en ting, der er meget klar, er, at…

…få mennesker er i stand til klart at formulere forskellen mellem politikker, processer og procedurer.

almindelige misforståelser:

• politikker, processer& procedurer gør organisationer mindre effektive
• kun brugt af store organisationer
• de reducerer autonomi og er vanskelige at skabe

Hvis du vil hjælpe din organisation med at vokse og blomstre uden at du står over alle…

…du er nødt til at hjælpe med at styrke andre mennesker med den viden og driftsretningslinjer, som de har brug for korrekt gøre deres arbejde.

fordele ved veldefinerede parametre

På trods af at de er adskilte, er de afhængige af hinanden og arbejder sammen i harmoni for at danne det sammenhængende grundlag for effektive og effektive operationer inden for en organisation

• personalet kan operere med mere autonomi
• det reducerer beslutningen flaskehals af den øverste ledelse
• personalet er lykkeligere, da det er klart, hvad de skal gøre

Definition

Business processtyringsarkitekt sandy Kemsley har tilbudt denne definition af politikker og procedurer:

” Jeg ser politikker som en organisations regler eller love, mens procedurerne er de processer, der bruges til at vedtage politikkerne…politikker handler om regler, og procedurer handler om processer.”

Michelle Farabough, kommunikationsspecialist ved University of Oklahoma ‘ s School of Community Medicine Center for Health Outcomes& Forbedringsforskning, forklarede forskellen mellem proces og procedure på denne måde:

” en proces er en måde at gøre noget på. En procedure er en bestemt måde at gøre noget på.”

virkelige eksempel på en politik, proces og procedure

politikker, processer og procedurer er dog tydeligt forskellige, og det er vigtigt at forstå dem for at komme på vej til en effektiv drift af din organisation.

eksempel 1: Online shop

opdeling
et firma lover, at et produkt kan leveres til en kunde inden for 24 timer efter, at kunden afgiver en ordre.

• politikken er, at produktet skal leveres til kunden inden for 24 timer fra det punkt, han eller hun afgiver ordren.
• processen er, at personalet vil forberede ordren til levering, mens ledere overvåger processen.
• proceduren bliver mere specifik om, hvordan denne proces vil blive gennemført.

eksempelprocedure:

• Jim udfylder ordrer i kategorier A, B og C.
• Jen udfylder ordrer i kategorier H, Y og å
• John overvåger for at sikre rettidig levering.
• hvis en medarbejder er syg, skal lederen på vagt ringe til Sarah for at bede hende om at erstatte den person.

eksempel 2: skole brandøvelse

opdeling
Brandvæsen kræver, at skoler holder brandøvelser hver måned.

• politikken er, at hver skole skal holde en brandøvelse hver måned.processen er, at klasselærere fører eleverne udenfor til skolegården, mens skoleledere fører tilsyn med processen og sørger for, at hver klasse redegøres for.
• proceduren bliver mere specifik om, hvordan denne proces vil blive gennemført.

eksempelprocedure

• lærere i Hal A fører studerende ud af bygningen gennem dør A.
• lærere i Hal B fører studerende ud af bygningen gennem dør B.
• medarbejdere, der ikke underviser i en klasse på det tidspunkt, forlader bygningen via den nærmeste dør og hjælper med at føre tilsyn med studerende udenfor.
• den sidste person, der forlader et rum, skal slukke for lyset og lukke døren bag ham eller hende.

politik vs. proces vs. Procedure Cheatsheet

• en politik er en regel, regulering eller et sæt retningslinjer
• en proces er et højt niveau af ting, der skal ske, der beskriver, hvad der skal ske for at sikre overholdelse af en politik.
• en procedure er en specifik, detaljeret række handlinger, som medarbejderne skal tage for at gennemføre en proces og overholde en politik.

Du kan sikre, at din organisation kører så effektivt som muligt, og at alle medarbejdere fuldt ud forstår og er ansvarlige for alle relevante politikker, processer og procedurer.

• definerer de nødvendige trin for at sikre, at politikken håndhæves/overholdes

• person(er) defineret i politik