan uit dat outsourcing-leveranciers inherent efficiënter zijn vanwege schaalvoordelen. (De economies-of-scale theorie zegt dat grote bedrijven lagere gemiddelde kosten kunnen bereiken dan kleine bedrijven als gevolg van massaproductie en arbeidsspecialisatie-efficiëntie. In de outsourcing arena kan dit model echter niet altijd van toepassing zijn. Kleine bedrijven kunnen bijvoorbeeld lagere kosten hebben dan grote bedrijven door gebruik te maken van oudere technologie, lonen onder de markt aan te bieden en strenge controles en procedures te handhaven.

beste lezing

boeken

• voorbij de Bandwagon voor het uitbesteden van informatiesystemen . Mary Lacity en Rudy Hirscheim. John Wiley & Sons, New York City, 1995.
• Information Systems Outsourcing Decision Making: een managementbenadering. L. A. de Looff. Idea Group Publishing, Hershey, Pennsylvania, 1997. uitbesteding van transacties, processen, strategieën en contracten op het gebied van informatietechnologie. John K. Halvey en Barbara Murphy Melby. John Wiley & Sons, New York City, 1996.
• toonaangevende Trends in informatiediensten. Deloitte & Touche LLP, New York City, 1996.
• Outsourcing voor ImpactPartnering voor excellentie. Andersen Consulting, Chicago, 1996.

artikelen

• Hoe een IT-Outsourcingalliantie te beheren. F. McFarlan en R. Nolan, Sloan Management Review . Winter 1995.
• uitbesteding van informatiesystemen. H. Rao, K. Nam en A. Chaudhury, Communications of the ACM, juli 1996.

wanneer verkopers biedingen indienen die besparingen aangeven, moeten OCMW ‘ s altijd overwegen of zij zelf vergelijkbare resultaten kunnen behalen. Als de leverancier niet inherent efficiënter is, kan het bedrijf misschien zijn eigen IT-kosten verlagen door consolidatie van datacenters en resource-optimalisatie.

onderaannemers. Bedrijven die uitbesteden zijn vaak onaangenaam verrast om te ontdekken dat hun leveranciers niet werken aan hun projectssomeone anders is. Outsourcing leveranciers op zoek naar moeilijk te vinden technische vaardigheden vaak uitbesteden delen van hun computersysteem werken aan kleine, onbekende bedrijven all zonder de medeweten van hun klanten. Deze onderaannemers kunnen problemen veroorzaken, zoals virussen die door onderaannemers worden ingebracht, slechte communicatie, hoge kosten en dienstverlening van lage kwaliteit.

kies verstandig
het uitbesteden van belangrijke IT-functies zal in een snel tempo blijven groeien.De aanhoudend sterke groei van zowel de diepte als de breedte van IToutsourcing suggereert dat deze managementpraktijk meer is dan alleen maar een rage en dat, onder de juiste omstandigheden, IT-outsourcing de voordelen kan bieden die door zijn voorstanders worden opgemerkt. Voor bedrijven die succesvol verschillende IT-functies hebben uitbesteed, is de vraag niet moeten we uitbesteden? maar, in plaats daarvan, hoeveel moeten we uitbesteden?

IT-outsourcing is echter geen wondermiddel voor alle IT-problemen; in sommige situaties kan het net zoveel problemen veroorzaken als het bedoeld is op te lossen. Gezien de belangrijke implicaties van IT-outsourcing, moeten CPAs de risico ‘ s en voordelen van deze managementpraktijk zorgvuldig afwegen bij het adviseren van klanten en het werken met IT-leveranciers.