Getty Royalty Free

alle ledere har vanskelige samtaler på et tidspunkt, uanset om det fortæller en medarbejder, at de ikke får en forhøjelse eller en forfremmelse, disciplinerer dårlig præstation eller endda fyrer nogen. At have vanskelige samtaler er måske aldrig let, men der er måder at gøre disse samtaler både produktive og så smertefri som muligt.

vær direkte.

Når du har en vanskelig samtale, være direkte og komme til det punkt hurtigt. Dette er ikke tiden til feedback smørbrød eller et overskud af komplimenter. Begge disse feedback teknikker vil maskere punktet i samtalen og mindske dens indvirkning. Svære samtaler bliver endnu vanskeligere, når leveringen er forvirret. Selvom det kan virke som om du er for hård dykning lige ind i kritikken, gør du faktisk den anden person en tjeneste. Det meste af tiden ved den person, du taler med, at der kommer en kritik, så i stedet for at danse rundt om emnet, skal du bare komme til det.

Vær specifik.

Vær ærlig og grundig med din feedback, og forklar fuldt ud, hvorfor du har samtalen. Giv så mange konkrete eksempler som muligt, så personen forstår, at du ikke bare trækker ting ud af tynd luft. Jo mere klarhed du kan give, desto bedre bliver kritikken modtaget.

Planlæg samtalen.

dette er ikke en samtale, du vil have i øjeblikket. Du vil tænke på, hvad du vil sige, samt forudse, hvordan den anden person kan reagere. Tænk på de spørgsmål, de måtte stille, og få svar forberedt. Jo mere forberedt du er, jo lettere bliver det at forblive selv tempereret og ikke blive forvirret og derfor levere en mere solid kritik.

se dit sprog.

de faktiske ord, du bruger under samtalen, betyder noget. Du skal skitsere kritikken og grunden til, at du har samtalen, men stop ikke der. Du vil også gerne tale om det resultat, du gerne vil se. Hvis du disciplinerer en medarbejder for dårlig holdpræstation, skal du forklare det for dem og også tale om, hvordan det ville se ud, når teamrelationer er stærke. At illustrere, hvordan et positivt resultat ser ud, giver medarbejderen noget solidt at arbejde hen imod, og hjælper dem med at forstå, hvorfor de bliver disciplinerede.

tilbyde en løsning.

intet er værre end at levere en kritik og lade det bare være ved det. Du vil klart forklare årsagen til samtalen, den specifikke kritik og derefter tilbyde forslag til forbedring. Hvis du fortæller en medarbejder, at de ikke får en forhøjelse, skal du forklare hvorfor og fortælle dem, hvad de har brug for at arbejde på for at gøre det hæve en mulighed. Selvom samtalen er at fyre en medarbejder, skal du stadig tilbyde et forslag, der hjælper dem med at forbedre sig i deres næste job.

Administrer dine følelser.

du vil have samtalen i en jævn tone og holde den professionel. Lad ikke dine følelser diktere din levering. Hvis du bliver følelsesladet, det vil den anden person også. Dette er især vigtigt, når samtalen er med en medarbejder, som du holder meget af eller arbejder tæt sammen med. I denne situation skal du tage et skridt tilbage og fjerne forholdet fra ligningen. Det kan hjælpe, hvis du blot ser på tingene fra et faktabaseret synspunkt og kun fokuserer på det. Når følelser begynder at overtage, skal du minde dig selv om, at jo mere kontrol du har over dine følelser, jo bedre vil du være i stand til at levere budskabet.

vær empatisk.

mens din levering af meddelelsen skal være stoisk, betyder det ikke, at du ikke bør empati. Tænk på, hvordan den anden person vil føle sig under samtalen, og lad dem behandle deres følelser. Hvis du ser, at de virkelig kæmper med det, du har sagt, skal du holde pause i et øjeblik, mens de samler sig selv. Forklar klart, hvorfor du har samtalen for at hjælpe dem med fuldt ud at forstå, hvor du kommer fra. Hvis de virkelig tager nyhederne dårligt, skal du minde dem om, at du leverer denne kritik for at gøre dem bedre, og du vil se dem lykkes.

Tillad den anden person at stille spørgsmål.

spørgsmål tjener et dobbelt formål. At stille spørgsmål hjælper den anden person med at behandle, hvad der er sket, og det giver dig mulighed for at afklare og størkne detaljer om samtalen. Hvis du ikke er sikker på, at den anden person fuldt ud forstod samtalen, skal du stille afklarende spørgsmål for at kontrollere deres forståelse.

næste gang du skal have en vanskelig samtale, skal du huske disse punkter for at sikre, at den er produktiv og godt modtaget.

Følg mig på Facebook eller LinkedIn. Tjek min hjemmeside eller noget af mit andet arbejde her.